Co to jest ekwiwalent za urlop? W jaki sposób wylicza się ekwiwalent za urlop? W jakich przypadkach należy wypłacić go pracownikowi? Policz stawkę za dzień urlopu i oblicz ekwiwalent. Szczegółową instrukcję znajdziesz w naszym artykule.
Osoby zatrudnione na umowę o pracę mają prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. Co jednak, gdy nie zdążą go wykorzystać przed zakończeniem umowy? Wówczas pracownikowi należy wypłacić pieniężny ekwiwalent za urlop.
Spis treści
Czym jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Ekwiwalent za urlop to kwota, która należy się pracownikowi w momencie wygaśnięcia lub zakończenia umowy o pracę. Innymi słowy, jest to wartość, która ma w pewien sposób zrekompensować to, że pracownik nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu, bo umowa o pracę została zakończona lub wygasła.
Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
Gdy umowa o prace wygasa, a pracownik nie wykorzystał jeszcze do końca urlopu, należy mu się ekwiwalent za urlop. A jeśli tak, to trzeba wiedzieć, w jaki sposób taki ekwiwalent wyliczyć.
Na początek dobrze jest wiedzieć, kiedy w ogóle ekwiwalent trzeba wypłacić. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy się pracownikowi, jeśli pracodawca rozwiąże stosunek pracy albo gdy umowa o pracę wygaśnie i nie zostanie przedłużona.
W takiej sytuacji ekwiwalent dotyczy dni wolnych, które nie zostały wykorzystane, ale jednocześnie nie minął czas ich przedawnienia, czyli nie minęły trzy lata. Okres przedawnienia rozpoczyna się w październiku kolejnego roku, w którym urlop zaległy nie został wybrany przez pracownika.
CZYTAJ TAKŻE: Plan urlopów – czy jest obowiązkowy i jak go stworzyć?
Wyliczenie ekwiwalentu urlopowego
Podstawą do wyliczenia ekwiwalentu są:
- składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do tego ekwiwalentu;
- „wynagrodzenie zmienne wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego (dotyczy to składników przysługujących za okresy nie dłuższe, niż jeden miesiąc);
- wynagrodzenie zmienne wypłacone w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dotyczy to składników przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc).
Ile wynosi ekwiwalent za urlop? Stawka za 1 dzień urlopu
Żeby wypłacić ekwiwalent urlopowy, dobrze jest wiedzieć, ile urlopu przysługuje pracownikowi. Każdy pracownik, który jest zatrudniony na umowę o pracę, może skorzystać co roku z urlopu wypoczynkowego.
Urlop taki jest odpłatny i nieprzerwany. To ile takiego urlopu jest, zależy od stażu pracy. Jeśli staż pracy jest mniejszy niż 10 lat, to urlop wypoczynkowy to 20 dni. Gdy staż jest większy, pracownik ma prawo do 26 dni urlopu. Oczywiście chodzi tu o pracownika, który jest zatrudniony na pełny etat.
Urlop wypoczynkowy można podzielić na kilka części. Trzeba jednak pamiętać, że przynajmniej raz przerwa w pracy powinna być przynajmniej 14-dniowa. Nie można zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego.
Jeśli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie dzieli się przez liczbę dni faktycznie przepracowanych. Żeby wyliczyć wynagrodzenie za jeden dzień przepracowany, wynik, który wyjdzie, mnoży się przez liczbę dni, jaką pracownik przepracowałby, gdyby pracował we wszystkie dni przewidziane zgodnie z obowiązującym planem pracy (wynagrodzenie uzupełnia się do kwoty, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował pełne miesiące).
W przypadku, gdy pracownik przez cały miesiąc przebywał na urlopie lub zwolnieniu chorobowym – przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego należy uwzględnić kolejny miesiąc, za który przysługiwało mu wynagrodzenie.
CZYTAJ TAKŻE: Urlop na żądanie – odmowa. Kiedy jest możliwa?
Jak więc oblicza się ekwiwalent za jeden dzień urlopu?
Podstawą do obliczenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu jest współczynnik, który oblicza się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy, wynikających z pełnego etatu czasu pracy 5 dni w tygodniu. To, co nam wyjdzie, dzielimy przez 12.
W 2023 współczynnik ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wynosi 20,83. Wszystko dlatego, że od 365 dni w roku odejmujemy 53 niedziele, 10 świąt i 52 wolne, co daje nam 250 dni. Dzieląc ten wynik przez 12, otrzymujemy właśnie 20,83.
Gdy mamy już obliczony ten współczynnik, to obliczamy ekwiwalent za urlop, uwzględniając pensję pracownika. I tak: pensję dzielimy przez współczynnik, a potem przez wymiar czasu pracy.
Jeśli pracownik zarabia 4000 zł, to ekwiwalent urlopowy wyniesie:
4000 zł ÷ 20,83 ÷ 8
Wtedy za każdy dzień niewykorzystanego urlopu, trzeba wypłacić pracownikowi 192 zł.
W tym przypadku 4000 złotych to pensja pracownika, 20,83 – wyżej objaśniony współczynnik, a 8 – długość dnia pracy. Jeśli pracownik pracuje dłużej lub krócej, to oczywiście podstawiamy odpowiednią liczbę.
Do kiedy trzeba wypłacić ekwiwalent za urlop?
Przepisy nie wskazują terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop. Najczęściej jednak wypłaca się go ostatniego dnia pracy.
Kiedy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za urlop?
Nie zawsze pracodawca musi wypłacić ekwiwalent urlopowy. Nie musi tego robić, jeśli obie strony postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego „w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą” (art. 171 Kodeksu pracy).
