Elektroniczna faktura coraz częściej używana jest w obrocie gospodarczym. Czy jest pełnoprawnym dowodem potwierdzającym transakcję, czy jednak i tak powinna być potwierdzona dokumentem papierowym?
O tym, że papierowe faktury potrafią być uciążliwe, wiadomo nie od dziś. Szczególnie gdy dokumentów jest bardzo dużo. Wyobraź sobie przeszukiwanie stosu faktur, by znaleźć tę jedną jedyną. Jeśli chcesz mieć wszystkie faktury w wersji cyfrowej, to trzeba je ręcznie zdigitalizować.
Chmura do faktur
Na szczęście papierowe faktury odchodzą powoli do lamusa, a większość rozwiązań księgowych opartych jest na obiegu online. I tu pojawia się pytanie. Czy faktura elektroniczna faktycznie jest tym samym pod względem formalnym co faktura papierowa?
Co to jest elektroniczna faktura?
Faktura elektroniczna jest to faktura, którą wystawimy w dowolnym formacie elektronicznym. Dokładne przepisy określające sposób i warunki wystawiania, a także wykorzystywania faktur elektronicznych określa ustawa o VAT, dokładnie w artykule 2 pkt. 32.
Elektroniczne faktury optymalizują kwestie związane z obiegiem dokumentów biznesowych. Warto wiedzieć, że faktura elektroniczna nie jest tym samym co skan papierowej faktury. Zgodnie z przepisami, fakturą elektroniczną może być skan papierowej faktury tylko w sytuacji, gdy papierowa faktura nie została wcześniej wystawiona.
Faktura elektroniczna – wymagania
Jak powinna wyglądać faktura elektroniczna? Pod względem formalnym faktura elektroniczna nie różni się niczym o tej wystawionej w formie papierowej.
CZYTAJ TAKŻE: E-faktura KSeF – jak ją wystawić?
Faktura elektroniczna także musi zawierać:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- nazwę towaru,
- datę wystawienia,
- numer faktury,
- cenę jednostkową,
- wartość faktury,
- stawkę VAT.
Oczywiście na fakturze elektronicznej musi też znaleźć się kwota należności ogółem, a także numer rachunku bankowego.
Jak wystawić fakturę elektroniczną?
Fakturę elektroniczną można wystawić w dowolnym, przeznaczonym do tego programie księgowym. Wiele z nich pozwala na wystawienie faktury za darmo.
Warto wiedzieć, że jeśli wystawimy fakturę elektroniczną, to możemy ją wysłać np. jako załącznik do wiadomości e-mail, albo udostępnić w formie linka do pobrania. Faktura musi być wysłana w taki sposób, by można było określić autentyczność jej pochodzenia, czytelności, a także integralność treści. Chodzi o to, by nie było możliwości zmiany treści faktury po jej przygotowaniu i wysłaniu.
CZYTAJ TAKŻE: Co to jest KSeF – Krajowy System e-Faktur?
Różnicę między fakturą papierową a elektroniczną widać bardzo dobrze choćby w kwestii daty dostarczenia dokumentu. W przypadku papierowej faktury uznaje się, że jest ona dostarczona w momencie wpływu do odbiorcy. Gdy mamy do czynienia z fakturą elektroniczną, którą wysyłamy jako załącznik do wiadomości e-mail, datą otrzymania faktury jest data dostarczenia maila.
Program do wystawiania faktur
Na rynku dostępnych jest sporo programów do wystawiania faktur. Wiele z nich pozwala na wystawianie faktur seryjnych, czyli np. wystawianie ich w regularnych odstępach czasu (co miesiąc, co kwartał). Dodatkowo systemy takie mają możliwość wyboru szablonu faktury.
System do wystawiania faktur pozwala też na śledzenie należności. Można dzięki niemu oszczędzić sporo czasu.
CZYTAJ TAKŻE: Faktury w chmurze. Czy muszę dodatkowo przechowywać ich papierowe wersje?
Jak wysłać e-fakturę?
Wystawienie i wysłanie faktury elektronicznej jest bardzo proste. Wystawiamy ją w dwóch egzemplarzach. Jeden jest wysyłany do kontrahenta pocztą elektroniczną, a drugi znajduje się w dokumentacji księgowej wystawcy. Żeby można było wysyłać do kontrahenta fakturę elektroniczną, konieczne będzie uzyskanie zgody na wysyłkę faktur w formie elektronicznej.
Można ją uzyskać, przygotowując pisemne oświadczenie do podpisu przez kontrahenta albo przesłać mailowo. Przepisy wskazują też na sytuację, w której przedsiębiorca opłaca fakturę otrzymaną elektronicznie. Jeśli to zrobił, to jest to równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej.
