Elektroniczna faktura – czy formalnie jest tym samym co papierowa?

Elektroniczna faktura coraz częściej używana jest w obrocie gospodarczym. Czy jest pełnoprawnym dowodem potwierdzającym transakcję, czy jednak i tak powinna być potwierdzona dokumentem papierowym?

O tym, że papierowe faktury potrafią być uciążliwe, wiadomo nie od dziś. Szczególnie gdy dokumentów jest bardzo dużo. Wyobraź sobie przeszukiwanie stosu faktur, by znaleźć tę jedną jedyną. Jeśli chcesz mieć wszystkie faktury w wersji cyfrowej, to trzeba je ręcznie zdigitalizować.

Chmura do faktur

Na szczęście papierowe faktury odchodzą powoli do lamusa, a większość rozwiązań księgowych opartych jest na obiegu online. I tu pojawia się pytanie. Czy faktura elektroniczna faktycznie jest tym samym pod względem formalnym co faktura papierowa?

Co to jest elektroniczna faktura?

Faktura elektroniczna jest to faktura, którą wystawimy w dowolnym formacie elektronicznym. Dokładne przepisy określające sposób i warunki wystawiania, a także wykorzystywania faktur elektronicznych określa ustawa o VAT, dokładnie w artykule 2 pkt. 32.

Elektroniczne faktury optymalizują kwestie związane z obiegiem dokumentów biznesowych. Warto wiedzieć, że faktura elektroniczna nie jest tym samym co skan papierowej faktury. Zgodnie z przepisami, fakturą elektroniczną może być skan papierowej faktury tylko w sytuacji, gdy papierowa faktura nie została wcześniej wystawiona.

Faktura elektroniczna – wymagania

Jak powinna wyglądać faktura elektroniczna? Pod względem formalnym faktura elektroniczna nie różni się niczym o tej wystawionej w formie papierowej.

CZYTAJ TAKŻE: E-faktura KSeF – jak ją wystawić?

Faktura elektroniczna także musi zawierać:

  • dane sprzedawcy i nabywcy,
  • nazwę towaru,
  • datę wystawienia,
  • numer faktury,
  • cenę jednostkową,
  • wartość faktury,
  • stawkę VAT.

Oczywiście na fakturze elektronicznej musi też znaleźć się kwota należności ogółem, a także numer rachunku bankowego.

Jak wystawić fakturę elektroniczną?

Fakturę elektroniczną można wystawić w dowolnym, przeznaczonym do tego programie księgowym. Wiele z nich pozwala na wystawienie faktury za darmo.

Warto wiedzieć, że jeśli wystawimy fakturę elektroniczną, to możemy ją wysłać np. jako załącznik do wiadomości e-mail, albo udostępnić w formie linka do pobrania. Faktura musi być wysłana w taki sposób, by można było określić autentyczność jej pochodzenia, czytelności, a także integralność treści. Chodzi o to, by nie było możliwości zmiany treści faktury po jej przygotowaniu i wysłaniu.

CZYTAJ TAKŻE: Co to jest KSeF – Krajowy System e-Faktur?

Różnicę między fakturą papierową a elektroniczną widać bardzo dobrze choćby w kwestii daty dostarczenia dokumentu. W przypadku papierowej faktury uznaje się, że jest ona dostarczona w momencie wpływu do odbiorcy. Gdy mamy do czynienia z fakturą elektroniczną, którą wysyłamy jako załącznik do wiadomości e-mail, datą otrzymania faktury jest data dostarczenia maila.

Program do wystawiania faktur

Na rynku dostępnych jest sporo programów do wystawiania faktur. Wiele z nich pozwala na wystawianie faktur seryjnych, czyli np. wystawianie ich w regularnych odstępach czasu (co miesiąc, co kwartał). Dodatkowo systemy takie mają możliwość wyboru szablonu faktury.

System do wystawiania faktur pozwala też na śledzenie należności. Można dzięki niemu oszczędzić sporo czasu.

CZYTAJ TAKŻE: Faktury w chmurze. Czy muszę dodatkowo przechowywać ich papierowe wersje?

Jak wysłać e-fakturę?

Wystawienie i wysłanie faktury elektronicznej jest bardzo proste. Wystawiamy ją w dwóch egzemplarzach. Jeden jest wysyłany do kontrahenta pocztą elektroniczną, a drugi znajduje się w dokumentacji księgowej wystawcy. Żeby można było wysyłać do kontrahenta fakturę elektroniczną, konieczne będzie uzyskanie zgody na wysyłkę faktur w formie elektronicznej.

Można ją uzyskać, przygotowując pisemne oświadczenie do podpisu przez kontrahenta albo przesłać mailowo. Przepisy wskazują też na sytuację, w której przedsiębiorca opłaca fakturę otrzymaną elektronicznie. Jeśli to zrobił, to jest to równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jak wygląda przejście w etatu na B2B? O czym trzeba pamiętać, szykując się na taką zmianę?

Przejście z etatu na B2B wybierają zwykle osoby bardzo dobrze zarabiające. To przede wszystkim chęć optymalizacji podatkowej i większej swobody w pracy. Wysokiej klasy specjaliści,...

Czynny żal – wzór i zasada działania

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
Mała Księgowość

Najnowsze

Jak umożliwić zdalne podpisywanie umów pracownikom i klientom?

Już nie trzeba spotykać się w siedzibie firmy, czy czekać na podpis pracownika, który akurat przebywa w delegacji. Podpis elektroniczny umożliwia zdalne podpisywanie umów,...

Wdrożenie podpisu elektronicznego w świetle rozporządzenia eIDAS

Wdrożenie podpisu elektronicznego nie byłoby możliwe bez odpowiednich przepisów. W Unii Europejskiej kwestie związane z usługami reguluje rozporządzenie eIDAS. Sprawdź, jak opisuje ono podpis...

Jak wykorzystać podpis elektroniczny w firmie by system działał jak najbardziej efektywnie?

Podpis elektroniczny to wygoda i oszczędność czasu. Jak zaplanować jego wdrożenie, by przyniósł jak najwięcej korzyści? Przede wszystkim zidentyfikuj konkretny problem, który chcesz za...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!