Nie wiesz, co to jest faktura zaliczkowa, a co to faktura końcowa? Postaramy się rozwiać twoje wątpliwości. Przeczytaj nasz artykuł i poznaj wszystkie najważniejsze informacje.
W polskim prawie spotykamy się z wieloma różnymi dokumentami fiskalnymi. Mamy na przykład fakturę proforma, a także faktury końcowe i zaliczkowe. Zwłaszcza te ostatnie wzbudzają wiele wątpliwości. Czym różni się faktura zaliczkowa od końcowej?
Spis treści
Co to jest faktura zaliczkowa?
Jest to dopuszczony do obiegu w polskim porządku prawnym dokument. Jego celem jest właściwe rozliczenie zaliczek za konkretne produkty lub usługi, które dopiero będą wykonane. Taki druk można wystawić na przykład wtedy, gdy spedytor pobiera pieniądze za kurs do klienta, który dopiero się odbędzie.
Dokumentacja tego typu zwykle bywa popularna przy towarach lub usługach o wysokiej wartości. Wystawia się ją, gdy mogły zachodzić przesłanki, że strona kupująca lub zamawiająca nie będzie mogła wywiązać się ze swoich zobowiązań finansowych.
Z biegiem czasu faktura zaliczkowa stała się coraz bardziej popularna na przykład w świecie programistów czy copywriterów. Chcą oni w ten sposób chronić siebie oraz swoją pracę przed brakiem uiszczenia zapłaty w terminie.
Po stronie ciekawostek warto dodać, że partner w biznesie nie musi wpłacić pełnej kwoty wartości zamówienia. Jeśli strony umówią się na 50% płatności, to po wywiązaniu się usługodawcy ze swojej części, będzie konieczne wystawienie faktury zamykającej transakcję.
Po stronie ciekawostek można natomiast wskazać na sytuację, kiedy firmy wystawiają dwie (lub więcej) faktury zaliczkowe. Takie działanie jest dopuszczalne w myśl Ustawy o podatku VAT. Jeśli suma kosztów uzyskana z takich dokumentów wynosi sto procent oczekiwanej kwoty, nie zachodzi obowiązek wystawienia faktury końcowej.
| Czy wiesz, że…
Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? |
Jakie dane trzeba zawrzeć na fakturze zaliczkowej i końcowej?
Różnic nie ma zbyt wiele, co definiuje Ustawa o VAT. Oba dokumenty muszą zawierać:
- datę wystawienia dokumentu,
- niepowtarzalny identyfikator,
- nazwy podatników, a więc sprzedającego i kupującego,
- oznaczenia podatników (np. NIP).
Dokumenty tego typu muszą być też opatrzone datą realizacji zamówienia lub wykonania usługi. Jest tak tylko w sytuacji, gdy nie jest to ta sama data, co ta, która widnieje na fakturze. Dokument wieńczy oczywiście informacje o kwocie zapłaty oraz wysokości podatku, a także nazwa towaru i jego liczba.
Warto odnotować, że w kilku sytuacjach nie można wystawić faktury zaliczkowej. Można tu wskazać na przykład na poczet usług telekomunikacyjnych, usług związanych z uzdatnieniem wody czy usług obsługi biurowej, czy leasingu. Pełna lista dostępna jest w załącznikach do Ustawy o VAT.
Co trzeba wiedzieć o fakturze końcowej?
Warto rozpocząć od tego, że musimy wystawić ją tylko wtedy, gdy faktura zaliczkowa nie obejmowała 100% oczekiwanej przez sprzedającego kwoty. Jeśli tak właśnie było, to faktura końcowa nie jest wystawiana na łączną kwotę, ale tylko na tę część, której jeszcze nie zapłaciliśmy.
Ustawodawca w podobny sposób podszedł do kwestii należnego mu podatku. Jego kwotę należy odpowiednio pomniejszona. Chodzi o to, by nie okazało się, że faktura końcowa oblicza sto procent opodatkowania od całej sumy, na jaką były wystawione oba te dokumenty.
W polskim porządku prawnym dominuje wykładnia, jakoby faktura końcowa powinna była zawierać identyfikator pierwszej faktury zaliczkowej. Na pewno jest to duże ułatwienie i działanie, które może pomóc zapanować nad dokumentacją w firmie.
Jak zaksięgować fakturę zaliczkową w Małej Księgowości?
Fakturę zaliczkową możesz wystawić, a następnie zaksięgować w programie księgowym. Aby zrobić to w Małej Księgowości, należy wystawić dokument księgowy.
W tym celu w menu otwórz okno 'Księgowość’ > 'Dokumenty’ > 'Wprowadzanie dokumentów księgowych’.
Taki dokument wprowadzamy tylko do ewidencji VAT. W związku z tym w powyższym oknie zależy wybrać opcje:
- 'Kolumna KPiR’ > 'Bez wpisu do księgi’ (jeśli rozliczasz się według skali).
- ’Stawka ryczałtu’ > 'Nie podlega ryczałtowi’ (jeśli rozliczasz się na podstawie ryczałtu dla przychodów ewidencjonowanych).
