fbpx

Jak udowodnić, że dany wydatek jest związany z działalnością gospodarczą

Żeby móc zaliczyć konkretny wydatek do kosztów, które obniżają podstawę opodatkowania, trzeba umieć udowodnić, że dany wydatek związany jest z działalnością gospodarczą. Jak to zrobić?

Przedsiębiorcy mają ten przywilej, że mogą obniżyć podstawę opodatkowania poprzez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu określonych wydatków. Podstawą są oczywiście towary handlowe, czyli wszystko to, co przedsiębiorca kupuje by odsprzedawać swoim klientom. Logiczne jest więc, że może on takie zakupy wliczyć w koszty działalności bo bezwzględnie są związane z prowadzeniem działalności. Mało tego. W księdze przychodów i rozchodów są one również oznaczane po prostu jako „zakup towarów handlowych”.

Co jednak, gdy przedsiębiorca świadczy usługi, nie sprzedaje realnych produktów albo też chce skorzystać w pełni z prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i chce „wliczać w koszty” również inne wydatki? Mogą to być przecież np. koszty paliwa do samochodu, koszty wynajmu nieruchomości, czy zakup odzieży ochronnej albo artykułów biurowych.

CZYTAJ TAKŻE: Umowa B2B z pracownikiem. Jakie koszty dla pracodawcy?

Koszty działalności

Część wydatków jak wspomniana już odzież ochronna, czy artykuły biurowe jako elementy potrzebne w działalności, będą praktycznie bez problemu mogły być zaliczone do kosztów. Podstawowa zasada zaliczania wydatków do kosztów działalności, a co za tym idzie uprawnienie do obniżania podatku naliczonego, obowiązuje w momencie, gdy dany wydatek jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością. Obowiązek udowodnienia, że tak jest leży w gestii przedsiębiorcy. Co za tym idzie, każdy wydatek może być zakwestionowany przez urzędników skarbowych podczas kontroli.

Jak zmniejszyć szansę na odrzucenie wydatku przez „skarbówkę”?

Przede wszystkim musimy umieć udowodnić, że dany wydatek faktycznie był związany z działalnością. Dlatego zawsze warto zastanowić się w jaki sposób będziemy w stanie wykazać, że faktycznie musieliśmy go ponieść. Dyskusyjne może być np. „wliczanie w koszty” 4 czy 5 samochodów gdy działalność polega na świadczeniu usług dziennikarskich lub graficznych, czy zakup betoniarki do budowy własnego domu gdy nie prowadzimy działalności budowlanej. Jeśli jednak będziemy w stanie zawsze udowodnić, że konkretny wydatek ponieśliśmy w związku z prowadzeniem biznesu, możemy być spokojni. Bardzo dobrym pomysłem jest oznaczanie, opisywanie każdego z dokumentów tak by wiedzieć, po co potrzebny był dany wydatek. To szczególnie ważne ponieważ urząd może kontrolować wszystkie dokumenty pięć lat wstecz. Bez dokładnego opisu możemy mieć problem z opisem, co się działo kilkanaście miesięcy wcześniej.

CZYTAJ TAKŻE: Formy opodatkowania działalności gospodarczej. Jak płacisz najniższe podatki?

Co można wpisać w koszty?

Bardzo trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy konkretny wydatek uznaje się za koszt uzyskania przychodu. Wiele zależy oczywiście od rodzaju prowadzonej działalności. Firma księgowa będzie mogła „wrzucać w koszty” bardzo dużo artykułów biurowych. Jeśli dodatkowo w PKD mamy wpisaną też np. działalność fotograficzną, to będziemy mogli kupować akcesoria do robienia zdjęć. O ile oczywiście wykorzystasz go  w działalności. Trudne do udowodnienia może być np. zakupienie profesjonalnego aparatu fotograficznego do wykonania jednorazowej sesji zdjęciowej. Może się bowiem okazać, że urzędnicy uznają, że korzystniej byłoby taką usługę zamówić na zewnątrz. Jeśli nie masz problemu z udowodnieniem, że takie rozwiązanie było lepsze, nie ma powodów do obaw. Podkreślamy – to na tobie, przedsiębiorcy ciąży udowodnienie, że dany wydatek był zasadny.

Co można wliczyć w koszty?

Jeśli więc kupujesz aparat, dołącz kilka przykładowych zdjęć, które nim wykonałeś albo przynajmniej wiedz, czy wystawiłeś fakturę przychodową związaną z zakupem, którego dokonałeś. To podstawowy dowód. Pozostając przy przykładzie aparatu fotograficznego. Możesz kupić sprzęt  jeśli wśród twoich faktur przychodowych jest faktura, która potwierdza np. zrobienie sesji zdjęciowej. Jeśli jednak kupujesz go po to by robić zdjęcia swoich produktów, dobrze będzie to udowodnić chociażby przez możliwość wskazania konkretnych zdjęć produktowych, zamieszczonych w sklepie internetowym, który prowadzisz.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Czytaj również

Najchętniej czytane

Działalność nierejestrowana. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć działalność nierejestrowana ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie polega...

Zwolnienie L4 i działalność gospodarcza

Czy przedsiębiorca może pójść na zwolnienie lekarskie? Jak działa zwolnienie L4 przedsiębiorcy? Choroba, czasowa niedyspozycja, konieczność regeneracji zdrowotnej. Powody, dla których przedsiębiorca musi zrobić sobie...

Czy można mieć dwie działalności gospodarcze?

Czy można posiadać więcej niż jedną działalność gospodarczą? Czy działalność gospodarcza jest ograniczona w zakresie rodzaju wykonywanych usług lub sprzedaży danych produktów? Jednoosobowa działalność gospodarcza...
Mała Księgowość

Najnowsze

Zmiany w prawie 2023

2023 jest nietypowym rokiem pod względem zmian w prawie dla przedsiębiorców. W porównaniu do rewolucyjnych lat 2021-2022 obecnie zmiany są raczej kosmetyczne. Przedsiębiorcy marzą o...

NIP7 – co to jest i kiedy trzeba wypełnić

NIP7 to formularz składany przez osobę, która nie jest jeszcze zarejestrowana w CEiDG. Mówiąc wprost, nie jest jeszcze przedsiębiorcą. Osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej...

Deklaracja VAT-R. Jak ją wypełnić?

Deklaracja VAT-R składana jest w momencie rejestracji jako czynny podatnik VAT. Ten sam dokument służy też do aktualizacji danych w związku z rozliczeniem podatku...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!