Kompensata należności to rozliczenie bezgotówkowe, które polega na wzajemnym umorzeniu wierzytelności między kontrahentami. Działa w przypadku, gdy strony są dla siebie jednocześnie dłużnikami i wierzycielami. Poznaj najważniejsze zasady dotyczące tego przydatnego mechanizmu.
Spis treści
Kompensata należności – na czym polega?
Kompensata należności to sposób rozliczenia wzajemnych zobowiązań między stronami, który polega na wzajemnym zaliczeniu i wygaśnięciu roszczeń. Może być stosowana, gdy strony są jednocześnie wierzycielami i dłużnikami, a przedmiotem ich wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości, oznaczone tylko co do gatunku. To nie wszystko. Wierzytelności muszą być wymagalne i dochodzone przed sądem lub innym organem państwowym (art. 498 Kodeksu cywilnego § 1).
Kompensata ustawowa i umowna
Kompensaty należności można dokonać na dwa sposoby:
- ustawowo – taka kompensata wynika z przepisów Kodeksu cywilnego i dokonywana jest przez oświadczenie jednej ze stron złożone drugiej stronie;
- umownie – wynika z umowy zawartej między stronami, która określa zasady i warunki kompensacji.
Który rodzaj kompensaty jest korzystniejszy? Z pewnością kompensata umowna daje stronom większą swobodę i elastyczność w ustalaniu sposobu rozliczenia. Kompensata ustawowa dotyczy przypadków określonych w przepisach.
Kiedy można, a kiedy nie można dokonać kompensaty?
Kompensata należności jest korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Pozwala na:
- uproszczenie procesu płatności,
- uniknięcie konieczności dokonywania wielu transakcji,
- poprawę płynności finansowej,
- zmniejszenie ryzyka zatorów płatniczych.
Trzeba jednak pamiętać, że kompensata należności nie ma zastosowania w niektórych sytuacjach, na przykład gdy wierzytelność jest:
- przedawniona,
- zajęta,
- nieulegająca zajęciu,
- o dostarczenie środków utrzymania,
- wynikająca z czynów niedozwolonych lub
- wyłączona przez przepisy szczególne.
W takich przypadkach należy skorzystać z innych sposobów uregulowania zobowiązań.
Kompensata wzajemnych należności i zobowiązań – druk
Druk „Kompensata umowna” (oświadczenie o kompensacie) przydaje się w rozliczeniach między przedsiębiorcami. Taki dokument zawiera m.in. miejscowość i datę zawarcia umowy, dane adresata oraz wskazanie, jakie należności i zobowiązania mają być przedmiotem kompensacji. Wypełniając druk, należy podać nazwę i numer dokumentu, jego datę i kwotę (także łączną).
Należy pamiętać, że kompensata umowna wymaga akceptacji wszystkich stron umowy.
Podczas kompensaty mogą pojawić się dwie sytuacje: wierzytelności opiewają na tę samą kwotę lub ta kwota jest różna. W pierwszym przypadku należności są umarzane w całości, w drugim umarzane do wysokości wierzytelności niższej.
Wierzytelności nierozliczone w drodze kompensaty uregulowane będą przelewem lub wypłatą gotówki (dokument powinien zawierać datę takiej regulacji).
Uwaga! Kodeks cywilny i inne przepisy nie określają ściśle formy oświadczenia złożonego drugiej stronie, a dotyczącego kompensaty wzajemnych zobowiązań. Forma pisemna jest najbezpieczniejsza – będzie dowodem, że doszło do transakcji.
Kompensata należności i zobowiązań – księgowanie
Kompensaty należności i zobowiązań nie księguje się w KPiR, bo stosowne oświadczenie nie wpływa na wysokość przychodów i kosztów. Taki dokument jedynie informuje, że doszło do rozliczenia transakcji – potrącenia wzajemnych należności i zobowiązań.
Wyjątkiem od tej reguły może być kompensata zobowiązań i należności wyrażonych w obcej walucie. Wynika to z możliwych różnic w kursie walut i obowiązku ich rozliczenia. Wysokość kwoty kompensaty wpisuje się w kolumnie 17 „Uwagi”.
Warto pamiętać, że oświadczenie o kompensacie nie jest wymieniane w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (w § 11–13 wyliczającym dokumenty księgowe).
Jak dokonać kompensaty?
W jaki sposób rozliczyć się bezgotówkowo w formie kompensaty? Można to zrobić na podstawie umowy lub oświadczenia, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego:
- w pierwszym kroku sprawdzić, czy obie wierzytelności są wymagalne i dotyczą pieniędzy lub rzeczy tej samej jakości oznaczonej tylko co do gatunku;
- sporządzić oświadczenie woli o kompensacie, w którym zostanie określona wysokość i terminy płatności wzajemnych wierzytelności, a także zrzeczenie się roszczeń przez strony;
- dostarczyć oświadczenie woli drugiej stronie transakcji;
- uregulować ewentualną nadwyżkę ponad kwotę kompensaty w inny sposób, np. gotówką lub przelewem.
Program Mała Księgowość
Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.
Przeczytaj więcej w kategorii Księgowość.
