W styczniu 2024 roku dowiedzieliśmy się o ponownym przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF pojawi się najwcześniej w 2025 roku, ze względu na wykryte błędy. Jaki będzie termin wdrożenia obowiązkowego KSeF?
System KSef umożliwia wystawianie, przechowywanie, przesyłanie, a także odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Urzędnicy dostaną więc wgląd do wszystkich faktur wystawianych w naszym kraju. Kiedy wdrożenie KSeF będzie obowiązkowe?
Spis treści
Nowe terminy obowiązkowego KSeF
Termin wejścia w życie KSeF-u został po raz kolejny przesunięty podczas konferencji Ministerstwa Finansów 19 stycznia 2024 roku. Proponowane terminy wprowadzenia go w życie to 1 stycznia 2025 roku oraz 1 lipca 2025 roku. Jak jednak zauważa doradca podatkowy Iwona Biernat-Baran dla Rzeczpospolitej, te terminy nakładałyby się z zamknięciem roku lub sezonem urlopowym.
Szczegółowy projekt zmian w Krajowym Systemie e-Faktur resort finansów ma przedstawić w drugiej połowie marca. Wiemy, że planowane jest, by proces legislacyjny zamknął się do końca czerwca.
Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF dla czynnych płatników VAT i innych podmiotów możemy poznać na przełomie kwietnia i maja.
Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur – przesunięcia terminów
Krajowy System e-Faktur działał w trybie pilotażowym przez ostatnie trzy miesiące 2021 roku. Następnie od 1 stycznia 2022 r. program wprowadzono do powszechnego użytku, chociaż jako rozwiązanie dobrowolne. Planowano, by terminem obowiązkowego wprowadzenia KSeF był 2023 rok, jednak ten plan nie powiódł się. Datę tę przesunięto na 1 stycznia a później 1 lipca 2024 roku.
Również ten termin został zmieniony, ze względu na znalezione w systemie błędy. Obecnie skończyły się konsultacje i oczekujemy na datę wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.
Kto ma dostęp do KSeF od 2024 roku?
Z KSeF mogą korzystać tylko osoby, które wcześniej uzyskały uwierzytelnienie w systemie. Właściciel firmy będzie miał uprawnienia do korzystania z KSeF. Będzie też mógł oraz udzielać upoważnień do wystawiania i odbierania faktur swoim pracownikom albo zewnętrznym podmiotom.
| Czy wiesz, że…? Dostęp do KSeF możesz uzyskać za pomocą pieczęci kwalifikowanej. Zapewnij sobie wygodny dostęp do faktur ustrukturyzowanych korzystając z oferty pieczeckwalifikowana.pl. |
W tym drugim przypadku chodzi np. o księgowego lub biuro rachunkowe, które odpowiada za rozliczenia firmy. Nadanie uprawnienia dla osoby lub podmiotu wymaga złożenia odpowiedniego zawiadomienia o nadaniu uprawnienia. Żeby móc korzystać z KSeF trzeba posiadać podpis zaufany, kwalifikowany, albo pieczęć kwalifikowaną.
Anonimowy dostęp do KSeF
Twórcy KSeF dają też możliwość anonimowego dostępu do systemu. W tym wariancie nie skorzystamy jednak z całości systemu faktur ustrukturyzowanych. Anonimowy dostęp pozwala na przejrzenie pojedynczej faktury. Żeby jednak się do niej dostać, trzeba będzie znać szczegółowe cechy tego dokumentu. Chociażby numer faktury, który został wygenerowany przez system.
Jak skorzystać z faktury w systemie KSeF w 2024 roku?
Żeby skorzystać z systemu KSeF, najpierw trzeba uwierzytelnić się w systemie. Można to zrobić choćby za pomocą podpisu kwalifikowanego. Kolejnym krokiem jest przesłanie faktury do walidacji. W sytuacji, jeśli faktura jest zgodna z wymogami KSeF, system wygeneruje unikatowy numer KSeF. Można też wygenerować fakturę bezpośrednio w KSeF.
CZYTAJ TAKŻE:
- E-faktura KSeF – jak ją wystawić?
- Metody uwierzytelniania w KSeF
- KSeF – struktura faktur ustrukturyzowanych. Nowa od września 2023. Czego się spodziewać?
- Jak wygląda nadawanie uprawnień w KSeF?
- Jakie są zastosowania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?
Faktura zostanie dostarczona odbiorcy. Data wystawienia dokumentu będzie jednakowoż datą nadania. W sytuacji, gdy format nie będzie poprawny, system jej nie przyjmie.
Co istotne, będzie można wygenerować dokument w formie pdf. Dzięki temu będzie można zapoznać się z treścią faktury w bardziej przystępny sposób. Należy jednak pamiętać, że faktura w formie elektronicznej to nie to samo co e-faktura.
W ramach KSeF będziemy mieli do czynienia z fakturą ustrukturyzowaną. Zgodnie z ustawą o VAT, to e-faktura „wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Ma ona postać pliku w formacie XML, zgodnego z określonym w przepisach wzorem.
Fakturę taką można wystawić wyłącznie przez oprogramowanie, które współpracuje z systemem. Fakturę może wystawić przedsiębiorca, właściciel lub inna osoba, która otrzymała uprawnienia do tego.
Jak uzyskać dostęp do KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej?
Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz na pieczeckwalifikowana.pl.
Pieczęć kwalifikowana jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF. Za jej pomocą nadasz uprawnienia swoim pracownikom i pozwolisz im na weryfikację w systemie. Bez niej konieczne byłoby wykorzystanie czasochłonnego procesu weryfikacji za pomocą tokenów.
