Jak wygląda nadawanie uprawnień w KSeF?

Przeglądać, otrzymywać oraz wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF mogą nie tylko podatnicy, ale również inne uprawnione przez nich osoby. Jak wygląda nadawanie uprawnień do KSeF oraz jakie są rodzaje takich uprawnień? Przeczytasz o tym w naszym artykule.

KSeF to Krajowy System e-Faktur, który funkcjonuje od początku 2022 roku. Za jego pośrednictwem przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). System został oparty na modelu poświadczeń, co oznacza, że każda osoba pracująca na systemie musi przejść przez etapy uwierzytelnienia i autoryzacji. Przeglądać, wystawiać i otrzymywać faktury może nie tylko podatnik, ale również osoby przez niego uprawnione, a więc na przykład: biura rachunkowe, księgowi, czy konkretne osoby fizyczne.

Rodzaje uprawnień w KSeF

W Krajowym Systemie e-Faktur podatnik może nadać innym podmiotom trzy rodzaje uprawnień:

1. uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
2. uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Modele uprawnień

Uprawnienia nadawane do Krajowego Systemu e-Faktur można podzielić, uwzględniając kilka ich modeli:

• standardowy model uprawnień;
• samofakturowanie;
• uprawnienia dla jednostek samorządów terytorialnych;
• uprawnienia nadawane podatnikom będącym sprzedawcami – uprawnienia bezpośrednie;
• uprawnienia nadawane przedstawicielom podatkowym – uprawnienia bezpośrednie;
• uprawnienia nadawane dla komorników sądowych;
• uprawnienia nadawane organom egzekucyjnym.

Podmioty i osoby uprawnione

Wśród podmiotów uprawnionych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur znajdują się:

• podatnicy;
• podmioty wskazane przez przedsiębiorców;
• organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi;
• osoby fizyczne wskazane przez komorników i organy egzekucyjne;
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF przez przedsiębiorców, organy egzekucyjne oraz komorników;
• inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne i korzystające z KSeF, które posiadają uprawnienia do nadawania dalszych uprawnień.

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF

Uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur można nadawać, zmieniać i odbierać na dwa sposoby:

1. elektronicznie – sposób przeznaczony dla podmiotów posiadających możliwość dokonania uwierzytelnienia elektronicznego; uprawnienia nadaje się, zmienia lub odbiera za pośrednictwem platformy ksef.mf.gov.pl; aby to zrobić, należy wskazać wymagany zakres danych;
2. papierowo – metoda przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości dokonania uwierzytelnienia elektronicznego; aby nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia, należy zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF na formularzu ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Zawiadomienie papierowe dedykowane jest podmiotom, które nie posiadają: kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, profilu zaufanego, ani też unikalnego wygenerowanego przez KSeF tokenu.

Rodzaje uprawnień, sposoby ich nadawania, zmiany lub odbierania oraz wzór zawiadomienia, które pozwoli dokonać tych czynności, zostały zamieszczone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby uzyskać, zmienić lub odebrać uprawnienia do korzystania z systemu KSeF, należy podać następujące informacje:

• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
• dane podmiotu lub osoby fizycznej, którym będą przydzielone, zmienione lub odebrane uprawnienia;
• rodzaj uprawnień.

Podsumowując, dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) posiadają nie tylko podatnicy, ale również inne upoważnione przez nich podmioty. Za pośrednictwem tego systemu można wystawiać, odbierać i przeglądać faktury ustrukturyzowane.