Czy trzeba zawsze wystawić fakturę? Jakie konsekwencje przyniesie niewystawiona faktura? Jaki jest termin wystawienia faktury? Na te pytania odpowiadamy w naszym materiale.
Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna wystawić dokument potwierdzający zawarcie danej transakcji. Takim dokumentem może być paragon albo faktura. Dotyczy to również przedsiębiorców rozliczających się kartą podatkową. Zgodnie z zasadami karty podatkowej nie muszą oni prowadzić dokładnej ewidencji przychodów i kosztów. Jednak na wyraźne żądanie klienta, taką fakturę lub rachunek musi wystawić.
CZYTAJ TAKŻE: Karta podatkowa. Kto może z niej skorzystać?
Spis treści
Niewystawiona faktura – terminy wystawiania faktur
Mówiąc o samej fakturze jako takiej, to obowiązek jej wystawienia mają czynni podatnicy VAT. Nie muszą wystawiać faktury, jeżeli kupującym jest osoba fizyczna i kupuje produkt dla celów prywatnych. W każdym wypadku, gdy kupujący tego zażąda, sprzedawca musi wystawić fakturę.
Fakturę najlepiej wystawić od razu po sprzedaży. Podstawowa zasada mówi jednak, że fakturę powinniśmy wystawić nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca, w którym została wykonana usługa lub dostarczono produkt. W sytuacji, gdy nabywca zapłacił za towar całość lub część kwoty jeszcze zanim jego kontrahent wywiązał się ze swoich obowiązać, to od tego momentu istnieje już obowiązek wystawienia faktury. Jednocześnie trzeba wiedzieć, że jeśli mamy do czynienia z fakturą VAT to nie można jej wystawić wcześniej niż 30 dni przed dostawą towaru lub usługi albo przed wpłatą zaliczki.
Datę wystawienia faktury reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. W artykule 106 ustawy o VAT możemy przeczytać, że „fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-9” a „jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość, lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy”.
Niewystawiona faktura – opóźnienie
Skoro ustaliliśmy, do kiedy powinniśmy wystawić fakturę, pora zająć się opóźnieniem. Każdy dokument, który został wystawiony po 15 dniu następnego miesiąca, albo wcześniej niż 30 dni przed usługą lub dostawą towaru, jest uznany za dokument, który nie został wystawiony w terminie.
Niewystawiona faktura – konsekwencja opóźnienia terminu wystawienia
Faktura VAT jest potwierdzeniem dokonania transakcji, jednak pod względem prawnym jest to mniej istotna czynność niż poprawne obliczenie podatku. Niezależnie od tego, czy fakturę wystawimy we właściwym terminie i prawidłowo, zawsze obowiązkiem przedsiębiorcy jest właściwie obliczyć i wykazać do urzędu skarbowego należny podatek VAT. Istnieje bowiem coś takiego jak termin obowiązku podatkowego.
Nawet jeśli faktury nie wystawimy w określonym terminie, to i tak zacznie biec obowiązek podatkowy. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie upływu terminu wystawienia faktury, jeśli dla danego dokumentu nie został określony w przepisach termin wystawienia. Niezależenie, od tego, kiedy wystawimy fakturę, to i tak trzeba wykazać urzędowi skarbowemu należny podatek VAT w danym okresie rozliczeniowym.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura korygująca – wszystko co musisz wiedzieć
Niewystawiona faktura – przedwczesne wystawienie faktury VAT
Jeśli fakturę wystawimy wcześniej niż 30 dni przed terminem dostawy produktu lub wpłaty zaliczki, może zostać uznana za tzw. „pustą fakturę”. W takiej sytuacji niewystawienie faktury w terminie powinno się skorygować jej anulowaniem albo wystawieniem faktury korygującej. Anulowanie faktury możliwe jest tylko w sytuacji, gdy nie została ona jeszcze przekazana odbiorcy. W przeciwnym razie trzeba będzie skorygować fakturę (poprzez fakturę korygującą do zera) i wystawić nową fakturę w określonym czasie.
Niewystawiona faktura – co za nie grozi?
Weźmy jednak pod uwagę sytuację, gdy przedsiębiorca nie wystawi w ogóle faktury. W takim momencie przedsiębiorca podlega odpowiedzialności zgodnie z kodeksem karnym skarbowym. Podstawową sankcją jest kara grzywny do 180 stawek dziennych. Oznacza to, że taka grzywna może wynieść od 534 do nawet 3 840 000 zł.
Możemy przeczytać o tym w Art, 62 § 1. Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
CZYTAJ TAKŻE: Wszystko, co musisz widzieć o duplikacie faktury
Jeżeli niewystawienie faktury zostanie uznane za przypadek mniejszej wagi, może zostać zakwalifikowany jako wykroczenie. Wówczas grzywna może wynieść od 160 do 32.000 zł.
