Odpis na ZFŚS to dla pracodawcy obowiązek, ale także szansa na wsparcie pracowników i budowanie pozytywnego klimatu w firmie. Rok 2023 przyniósł zmiany w ZFŚS – sprawdź, o ile wzrósł odpis na Fundusz.
Spis treści
ZFŚS, czyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Społecznych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) tworzą pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników lub co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników jeżeli o stworzenie Funduszu zawnioskuje zakładowa organizacja związkowa.
Liczbę zatrudnionych określa się według stanu na dzień 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty.
Warto pamiętać, że właściciele firm, w których pracuje mniej niż 50 osób mogą dobrowolnie tworzyć ZFŚS.
Do posiadania Funduszu zobowiązane są jednostki budżetowe bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Na co przeznacza się kwoty odpisów na ZFŚS?
Środki zgromadzone w Funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej prowadzonej na rzecz:
- pracowników i ich rodzin,
- byłych pracowników (emerytów i rencistów) i rodzin,
- innych osób wskazanych przez pracodawcę, zgodnie z zapisami w regulaminie ZFŚS.
Pracodawca może w regulaminie funduszu określić, czy z Funduszu skorzystają osoby współpracujące z firmą na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło).
Na co można wydać pieniądze z ZFŚS? Szczegóły ustala pracodawca w porozumieniu z przedstawicielem załogi lub zakładową organizacją związkową. Rodzaje dofinansowanej działalności socjalnej wraz z zasadami i warunkami korzystania z Funduszu umieszczone są w regulaminie.
Środki z ZFŚS można przeznaczyć na m.in.:
- dofinansowanie do urlopu (wczasy pod gruszą),
- działalność kulturalno-oświatową.
- zajęcia sportowe lub rekreacyjne,
- opiekę nad dziećmi w przedszkolu, żłobku, półkoloniach itp.,
- zakup paczek z prezentami na święta,
- bony zakupowe,
- dofinansowanie remontów,
- pożyczki/dofinansowanie zakupu mieszkania,
- pomoc dla osób w trudnej sytuacji materialnej (np. po pożarze, powodzi, wypadku).
Przyznanie świadczeń i ich wysokość zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. To oznacza, że pracodawca nie może umieścić w regulaminie dodatkowych kryteriów, np. uzależnić wypłatę świadczenia od wymiaru etatu pracownika. Wysokość świadczenia może natomiast zależeć od sytuacji materialnej zatrudnionego, średniego dochodu na członka rodziny czy liczby dzieci, które znajdują się pod jego opieką.
Nowe kwoty odpisów ZFŚS obowiązujące od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku
Jak się ustala wysokość odpisu na ZFŚS? Na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku liczby zatrudnionych pracowników (na umowie o pracę). Pracodawca w ciągu roku, na bieżąco koryguje plan zatrudnienia.
Do 30 czerwca 2023 roku maksymalna podstawa odpisu na Fundusz wynosiła 4434,58 zł. Od 1 lipca do 31 grudnia odpis wynosi 5104,90 zł.
Odpisu dokonuje się od podstawy wymiaru stanowionej przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r. (5104,90 zł).
Wysokość odpisu podstawowego wynosi od 1 lipca 2023 r.:
- 1914,34 zł – na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5%);
- 2552,45 zł – na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50%);
- 255,25 zł – na pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki (5%);
- 306,29 zł – na pracownika młodocianego w drugim roku nauki (6%);
- 357,34 zł – na pracownika młodocianego w trzecim roku nauki (7%);
Wysokość dobrowolnego zwiększenia (kwota, o jaką jest zwiększony odpis podstawowy):
- 319,06 zł – na każdą zatrudnioną osobę z orzeczonym znaczącym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, wysokość odpisu można zwiększyć o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
Wysokość dobrowolnego zwiększenia (zwiększenie funduszu):
- 319,06 zł – na każdego uprawnionego do opieki socjalnej emeryta i rencistę, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną, fundusz można zwiększyć o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego;
- 382,87 zł – na każdą zatrudnioną osobę fundusz można powiększyć o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę.
Odpisy na działalność Funduszu przekazywane są w dwóch ratach: do 31 maja – przynajmniej 75% odpisów podstawowych, do 30 września – pozostała część odpisów podstawowych i tzw. odpisy zwiększające dla np. byłych pracowników.
Do 30 czerwca 2023 roku obowiązywały inne kwoty bazowe odpisu niż po 1 lipca. W związku z tym, pracodawca ustalając odpis za okres 1 lipca-31 grudnia 2023 r. ustala go proporcjonalnie do tych miesięcy.
Przykład 1.
W zakładzie pracuje 70 osób na etacie, pracodawca robi odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych od maksymalnej podstawy wymiaru.
Zgodnie z przepisami do 31 maja wpłacił na Fundusz 75% kwoty rocznej, czyli 87 305,92 zł.
(70 etatów x 1 662,97 zł = 116 407,09 zł x 75% = 87 305,92 zł; w obliczeniach uwzględnił wysokość odpisu podstawowego obowiązującego do 30 czerwca).
Biorąc pod uwagę zmianę wysokości kwoty bazowej od 1 lipca 2023 r., pracodawca podzielił odpis na pierwsze dwa kwartały roku proporcjonalnie (87 305,92 zł: 12 miesięcy x 6 miesięcy = 43 652,96 zł).
Co z odpisem za okres 1 lipca – 31 grudnia 2023 r.? Tym razem pracodawca uwzględnił nową kwotę bazową i otrzymał 67 001,88 zł odpisu za 6 miesięcy (70 etatów x 1914,34 zł = 134 003,8 zł odpisu rocznego; 134 003,8 zł: 12 miesięcy x 6 miesięcy = 67 001,88 zł).
W ten sposób łączny odpis za 2023 r. wynosi 110 654,84 zł. Zgodnie z przepisami, pracodawca musiał do 30 września 2023 r. uzupełnić kwotę Funduszu, w tym wypadku przelewając 23 348,92 zł (110 654,84 – 87 305,92 = 23 348,92 zł).
