Część przedsiębiorców jest zobowiązana – zgodnie z zapisami ustawy z dn. 29 września 1994 roku o rachunkowości – do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Ten typ ewidencji rachunkowej pozwala szczegółowo zapoznać się z kondycją finansową danego przedsiębiorstwa.
Trzeba jednak pamiętać o drugiej stronie medalu – otóż, takie księgi rachunkowe muszą być prowadzone w odpowiedni sposób. Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe?
Odpowiedź na to pytanie znajdziecie w naszym tekście. Miłej lektury!
Spis treści
Czym są księgi rachunkowe?
Pełne księgi rachunkowe to najbardziej zaawansowany system ewidencji rachunkowej. Opiera się on o ZPK, czyli Zakładowy Plan Kont ustalony na etapie wdrażania pełnych ksiąg zbiór kont.
Przykładowo, na różnych kontach zapisuje się koszty dotyczące wynagrodzeń, odpisów amortyzacyjnych, usługi leasingu czy zapłaconych podatków i opłat lokalnych.
| Warto wiedzieć – kto ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?
Kwestie związane z pełną księgowością reguluje ustawa z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z zapisami tego aktu prawnego do pełnej księgowości zobligowane są m.in. następujące podmioty:
A co z osobami fizycznymi prowadzącymi biznes np. w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej czy spółki jawnej? W takiej sytuacji obowiązek powstaje w sytuacji, gdy przychody ze sprzedaży w poprzednim roku obrotowym przekroczyły równowartość 2 000 000 euro w walucie polskiej. W pozostałych przypadkach prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych nie jest zabronione, ale decyzja w tym zakresie zależy od samego przedsiębiorcy. |
Konta księgowe, o które oparty jest cały system pełnych ksiąg rachunkowych, to konta syntetyczne – przykładem jest konto „Środki trwałe”.
Następnie, dzielą się one na konta analityczne – te ostatnio mają za zadanie „uszczegółowić” zapisy; przykładowo, na poziomie analitycznym „Środki trwałe” dzielą się na subkonta dotyczące poszczególnych składników majątku trwałego (tzn. konkretnych modeli samochodów, maszyn itp.).
Z czego składają się księgi rachunkowe?
Prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe składają się z 5 głównych elementów:
- dziennik – w tym rejestrze zbierane są dane na temat WSZYSTKICH operacji gospodarczych, które w określonym czasie miały miejsce w danej jednostce (przedsiębiorstwie);
- księga główna – na kontach księgi głównej znajdują się zapisy ze wspomnianych już wcześniej kont syntetycznych;
- księga pomocnicza – odzwierciedla zapisy z kont analitycznych. Te prowadzone są np. w części dotyczącej: środków trwałych czy rozrachunków z odbiorcami, zobowiązaniami oraz pracownikami;
- bilans próbny – zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych sporządzany zazwyczaj na koniec miesiąca;
- inwentarz – sporządzany przez firmy, które wcześniej nie prowadziły pełnej księgowości wykaz składników aktywów i pasywów przedsiębiorstwa.
Konta ksiąg pomocniczych służą jako uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów z księgi głównej. Precyzując, konta pomocnicze prowadzone są dla rejestracji:
- środków trwałych,
- rozrachunków z kontrahentami,
- rozrachunków z pracownikami,
- operacji sprzedaży,
- operacji zakupu,
- kosztów i istotnych składników aktywów,
- operacji gotówkowych.
Oprócz tego w skład ksiąg rachunkowych wchodzi również zestawienie obrotów i sald oraz inwentarz; ten ostatni to powstające na podstawie inwentaryzacji zestawienie, w którym ujmuje się poszczególne składniki majątku (aktywa) oraz źródła ich finansowania (pasywa).
Prowadzenie ksiąg rachunkowych – na czym polega prowadzenie księgowości?
To, w jaki sposób prowadzi się księgi rachunkowe, zostało określone we wspomnianej już przez nas ustawie o rachunkowości. Zgodnie z tym aktem prawnym księgi rachunkowe powinny być prowadzone w języku polskim oraz polskiej walucie (rzecz jasna, przedsiębiorca może zawierać transakcje np. w euro czy dolarze; takie transakcje są jednak przeliczane na polskiego złotego).
Co do zasady, księgowość prowadzi się w siedzibie danej jednostki i to tam przechowuje się dokumentację finansową. Oczywiście, możliwe jest powierzenie zadania w postaci prowadzenia ksiąg np. pracownikom zewnętrznego biura rachunkowego (trzeba będzie jednak poinformować o tym właściwy miejscowo urząd skarbowy).
Jakiekolwiek zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane wyłącznie na podstawie rzetelnych i prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych – zazwyczaj są to faktury, ale oprócz tego wyróżnia się również rachunki czy dowody dokumentujące operacje z zakresu gospodarki magazynowej, listę płac itp. Niezależnie od tego, o jakim dokumencie księgowym jest mowa, powinien on zawierać między innymi następujące dane:
- wiarygodne wskazanie stron danej transakcji handlowej/operacji gospodarczej;
- data wystawienia dokumentu i/lub danej transakcji gospodarczej;
- wartość dokonanej operacji gospodarczej. Przede wszystkim, powinna być ona wyrażona w kwocie pieniężnej, a jeśli dotyczy aktywów, które można wyrazić w jednostkach naturalnych (np. w sztukach) – ewidencja ilościowa również powinna się tam znaleźć;
- opis przedmiotu transakcji – generalnie, powinien być on sporządzony w języku polskim. Dopuszcza się również opisy zagraniczne (w przypadku transakcji realizowanych przez podmioty zagraniczne). Tak czy inaczej, opisy te powinny być w pełni zrozumiałe dla osób postronnych.
| Warto wiedzieć – co w sytuacji, gdy na dokumencie księgowym znajdzie się błąd?
To, w jaki sposób należy postępować z zawierającymi błędne zapisy dokumentami księgowymi, precyzuje ustawa o rachunkowości. Zgodnie z § 7, ust. 1 pkt. 3: „Błędy w dowodach księgowych poprawiać można wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka tekstu lub liczby w dowodzie księgowym powinna być zaopatrzona w podpis, lub skrót podpisu osoby upoważnionej oraz datę dokonania poprawki”. |
Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.
