Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe w pełnej księgowości?

Część przedsiębiorców jest zobowiązana – zgodnie z zapisami ustawy z dn. 29 września 1994 roku o rachunkowości – do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Ten typ ewidencji rachunkowej pozwala szczegółowo zapoznać się z kondycją finansową danego przedsiębiorstwa.

Trzeba jednak pamiętać o drugiej stronie medalu – otóż, takie księgi rachunkowe muszą być prowadzone w odpowiedni sposób. Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe?

Odpowiedź na to pytanie znajdziecie w naszym tekście. Miłej lektury!

Czym są księgi rachunkowe?

Pełne księgi rachunkowe to najbardziej zaawansowany system ewidencji rachunkowej. Opiera się on o ZPK, czyli Zakładowy Plan Kont ustalony na etapie wdrażania pełnych ksiąg zbiór kont.

Przykładowo, na różnych kontach zapisuje się koszty dotyczące wynagrodzeń, odpisów amortyzacyjnych, usługi leasingu czy zapłaconych podatków i opłat lokalnych.

Warto wiedzieć – kto ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Kwestie związane z pełną księgowością reguluje ustawa z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z zapisami tego aktu prawnego do pełnej księgowości zobligowane są m.in. następujące podmioty:

A co z osobami fizycznymi prowadzącymi biznes np. w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej czy spółki jawnej? W takiej sytuacji obowiązek powstaje w sytuacji, gdy przychody ze sprzedaży w poprzednim roku obrotowym przekroczyły równowartość 2 000 000 euro w walucie polskiej. W pozostałych przypadkach prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych nie jest zabronione, ale decyzja w tym zakresie zależy od samego przedsiębiorcy.

 

Konta księgowe, o które oparty jest cały system pełnych ksiąg rachunkowych, to konta syntetyczne – przykładem jest konto „Środki trwałe”.

Następnie, dzielą się one na konta analityczne – te ostatnio mają za zadanie „uszczegółowić” zapisy; przykładowo, na poziomie analitycznym „Środki trwałe” dzielą się na subkonta dotyczące poszczególnych składników majątku trwałego (tzn. konkretnych modeli samochodów, maszyn itp.).

Z czego składają się księgi rachunkowe?

Prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe składają się z 5 głównych elementów:

  • dziennik – w tym rejestrze zbierane są dane na temat WSZYSTKICH operacji gospodarczych, które w określonym czasie miały miejsce w danej jednostce (przedsiębiorstwie);
  • księga główna – na kontach księgi głównej znajdują się zapisy ze wspomnianych już wcześniej kont syntetycznych;
  • księga pomocnicza – odzwierciedla zapisy z kont analitycznych. Te prowadzone są np. w części dotyczącej: środków trwałych czy rozrachunków z odbiorcami, zobowiązaniami oraz pracownikami;
  • bilans próbny – zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych sporządzany zazwyczaj na koniec miesiąca;
  • inwentarz – sporządzany przez firmy, które wcześniej nie prowadziły pełnej księgowości wykaz składników aktywów i pasywów przedsiębiorstwa.

Konta ksiąg pomocniczych służą jako uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów z księgi głównej. Precyzując, konta pomocnicze prowadzone są dla rejestracji:

  • środków trwałych,
  • rozrachunków z kontrahentami,
  • rozrachunków z pracownikami,
  • operacji sprzedaży,
  • operacji zakupu,
  • kosztów i istotnych składników aktywów,
  • operacji gotówkowych.

Oprócz tego w skład ksiąg rachunkowych wchodzi również zestawienie obrotów i sald oraz inwentarz; ten ostatni to powstające na podstawie inwentaryzacji zestawienie, w którym ujmuje się poszczególne składniki majątku (aktywa) oraz źródła ich finansowania (pasywa).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych – na czym polega prowadzenie księgowości?

To, w jaki sposób prowadzi się księgi rachunkowe, zostało określone we wspomnianej już przez nas ustawie o rachunkowości. Zgodnie z tym aktem prawnym księgi rachunkowe powinny być prowadzone w języku polskim oraz polskiej walucie (rzecz jasna, przedsiębiorca może zawierać transakcje np. w euro czy dolarze; takie transakcje są jednak przeliczane na polskiego złotego).

Co do zasady, księgowość prowadzi się w siedzibie danej jednostki i to tam przechowuje się dokumentację finansową. Oczywiście, możliwe jest powierzenie zadania w postaci prowadzenia ksiąg np. pracownikom zewnętrznego biura rachunkowego (trzeba będzie jednak poinformować o tym właściwy miejscowo urząd skarbowy).

Jakiekolwiek zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane wyłącznie na podstawie rzetelnych i prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych – zazwyczaj są to faktury, ale oprócz tego wyróżnia się również rachunki czy dowody dokumentujące operacje z zakresu gospodarki magazynowej, listę płac itp. Niezależnie od tego, o jakim dokumencie księgowym jest mowa, powinien on zawierać między innymi następujące dane:

  • wiarygodne wskazanie stron danej transakcji handlowej/operacji gospodarczej;
  • data wystawienia dokumentu i/lub danej transakcji gospodarczej;
  • wartość dokonanej operacji gospodarczej. Przede wszystkim, powinna być ona wyrażona w kwocie pieniężnej, a jeśli dotyczy aktywów, które można wyrazić w jednostkach naturalnych (np. w sztukach) – ewidencja ilościowa również powinna się tam znaleźć;
  • opis przedmiotu transakcji – generalnie, powinien być on sporządzony w języku polskim. Dopuszcza się również opisy zagraniczne (w przypadku transakcji realizowanych przez podmioty zagraniczne). Tak czy inaczej, opisy te powinny być w pełni zrozumiałe dla osób postronnych.
Warto wiedzieć – co w sytuacji, gdy na dokumencie księgowym znajdzie się błąd?

To, w jaki sposób należy postępować z zawierającymi błędne zapisy dokumentami księgowymi, precyzuje ustawa o rachunkowości. Zgodnie z § 7, ust. 1 pkt. 3:

„Błędy w dowodach księgowych poprawiać można wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka tekstu lub liczby w dowodzie księgowym powinna być zaopatrzona w podpis, lub skrót podpisu osoby upoważnionej oraz datę dokonania poprawki”.

 

Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Zbieg tytułów do ubezpieczeń ZUS w 2024 roku – kiedy nie zapłacisz składek?

Kiedy występuje zbieg tytułów do ubezpieczeń? Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, a jednocześnie jest zatrudniona na umowę o pracę, zawarła umowę o dzieło/zlecenie lub...

Remanent a składka zdrowotna przedsiębiorcy za 2023 rok – uwzględnij różnice remanentowe podczas ustalania podstawy składki

Jak wygląda kwestia remanent a składka zdrowotna? Różnica remanentowa, która powstała po wykonaniu spisu z natury może wpłynąć na wysokość składki zdrowotnej przedsiębiorcy. Przedstawiamy...

Likwidacja środka trwałego w ewidencji księgowej

Maszyna, samochód lub inny środek trwały służył w firmie do prowadzenia działalności gospodarczej, jednak zużył się i nie będzie już przydatny. Należy przeprowadzić proces...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!