Jak wygląda podpisywanie dokumentów prawnych podpisem kwalifikowanym?

Podpisywanie dokumentów, poza określonymi wyjątkami, może się odbywać w dowolnej formie, między innymi pisemnie lub elektronicznie. Wszystko zależy od tego, na co zgodziły się strony umowy i na co pozwalają przepisy kodeksu cywilnego.

Na czym polega podpisywanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego? Jak podpisać umowę podpisem kwalifikowanym? Jak wysłać pismo podpisane elektronicznie? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedzi na te pytania. 

Jak działa podpis elektroniczny?

Wśród podpisów elektronicznych, tylko podpis kwalifikowany ma moc podpisu własnoręcznego. Wyposażony jest w specjalny certyfikat, który potwierdza naszą tożsamość. Certyfikat ma datę ważności, więc musi być regularnie odnawiany. Sprawia to, że tożsamość osoby, na którą jest wystawiony, jest weryfikowana na bieżąco.

CZYTAJ TAKŻE: Jak wykorzystać podpis elektroniczny w firmie by system działał jak najbardziej efektywnie?

To, w jaki sposób należy podpisywać dokumenty elektroniczne, by były ważne, mówią przepisy rozporządzenia eIDAS. To przepisy obowiązujące w całej Unii Europejskiej.

Warto wiedzieć, że w niektórych przypadkach, takich jak akty notarialne, możliwe jest tylko własnoręczne podpisywanie dokumentów. To oznacza, że nawet użycie podpisu kwalifikowanego nie będzie honorowane. Jednak z pozostałych przypadkach dokument podpisany podpisem kwalifikowanym, będzie traktowany tak samo jak dokument podpisany własnoręcznie.

Podpis kwalifikowany to zwykle zestaw narzędzi: certyfikat podpisu elektronicznego, aplikacja do składania podpisu, a także karta z czytnikiem albo podobnie działające urządzenie.

Jak wygląda podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym?

Można skorzystać bezpośrednio z programu powiązanego z twoim podpisem elektronicznym uzyskanym od dostawcy podpisu. Wówczas trzeba wgrać dokument do dedykowanego programu i przy pomocy tej aplikacji podpisać dokument.

Potrzebujesz usług zaufania? Wykup niezawodną kwalifikowaną pieczęć elektroniczną na pieczeckwalifikowana.pl.

Jak podpisać dokument PDF?

Dokument PDF można także podpisać podpisem kwalifikowanym z poziomu programu Adobe Reader, do tej operacji potrzebne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z aktualnym certyfikatem oraz jego skonfigurowanie w programie Adobe Reader.

Samo podpisanie jest czynnością prostą i dokonuje się w następujący sposób:

  • wybierz i otwórz plik PDF, który chcesz podpisać;
  • z górnego menu należy wybrać Narzędzia >Certyfikaty> Podpisz cyfrowo;
  • w dokumencie zaznaczyć miejsce złożenia podpisu i podpisać plik;
  • podpisany plik należy zapisać.

W zależności od zastosowanego podpisu może być wymagane dodatkowe potwierdzenie podpisania dokumentu.

Jak wysłać pismo podpisane podpisem kwalifikowanym?

Pismo podpisane podpisem kwalifikowanym możemy wysłać np. mailem. Jeśli podpisujący nic w nim nie zmieni, druga strona będzie mogła go odczytać, uznając podpis za wiarygodny.

CZYTAJ TAKŻE: Jak umożliwić zdalne podpisywanie umów pracownikom i klientom?

Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym nie jest skomplikowane. Wystarczy w odpowiedniej aplikacji zaznaczyć opcję „podpisz”, a resztę robi za nas system certyfikujący. Dokument można podpisać podpisem kwalifikowanym w chmurze, bez potrzeby posiadania dodatkowego sprzętu albo na swoim komputerze przy pomocy karty z czytnikiem.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Podatek od darowizny i spadku w 2025 roku. Kiedy nie trzeba płacić podatku za darowiznę w najbliższej rodzinie?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Działalność nierejestrowana – koszty. Co się do nich zalicza?

Dowiedz się, jak na czym polega działalność nierejestrowana, koszty i ich rozliczanie. Co w przypadku straty? Jak wygląda kwestia kosztów w działalności nierejestrowanej? Przeczytaj...

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna

Czy kasa fiskalna jest obowiązkowa w działalności nierejestrowanej? Czy trzeba wystawiać paragony z kasy fiskalnej przy działalności nierejestrowanej? Działalność nierejestrowana pozwala w maksymalnie prosty sposób...

Działalność nierejestrowana a praca na etacie. Czy można pracować i prowadzić działalność nierejestrową?

Czy praca na etacie pozwala prowadzić działalność nierejestrowaną? Czy są jakieś ograniczenia z tym związane? Dowiedz się wszystkiego, co ważne na temat: działalność nierejestrowana...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!