Praca zdalna z zagranicy a PIT i ZUS. Jak rozliczać pracę zdalną wykonywaną za granicą? Nowe regulacje Umowy Ramowej

Praca zdalna wykonywana poza granicami Polski może być dla wielu osób kuszącym pomysłem. Jednak pracodawca i pracownik muszą bardzo dobrze przemyśleć czy praca zdalna z zagranicy nie stworzy dla nich dodatkowych obowiązków podatkowo-składkowych.

Przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy (art. 67), praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Czy możliwa jest zatem praca zdalna z zagranicy? Na jakich warunkach? Co mówią na ten temat nowe przepisy?

Praca zdalna z zagranicy – kiedy jest możliwa?

Prawo pracy nie zakazuje zdalnego wykonywania obowiązków służbowych pracownikom przebywającym poza granicami Polski w 2023 r. Praca zdalna z zagranicy jest możliwa po spełnieniu dwóch podstawowych warunków:

  • pracownik wskazuje miejsce, w którym będzie wykonywał pracę,
  • uzgodni to z pracodawcą, czyli otrzyma jego zgodę.

Szczegóły należy uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika i w oparciu o regulamin zakładu pracy.

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi warunki do wykonywania pracy zdalnej – także z innego kraju. Są to m.in. materiały i narzędzia, instalację, serwis i konserwację sprzętu oraz pokryć koszty energii elektrycznej, a także usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracownikowi przysługuje ryczałt lub ekwiwalent pieniężny za użycie własnych urządzeń w miejscu wykonywania pracy. 

Osoba, która chce wykonywać swoje obowiązki zdalnie, deklaruje, że ma zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracodawca ma prawo skontrolować czy „zdalny” pracownik rzeczywiście przestrzega zasad BHP.

Praca zdalna z zagranicy – jak długo można ją wykonywać?

Przepisy nie regulują, jak długo można pracować zdalnie, przebywając za granicą Polski. To kwestia umowy pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

Co w sytuacji, kiedy jedna ze stron chce zakończyć pracę zdalną za granicą? Konieczne jest złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Takie przywrócenie nie może trwać dłużej niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. 

Jeżeli brak będzie porozumienia, to przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Co ważne, zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na wspomnianych wyżej zasadach, nie może uzasadniać wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę.

Praca zdalna z zagranicy – czy można ją wykonywać na podstawie umowy o pracę?

Pracownik zatrudniony na etacie może wykonywać swoje obowiązki zdalnie, podczas pobytu za granicą. Jednak musi o tym poinformować pracodawcę. To nie wszystko. Zatrudniający musi wydać na to zgodę, a odpowiedni zapis powinien znaleźć się w umowie o pracę.

Warto pamiętać, że praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy tylko:

  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
  • w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna z zagranicy – PIT

Uwaga! Od lipca obowiązują nowe przepisy dotyczące ustalania tego, w którym państwie powinien się rozliczać pracownik. Przeczytasz więcej o tym w akapicie: Wykonywanie pracy zdalnej za granicą a prawo Unii Europejskiej. W najbliższych miesiącach będzie się klarować, jak przepisy te wprowadzane są w życie.

Osoba pracująca zdalnie z zagranicy może stanąć przed koniecznością rozliczania się z fiskusem danego kraju.

Jeżeli pracownik posiada na danym terytorium centrum interesów osobistych/ gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) i/lub przebywa na danym terytorium dłużej niż 183 dni w roku podatkowym, to posiada rezydencję podatkową w tym kraju. Co to znaczy? Będzie musiał płacić podatek dochodowy w kraju, w którym wykonuje pracę i ma rezydencję podatkową. Szczegóły zależą od przepisów obowiązujących w danych państwie oraz ew. umów międzynarodowych.

Z konsekwencjami podatkowymi musi się też liczyć pracodawca, jeżeli zostanie zobowiązany do rozliczenia części dochodów w państwie, w którym pracuje zdalnie jego pracownik.

Na obowiązki podatkowo-składkowe nie będzie miał natomiast wpływu krótki wyjazd i praca zdalna np. podczas zagranicznych wakacji.

Praca zdalna z zagranicy – ZUS

Uwaga! Od lipca obowiązują nowe przepisy dotyczące ustalania tego, w którym państwie powinien się rozliczać pracownik. Przeczytasz więcej o tym w akapicie: Wykonywanie pracy zdalnej za granicą a prawo Unii Europejskiej. W najbliższych miesiącach będzie się klarować, jak przepisy te wprowadzane są w życie.

Praca za granicą wiąże się opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne na rzecz tylko jednego państwa, na terenie, którego wykonywana jest praca. Taka zasada obowiązuje w Unii Europejskiej.

Pracodawca ma obowiązek zgłosić „zdalnego” pracownika do ubezpieczenia społecznego w danym kraju oraz do opłacenia składek. Można tego uniknąć po uzyskaniu z ZUS w Polsce zaświadczenia A1. Potwierdza ono, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Pracownik z takim dokumentem będzie mógł płacić składki w Polsce.

Jeżeli praca wykonywana jest z terytorium spoza UE, należy zapoznać się z lokalnymi przepisami, które dotyczą opłacania ubezpieczeń społecznych i składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Praca zdalna z zagranicy – a prawo Unii Europejskiej

W lipcu 2023 weszły w życie przepisy Umowy Ramowej, która od tego momentu reguluje rozliczenia podatkowe i ubezpieczenia społeczne pracowników pracujących za granicą. Według jej postanowień, pracownik będzie obejmowany przepisami tego kraju, w którym spędził powyżej 50% swojego czasu pracy. 

Praca zdalna z zagranicy – podsumowanie

Praca zdalna z zagranicy jest możliwa, jednak obwarowana wieloma warunkami i wymaga głębokiego przemyślenia. Pracodawca i pracownik powinni zorientować się, czy będą mieli nowe lub dodatkowe obowiązki dotyczące np. podatków i ubezpieczenia społecznego. Należy też bezwzględnie przestrzegać przepisów prawa pracy obowiązujących w państwie, z którego wykonywana jest praca zdalna.

Przeczytaj więcej w kategorii prawo pracy.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kiedy będzie kwota wolna od podatku 60 tys. zł? Czy będzie obowiązywać z datą wsteczną od 1 stycznia 2024 roku?

Jeżeli kwota wolna od podatku wzrośnie do 60 000 zł, znacznie zwiększy się liczba osób, które w ogóle nie zapłaci podatku dochodowego. Sprawdź, kiedy...

Jak rozliczyć PIT z ZUS za zwolnienie lekarskie? Zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS w deklaracji rocznej PIT

PIT-11A otrzymała każda osoba, która pobierała zasiłek macierzyński lub chorobowy od ZUS. Sprawdzamy, co z nimi zrobić. Jak rozliczyć PIT z ZUS? Czy za...

PIT 36L – jak rozliczyć podatek liniowy za rok podatkowy 2023? Rozliczenie PIT online i wzór formularza

PIT-36L to deklaracja, którą składają przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatku liniowego, czyli płacący podatek w wysokości 19%, niezależnie od wysokości dochodów. Jak wypełnić...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!