Praca zdalna wykonywana poza granicami Polski może być dla wielu osób kuszącym pomysłem. Jednak pracodawca i pracownik muszą bardzo dobrze przemyśleć czy praca zdalna z zagranicy nie stworzy dla nich dodatkowych obowiązków podatkowo-składkowych.
Przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy (art. 67), praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Czy możliwa jest zatem praca zdalna z zagranicy? Na jakich warunkach?
Spis treści
Kiedy jest możliwa praca zdalna z zagranicy?
Prawo pracy nie zakazuje zdalnego wykonywania obowiązków służbowych pracownikom przebywającym poza granicami Polski. Praca zdalna z zagranicy jest możliwa po spełnieniu dwóch podstawowych warunków:
- pracownik wskazuje miejsce, w którym będzie wykonywał pracę,
- uzgodni to z pracodawcą, czyli otrzyma jego zgodę.
Szczegóły należy uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika i w oparciu o regulamin zakładu pracy.
Pracodawca musi zapewnić pracownikowi warunki do wykonywania pracy zdalnej – także poza Polską. Są to m.in. materiały i narzędzia, instalację, serwis i konserwację sprzętu oraz pokryć koszty energii elektrycznej, a także usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracownikowi przysługuje ryczałt lub ekwiwalent pieniężny za użycie własnych urządzeń.
Osoba, która chce wykonywać swoje obowiązki zdalnie, deklaruje, że ma zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracodawca ma prawo skontrolować czy „zdalny” pracownik rzeczywiście przestrzega zasad BHP.
Jak długo można pracować zdalnie za granicą?
Przepisy nie regulują, jak długo można pracować zdalnie, przebywając za granicą Polski. To kwestia umowy pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.
Co w sytuacji, kiedy jedna ze stron chce zakończyć pracę zdalną? Konieczne jest złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Takie przywrócenie nie może trwać dłużej niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Jeżeli brak będzie porozumienia, to przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Co ważne, zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na wspomnianych wyżej zasadach, nie może uzasadniać wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę.
Czy można pracować zdalnie za granicą na umowie o pracę?
Pracownik zatrudniony na etacie może wykonywać swoje obowiązki zdalnie, podczas pobytu za granicą. Jednak musi o tym poinformować pracodawcę. To nie wszystko. Zatrudniający musi wydać na to zgodę, a odpowiedni zapis powinien znaleźć się w umowie o pracę.
Warto pamiętać, że praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy tylko:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna z zagranicy – PIT
Osoba pracująca zdalnie z zagranicy może stanąć przed koniecznością rozliczania się z fiskusem danego kraju.
Jeżeli pracownik posiada na danym terytorium centrum interesów osobistych/ gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) i/lub przebywa na danym terytorium dłużej niż 183 dni w roku podatkowym, to posiada rezydencję podatkową w tym kraju. Co to znaczy? Będzie musiał płacić podatek dochodowy w kraju, w którym wykonuje pracę i ma rezydencję podatkową. Szczegóły zależą od przepisów obowiązujących w danych państwie oraz ew. umów międzynarodowych.
Z konsekwencjami podatkowymi musi się też liczyć pracodawca, jeżeli zostanie zobowiązany do rozliczenia części dochodów w państwie, w którym pracuje zdalnie jego pracownik.
Na obowiązki podatkowo-składkowe nie będzie miał natomiast wpływu krótki wyjazd i praca zdalna np. podczas zagranicznych wakacji.
Praca zdalna z zagranicy – ZUS
Praca za granicą wiąże się opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne na rzecz tylko jednego państwa, na terenie, którego wykonywana jest praca. Taka zasada obowiązuje w Unii Europejskiej.
Pracodawca ma obowiązek zgłosić „zdalnego” pracownika do ubezpieczenia społecznego w danym kraju oraz do opłacenia składek. Można tego uniknąć po uzyskaniu z ZUS w Polsce zaświadczenia A1. Potwierdza ono, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Pracownik z takim dokumentem będzie mógł płacić składki w Polsce.
Jeżeli praca wykonywana jest z terytorium spoza UE, należy zapoznać się z lokalnymi przepisami, które dotyczą opłacania ubezpieczeń społecznych i składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Podsumowanie
Praca zdalna z zagranicy jest możliwa, jednak obwarowana wieloma warunkami i wymaga głębokiego przemyślenia. Pracodawca i pracownik powinni zorientować się, czy będą mieli nowe lub dodatkowe obowiązki dotyczące np. podatków i ubezpieczenia społecznego. Należy też bezwzględnie przestrzegać przepisów prawa pracy obowiązujących w państwie, z którego wykonywana jest praca zdalna.
