Refaktura – co to jest i na czym polega refakturowanie kosztów

Czym jest refaktura i kiedy można ją wystawić? Jak się ma do noty obciążeniowej? Czy refaktura jest przychodem? Odpowiedzi na te i inne pytania udzielamy w naszym przewodniku po refakturowaniu.

Refaktura – co to?

Refaktura jest dokumentem wystawionym przez nabywcę usługi, aby ją odsprzedać innemu przedsiębiorcy, który będzie ostatecznym odbiorcą danej usługi.

Refaktura, choć nie ma jednoznacznej definicji w przepisach podatkowych, opiera się na art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. W przypadku, gdy podatnik nabywa usługę na rzecz osoby trzeciej, organy podatkowe traktują go jako pierwszego beneficjenta usługi, a następnie jako dostawcę tej samej usługi. Zasady refakturowania wynikają z orzecznictwa sądowego i interpretacji indywidualnej organów skarbowych.

Przepisy nie określają zasad wystawiania refaktury. Jednak taki dokument powinien zawierać następujące elementy:

  • datę wystawienia,
  • unikalny numer faktury,
  • dane podatnika i nabywcy,
  • NIP obu stron,
  • datę dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi/otrzymania zapłaty (jeżeli nastąpiła przed sprzedażą) – w sytuacji, gdy data jest określona i inna od daty wystawienia faktury,
  • informacje dotyczące usługi (nazwę towaru lub usługi),
  • wartość sprzedaży netto, VAT i wartość brutto.

Warto pamiętać, że nazwa usługi na fakturze powinna jednoznacznie określać przedmiot transakcji.

Refaktura czy nota obciążeniowa?

Jeżeli przedsiębiorca ponosi koszty w imieniu innych podmiotów, to ma do wyboru rozliczenie i udokumentowanie tych wydatków poprzez wystawienie noty obciążeniowej lub refakturowanie.

Należy pamiętać, że oba pojęcia nie są tożsame. Czym się różni refaktura od noty obciążeniowej (zwanej też notą księgową)? 

Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który dokumentuje zwrot kosztów. W przeciwieństwie do refaktury nie podlega opodatkowaniu VAT. 

Nota obciążeniowa wykorzystywana jest w sytuacji, kiedy nie ma możliwości wystawienia faktury VAT. Przedsiębiorcy wystawiają ją np. dłużnikom w związku z naliczoną karą za brak płatności w wyznaczonym terminie czy za odsetki za opóźnienia w regulowaniu zobowiązań. 

Refakturowanie usług oznacza natomiast odsprzedaż usługi świadczonej przez podatnika podatku od towarów i usług przy pomocy osoby trzeciej. Odsprzedaż odbywa się za taką samą kwotę, jaką przedsiębiorca zapłacił za usługę. Refakturujący wystawia fakturę VAT. Stawka tego podatku zależy od zapisów zawartych w umowie między podatnikiem i nabywcą.

Refaktura za energię elektryczną

Mówiąc o refakturowaniu kosztów energii elektrycznej, należy mieć na uwadze, że te zasady dotyczą wydatków za wszystkie media.

Refakturę za energię elektryczną i inne media można wystawić jeżeli obie strony zawarły stosowną umowę. To może być np. umowa najmu lokalu użytkowego. 

Spójrzmy na konkretny przykład. Właściciel nieruchomości wynajmuje innemu przedsiębiorcy lokal na sklep odzieżowy. Koszt mediów (w tym energii elektrycznej) może ująć w czynszu lub wystawić refakturę na wynajmującego. Który wariant wybrać? To zależy m.in. od tego czy usługę najmu i dostawy mediów można uznać za nienależne świadczenia.

Fakturę VAT wystawia firma, która pośredniczy pomiędzy właściwym usługodawcą a faktycznym nabywcą danej usługi. W naszym przykładzie będzie to np. zakład energetyczny. Przyjmowana jest stawka podatku od towaru i usług, właściwa dla tej usługi.

VAT wynikający z refaktury należy rozliczyć w dacie wystawienia faktury przez podmiot refakturujący lub w momencie upływu terminu na jej wystawienie (jeżeli dokument nie został wystawiony lub zrobiono to po upływie terminu płatności).

Refaktura kosztów a VAT

Refaktura powinna być opodatkowana VAT z uwzględnieniem treści faktury pierwotnej. W przypadku refakturowania odsprzedający usługę stosuje taką samą stawkę VAT, z jaką otrzymał daną usługę.

Warto pamiętać, że usługę można nabyć od podmiotu, który nie jest płatnikiem VAT. W takiej sytuacji potwierdzi ją faktura bez naliczonego VAT. Natomiast czynny podatnik, który odsprzedaje usługę, nalicza właściwy podatek od towaru i usług. 

Fakturę dokumentującą refakturowanie wystawia się tak samo jak zwykłą fakturę sprzedażową (w nagłówku umieszcza fakturę VAT). Trzeba dodać, że podmiot wystawiający refakturę może naliczyć marżę do ceny zakupionej przez siebie usługi.

Refaktura a ryczałt

Koszty najmu refakturowane na najemcę – opłaty za energię, wodę czy podatek od nieruchomości – nie są zaliczane do przychodów z działalności gospodarczej. Przedsiębiorca powinien odprowadzić od nich zryczałtowany podatek dochodowy.

Czy refaktura jest przychodem?

Tak, w przypadku kwoty czynszu oraz należności za zużycie prądu, wody czy gazu opłaconych przez najemcę lokalu, na podstawie refakturowania, stanowią dla podatnika przychód podlegający opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym.

Refaktura od kwoty netto czy brutto?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, spójrzmy na przykład, którego dotyczyła indywidualna interpretacja dyrektora Krajowej Izby Skarbowej. Wniosek o interpretację złożyła gmina, która refakturowała miastu energię elektryczną potrzebną do oświetlenia ulic. Zużyta energia refakturowana jest bez doliczania marży.

Gminę interesowało, czy podstawę opodatkowania stanowi kwota brutto zawierająca podatek VAT naliczony przez dostawcę energii elektrycznej, czy kwota netto.  

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej ocenił w interpretacji, że w przypadku refakturowania kosztów związanych ze zużytą energię elektryczną podstawę opodatkowania stanowi kwota brutto faktury, która już zawiera podatek VAT naliczony przez zakład energetyczny.

Szczegóły zawarte są w interpretacji indywidualnej z 1 sierpnia 2023 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.260.2023.2.WK wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Refaktura – jak wystawić?

Wystawienie refaktury nie powinno stanowić problemu, bo to dokument wystawiany tak samo jak tradycyjna faktura sprzedażowa. 

Refaktura powinna zawierać wszystkie najważniejsze elementy tradycyjnej faktury VAT, aby spełnić wymogi formalne – to data wystawienia dokumentu, imiona i nazwiska/nazwy stron transakcji oraz ich adresy, kolejny numer w ramach serii, NIP nabywcy i sprzedawcy, określenie nazwy towaru i usługi, datę data dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, datę otrzymania zapłaty jeśli nastąpiła przed sprzedażą (w przypadku daty, która została określona i różni się od daty wystawienia faktury), wartość sprzedaży wyrażona kwotą brutto i netto oraz wartość VAT.

Warto przypomnieć, że w nagłówku refaktury piszemy „faktura”.

Refaktura kosztów – księgowanie

Ustawa o rachunkowości nie określa zasad refakturowania kosztów. W praktyce księgowej uznaje się, że przychody oraz koszty związane z refakturowaniem mediów ujmuje się w księgach rachunkowych na kontach służących ewidencji pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych (są związane pośrednio z działalnością operacyjną firmy wynajmującej lokal użytkowy).

Przychód wynikający z refaktury należy rozpoznać na takich samych zasadach jak przychód wynikający ze sprzedaży towarów i usług w ramach prowadzonej działalności. Dzieje się to w dacie wystawienia refaktury lub w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, o ile umowa zawiera taki sposób rozliczania.

Przypomnijmy jednak, że nie ma jednolitej interpretacji dotyczących tego jak rozliczyć refakturowane koszty. W większości przypadków takie koszty zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (nie są związane bezpośrednio z przychodem). Przedsiębiorcy, którzy nie wiedzą, jak rozliczać koszt z refaktury powinni wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji.

Przeczytaj więcej w kategorii Faktury.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kod zawodu ZUS pracownika biurowego

Pracownik biurowy pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu firmy. Główny kod tego zawodu to 41: „Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni”.  Czym się zajmuje pracownik biurowy? Do...

Kod zawodu ZUS sprzedawcy

Kod zawodu sprzedawcy zależy od branży, w której pracuje oraz zakresu jego obowiązków. Główny kod to 52, który oznacza „Sprzedawcy i pokrewni”. Sprzedawca – kod...

Kod zawodu ZUS robotnika gospodarczego i czym się zajmuje

Zadaniem robotnika gospodarczego jest m.in. utrzymanie porządku w budynkach i na terenie posesji. Jaki jest jego kod zawodu? Do obowiązków robotnika gospodarczego należy utrzymywanie czystości,...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!