Urlop okolicznościowy to jeden z przywilejów, z którego korzystają osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, kiedy należy udzielić pracownikowi urlopu okolicznościowego i ile dni wolnego przysługuje mu z tego tytułu.
W wyjątkowych sytuacjach pracownik bez konsekwencji może nie być obecny w pracy. I to bez utraty prawa do wynagrodzenia. Chodzi tu o sytuacje, które trudno przewidzieć, a które wymagają nieobecności w pracy. Wtedy należy skorzystać z urlopu okolicznościowego. Co to jest urlop okolicznościowy?
Spis treści
Urlop okolicznościowy 2023
W przepisach prawa nie istnieje pojęcie urlopu okolicznościowego. Jest to potoczne określenie nieobecności pracownika z zachowaniem prawa do wynagrodzenia albo rekompensaty pieniężnej. Czasem pozwala też na uzyskanie dodatkowych dni wolnych od pracy.
CZYTAJ TAKŻE: Kiedy można wziąć urlop wychowawczy? Poznaj wszystko, co trzeba wiedzieć
Kiedy należy udzielić urlopu okolicznościowego?
Z urlopu okolicznościowego można skorzystać np. w sytuacji zdarzeń losowych, a także okoliczności, które określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy z dnia 15 maja 1996 r. (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
Urlop okolicznościowy może być udzielony np. na o ślub, pogrzeb, akcję ratowniczą, a także wezwanie przez określone organy. Co ważne, trzeba tu rozróżnić kwestię nieobecności spowodowanej specjalnymi okolicznościami od zwolnienia pracownika, bo wymaga tego konieczność wypełnienia określonego obowiązku.
Czym jest urlop okolicznościowy?
Wyobraźmy sobie, że pracownika spotykają szczególne zdarzenia, takie jak np. zgon, pogrzeb, narodziny czy ślub. Wtedy ma on prawo do jednego lub dwóch dni wolnych. Do tego służy urlop okolicznościowy.
I tak dwa dni specjalnego urlopu przysługują w razie ślubu pracownika albo urodzenia się dziecka. Podobnie jest w przypadku zgonu i pogrzebu małżonka lub jego dziecka albo śmierci ojca, matki, ojczyma lub macochy. W takich przypadkach nie trzeba tych wolnych dni wykorzystywać jeden po drugim. Można je podzielić, np. jeden na organizację związaną z wydarzeniem, a drugi na uroczystość.
CZYTAJ TAKŻE: Plan urlopów – czy jest obowiązkowy i jak go stworzyć?
Trzeba pamiętać o tym, że urlop okolicznościowy nie wlicza się w przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy. Urlop wypoczynkowy jest też czymś innym niż urlop na żądanie. Ten akurat to dodatkowe 4 dni wolnego.
A kiedy przysługuje jeden dzień urlopu okolicznościowego? W razie ślubu dziecka albo zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
W tych wszystkich sytuacjach pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieobecności.
Urlop okolicznościowy – jak z niego skorzystać?
Żeby skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik musi uprzedzić pracodawcę o nieobecności w pracy i powód tej nieobecności. Gdy nieobecność jest wiadoma albo możliwa do przewidzenia, to pracownik musi złożyć pisemny wniosek o urlop okolicznościowy. Gdy nieobecność jest nagła, bo pracownik np. bierze udział w akcji ratowniczej, to musi zawiadomić o niej nie później niż w drugim dniu nieobecności.
Jak zawiadomić pracodawcę o nieobecności?
Forma zawiadomienia pracodawcy o urlopie okolicznościowym może być dowolna. Pracownik może dać znać o tym, że go nie będzie osobiście, a także przez inną osobę. Wiadomość można przekazać telefonicznie, czy mailem. Chyba że w firmie obowiązują inne zasady.
CZYTAJ TAKŻE: Urlop wypoczynkowy. Kiedy można go udzielić?
Warto przy okazji wspomnieć o sytuacji, gdy pracownik nie będzie obecny w pracy, ale przyczyna nie jest związana z okolicznościami wymienionymi wcześniej. W takiej sytuacji pracodawca może zwolnić pracownika w celu wykonania określonej czynności.
Wezwanie przez organy
Pracodawca musi zwolnić pracownika z pracy w określonym dniu, jeśli ten musi stawić się przed:
- organem administracji rządowej,
- samorządu terytorialnego,
- sądem,
- prokuraturą,
- policją,
- organem prowadzącym postępowanie w sprawach o wykroczenie;
- organem, który jest właściwy w zakresie powszechnego obowiązku obrony;
- jeśli pracownik jest biegłym w postępowaniu.
Badania lekarskie
Jeśli pracownik musi wykonać obowiązkowe szczepienie ochronne albo badania lekarskie to musi być zwolniony od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Honorowy krwiodawca
Podobnie dzieje się, gdy pracownik jest honorowym krwiodawcą. Jeśli musi oddać krew albo wykonać okresowe badania lekarskie, a nie można tego uczynić w czasie wolnym od pracy, to i wtedy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy.
Ponadto pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych, udziału w posiedzeniach rady nadzorczej, uczestniczenia w akcjach ratowniczych (np. w ramach działań w ochotniczej straży pożarnej, w Górskim Ochotniczym Pogotowiu Ratunkowym, w Morskiej Służbie Poszukiwania i Ratownictwa).
CZYTAJ TAKŻE: Wydłużenie urlopu – czy jest możliwe?
Urlop okolicznościowy i wynagrodzenie
Jeśli pracownik korzysta z urlopu okolicznościowego, to zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wtedy koszty tego wynagrodzenia obciążają pracodawcę. Może też się zdarzyć, że pracownik otrzyma rekompensatę za czas zwolnienia od pracy. Wtedy pieniądze wypłaca organ, który wezwał pracownika do spełniania określonego obowiązku.
Ile wynosi wynagrodzenie za urlop?
Żeby wyliczyć wynagrodzenie za nieobecność w pracy z powodu określonych, specjalnych okoliczności, trzeba zastosować zasady, które obowiązują przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop.
Żeby otrzymać rekompensatę, o której mowa wcześniej (chodzi tu wezwanie organu), pracodawca wystawia zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia należnego pracownikowi za czas nieobecności. I taką kwotę wypłaca organ jako rekompensatę. Nie oznacza to automatycznie, że pracownik traci „zwykłe wynagrodzenie”. Regulamin wynagradzania może określać, że pracownik zachowuje w takiej sytuacji prawo do wynagrodzenia.
Często zadawane pytania
Urlop okolicznościowy – kiedy przepada?
Urlop okolicznościowy przepada na koniec roku kalendarzowego. Jednak limit odnawia się w nowym roku. Urlop okolicznościowy przepada całkowicie, jeśli w czasie zdarzenia (np. ślubu) pracownik przebywa już na urlopie lub zwolnieniu.
Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Urlop okolicznościowy jest płatny tak samo, jak urlop wypoczynkowy. Zazwyczaj płaci za niego pracodawca, a w niektórych przypadkach – które omówiliśmy w artykule – płaci za niego odpowiedni organ.
Urlop okolicznościowy – ile dni?
Pracownikowi przysługuje 1 lub 2 dni urlopu okolicznościowego, w zależności od rodzaju zdarzenia. Jeden dzień urlopu okolicznościowego przysługuje na:
- ślub dziecka pracownika,
- śmierć i pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka pracownika, a także innej osoby, będącej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika.
Dwa dni urlopu przysługują w przypadku:
- ślubu pracownika,
- narodzin dziecka pracownika,
- śmierci i pogrzebu małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
Urlop okolicznościowy – kiedy wykorzystać?
Urlop okolicznościowy należy wykorzystać w dzień danego zdarzenia lub w dzień z nim związany. Jeśli bierzemy urlop z powodu śmierci rodzica, nie musimy wykorzystywać go na pogrzeb, a na przykład na organizację pogrzebu.
Urlop okolicznościowy na ślub dziecka – kiedy wykorzystać?
Urlop okolicznościowy najlepiej wykorzystać na dzień ślubu. Można wykorzystać go również na organizację wesela lub poprawiny.
Ile przysługuje urlopu okolicznościowego na śmierć ojca?
Z powodu śmierci ojca przysługują 2 dni urlopu okolicznościowego.
Komu przysługuje urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy przysługuje osobom zatrudnionym na umowę o pracę. Można skorzystać z niego z powodu:
- narodzin dziecka,
- ślubu, swojego lub dziecka,
- śmierci bliskiej osoby wymienionej powyżej.
