Współczynnik urlopowy jest kluczowy przy ustalaniu pieniężnej rekompensaty za dni urlopowe, których pracownik nie wykorzystał. Sprawdzamy, do czego służy ten współczynnik, komu przysługuje ekwiwalent, ile wynosi współczynnik do ekwiwalentu w 2025 roku i jak się go wylicza.
Spis treści
Do czego służy współczynnik do ekwiwalentu?
Współczynnik do ekwiwalentu służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, którego pracownik nie wykorzystał. Używany jest przez pracodawców i pracowników w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Współczynnik wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w danym roku kalendarzowym.
| Czy wiesz, że…
Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? |
Komu przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego za urlop?
Ekwiwalent za urlop przysługuje pracownikowi, który nie wykorzystał w całości lub w części przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w trakcie trwania stosunku pracy.
Jeżeli pracownik, z różnych przyczyn, nie skorzystał z przysługującego mu urlopu i stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie, to w takim przypadku pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent stanowi pewnego rodzaju rekompensatę dla pracownika, który nie skorzystał z prawa do dni wolnych od pracy w ramach urlopu wypoczynkowego.
Ile wynosi współczynnik do ekwiwalentu 2025?
W 2025 roku współczynnik do ekwiwalentu wynosi:
- 20,85 – od 1 do 31 stycznia 2025 roku,
- 20,75 – od 1 lutego do 31 grudnia 2025 roku.
Skąd biorą się te liczby?
Współczynnik obliczany jest poprzez podzielenie liczby dni roboczych w danym roku przez 12 (liczbę miesięcy). Szczegóły reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
W 2025 roku inaczej liczy się ekwiwalent za urlop w styczniu i w pozostałych miesiącach roku.
Współczynnik do ekwiwalentu w styczniu 2025
W styczniu przyjmuje się, że w 2025 roku jest 250 dni roboczych. Tę liczbę dzielimy przez liczbę miesięcy w roku, aby otrzymać współczynnik ekwiwalentu na styczeń.
250/12 = 20,83
Dla pracownika zatrudnionego na niepełny etat jest to:
- dla 1/2 etatu 10,42 (20,83 × 1/2),
- dla 1/4 etatu 5,21 (20,83 × 1/4),
- dla 3/4 etatu 15,62 (20,83 × 3/4),
- dla 1/3 etatu 6,94 (20,83 × 1/3).
Współczynnik do ekwiwalentu od lutego do grudnia 2025
W pozostałych miesiącach przyjmujemy, że w 2025 roku jest 249 dni roboczych (tyle zostaje po odjęciu od 365 dni łącznej liczby niedziel, świąt, które nie przypadają w niedzielę oraz dni wolnych wynikających z pięciodniowego tygodnia pracy, czyli zazwyczaj sobót).
Po podzieleniu liczby dni roboczych (249) przez 12 otrzymujemy współczynnik 20,75.
Dla pracownika zatrudnionego na niepełny etat, współczynnik wynosi odpowiednio:
- dla 1/2 etatu 10,38 (20,75 × 1/2),
- dla 1/4 etatu 5,19 (20,75 × 1/4),
- dla 3/4 etatu 15,56 (20,75 × 3/4),
- dla 1/3 etatu 6,92 (20,75 × 1/3).
Ekwiwalent za urlop
Na koniec spójrzmy, jak przebiega obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop? Składa się z trzech kroków:
- Obliczenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu – podziel sumę miesięcznych wynagrodzeń pracownika przez współczynnik urlopowy (w 2025 r. wynosi 20,85 w styczniu i 20,75 przez pozostałe miesiące).
- Obliczyć ekwiwalent za jedną godzinę urlopu – podziel ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę godzin odpowiadających dobowej normie czasu pracy pracownika.
- Ostateczną kwotę ekwiwalentu otrzymamy, mnożąc ekwiwalent za godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu, których pracownik nie wykorzystał.
Współczynnik do ekwiwalentu obliczany jest dla danego roku kalendarzowego i ma zastosowanie przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop nabyty w tym konkretnym okresie. Przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się współczynnik obowiązujący w roku, w którym świadczenie to jest wypłacane, niezależnie od lat, za które przysługuje niewykorzystany urlop.
Spójrzmy na prosty przykład. Pani Anna w styczniu 2024 roku nie wykorzystała 4 dni urlopu. Jej pracodawca rozwiązuje z nią stosunek pracy i ma obowiązek wypłacić ekwiwalent za te niewykorzystane dni. Podstawa obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynosi w przypadku pani Anny 5000 zł, a współczynnik do ekwiwalentu wynosi 20,75. Ekwiwalent za jeden dzień urlopu to 241 zł (5000,00 zł/20,75), a za jedną godzinę 30,10 zł (241 zł/8 godzin). Zatem ekwiwalent za 4 niewykorzystane dni urlopu (4 dni x 8 godzin x 30,10 zł), który powinien wypłacić pracodawca to 963,20 zł.
Program Mała Księgowość
Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.
Przeczytaj więcej w kategorii Urlopy.
