Prowadzenie ewidencji księgowej w przedsiębiorstwie jest obowiązkowe. Ważne jest, by nie tylko robić to terminowo, ale i wywiązywać się z tego obowiązku zgodnie z tzw. zasadami rachunkowości. Co musisz wiedzieć, prowadząc księgowość w firmie? Poznaj zasady rachunkowości.

Jakie są zasady rachunkowości?

Przez zasady rachunkowości rozumie się zbiór reguł, procedur oraz norm, które stosuje się w odniesieniu do ewidencji działalności gospodarczej. Celem, dla którego stosuje się te zasady, jest dostarczanie pełnych informacji na temat tego, jaka jest kondycja finansowa prowadzonej działalności gospodarczej. 

Reguły te czasem są krytykowane, ale praktyka pokazuje, że ich stosowanie to konieczność – dzięki odgórnym zasadom można uzyskać jasny, rzetelny i pełny obraz sytuacji, w jakiej znajduje się dane przedsiębiorstwo.

Według jednego z podziałów reguły te dzieli się na:

• nadrzędne zasady rachunkowości finansowej (czasem określane także jako podstawowe zasady rachunkowości),
• podrzędne (szczegółowe) zasady rachunkowości finansowej.

Czym charakteryzuje się każda spośród tych grup?

Nadrzędne zasady rachunkowości

Nadrzędne zasady rachunkowości możemy znaleźć w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Należą do nich takie reguły jak zasada:

• memoriałowa – zasada memoriału w rachunkowości oznacza, że trzeba ujmować operacje gospodarcze (czyli przychody i koszty) w momencie ich wystąpienia, nie zaś w dacie zapłaty;
• współmierności – koszty związane z określonymi przychodami trzeba ujmować w tym okresie, w którym zostały ujęte wpływy;
• ciągłości, czasem określana również jako zasada porównywalności – konieczne jest stosowanie z jednego roku na drugi takich samych sposobów działania. Dzięki temu można będzie porównywać dane;
• ostrożnej wyceny (zasada ostrożności rachunkowość) – niezbędne jest dokonywanie rozważnej wyceny poszczególnych składników majątku firmowego;
• istotności – ewidencja rachunkowa firmy musi być przygotowana w taki sposób, by zawierała informacje na temat wszystkich operacji gospodarczych, które mogą mieć znaczenie z punktu widzenia kondycji finansowej danego przedsiębiorstwa;
• wiarygodności – rozumie się ją tak, że rachunkowość powinna odzwierciedlać rzetelny, wiarygodny obraz sytuacji, w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo. Dane należy zebrać w taki sposób, by można było je przetworzyć oraz i sporządzić z nich sprawozdanie finansowe;
• kontynuacji działania – domyślnie zakłada się, że dana jednostka będzie kontynuowało działalność w przyszłości, którą da się realnie przewidzieć. Trzeba mieć to na uwadze np. podczas wyceny składników majątku (należności, zobowiązań itp.);
• przewagi treści nad formą – podczas przedstawiania danych księgowych ważniejsze od kwestii formalnych jest rzeczywiste przedstawienie sytuacji, w jakiej znajduje się dana jednostka.

Podrzędne zasady rachunkowości

Wyżej opisane reguły to podstawowe normy, do których trzeba się stosować podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie są to jednak jedyne wymogi. 

Wręcz przeciwnie – ich przedłużeniem są tzw. podrzędne (szczegółowe) zasady rachunkowości. Mają one za zadanie uszczegółowić reguły nadrzędne, które są dość ogólne.

Poniżej przedstawiamy reguły podrzędne, na podstawie których trzeba prowadzić ewidencję księgową – są to zasady:

• dokumentacji – wszystkie operacje gospodarcze powinny zostać odpowiednio udokumentowane;
• kompletności – należy w sposób systematyczny ująć wszystkie istotne transakcje gospodarcze z danego okresu czasu;
• terminowości – sporządzenie sprawozdania finansowego powinno odbyć się w terminie wynikającym z przepisów;
• porównywalności – sprawozdania należy sporządzać w taki sposób, by można było porównywać bilans, rachunek zysków i strat itp. dla różnych okresów w działalności danego przedsiębiorstwa, jak i dokumenty przygotowywane przez różne firmy;
• zrozumiałości – dokumenty sprawozdawcze sporządza się tak, by mogła z łatwością zrozumieć je również osoba z zewnątrz (o ile dysponuje wiedzą w zakresie rachunkowości). Rzecz jasna, reguła zrozumiałości nie oznacza jeszcze, że sprawozdanie powinno zawierać sformułowania potoczne. Wręcz przeciwnie – konieczne jest stosowanie słownictwa specjalistycznego z zakresu finansów/księgowości/podatków;
• bezstronności – informacje w sprawozdaniu należy przedstawiać w sposób obiektywny, bez wartościowania czy gradacji. To osoba, która odczytuje dane (może być to np. analityk finansowy czy inwestor zainteresowany kupnem całej firmy lub też części udziałów), powinna sama ocenić, jaki jest wydźwięk tych danych.

Podobnie jak reguły ogólne, te szczegółowe normy również wynikają z przepisów prawa. W tym przypadku kluczowe jest rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości. Szczególne zasady rachunkowości budżetowej odnoszą się one zarówno do firm prywatnych, jak i jednostek samorządu terytorialnego.

Dlaczego powinieneś znać zasady rachunkowości?

Jest kilka powodów, które sprawiają, że jako przedsiębiorca powinieneś znać zasady rachunkowości. Przede wszystkim, pozwoli ci to:

• lepiej zrozumieć twój biznes – dzięki analizie poprawnie sporządzonego sprawozdania łatwiej będzie ci przeprowadzić rzetelną, miarodajną ocenę kondycji twojej firmy i jej części;
• uniknąć sankcji finansowych ze strony państwowych organów kontrolnych;
• sprawować skuteczny nadzór nad pracą wykonywaną na co dzień przez pracowników – zapewne jako przedsiębiorca nie będziesz zajmować się prowadzeniem ewidencji, łatwiej jednak skontrolujesz rzetelność pracy działu księgowego.