W Krajowym Rejestrze Sądowym powinny znajdować się wyłącznie aktualne dane. Z tego też względu należy zgłaszać wszelkie zmiany w zakresie informacji publikowanych w rejestrze KRS. Sprawdziliśmy, jak to zrobić!
Wszelkie dane znajdujące się w bazie powinny być na bieżąco aktualizowane przez podmioty, których dotyczą. Można to zrobić w sposób zdalny. W niniejszym artykule podpowiadamy, które zmiany w danych należy zgłosić do KRS, dlaczego trzeba to zrobić oraz w jaki sposób tego dokonać. Zapraszamy do lektury!
Spis treści
Wpis do KRS
Zanim będziemy dokonywać w nich jakichkolwiek zmian, musimy w ogóle uzyskać wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek o wpis do KRS muszą złożyć, na początku swojego funkcjonowania:
- spółki jawne,
- spółki partnerskie,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne,
- spółki europejskie,
- spółdzielnie,
- spółdzielnie europejskie,
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
- przedsiębiorstwa państwowe,
- instytuty badawcze,
- przedsiębiorstwa zagraniczne,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
- oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Polski,
- główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
- główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji,
- instytucje gospodarki budżetowej
- inne osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą, które podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Wniosek taki składają online poprzez Portal Rejestrów Sądowych lub za pomocą S24. Po rejestracji do podmioty te otrzymują numer KRS.
Jakie zmiany zgłaszamy w KRS?
Krajowy Rejestr Sądowy działa od początku 2001 roku. Został utworzony na podstawie Ustawy o KRS z dnia 20 sierpnia 1997 roku. To scentralizowana, informatyczna, jawna i ogólnodostępna baza danych, która składa się z trzech osobnych rejestrów: rejestru przedsiębiorców, rejestru dłużników niewypłacalnych i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Celem funkcjonowania KRS jest dostarczanie szybkiej i niezawodnej informacji o statusie prawnym, sytuacji finansowej i sposobie reprezentacji zarejestrowanych w nim podmiotów.
Dane spółek umieszczane są w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Do wiadomości publicznej podawane są między innymi następujące informacje:
- dane podmiotu: forma prawna, numer REGON, numer NIP, firma;
- siedziba i adres podmiotu oraz adres poczty elektronicznej i adres strony internetowej;
- informacje o ewentualnych oddziałach;
- informacje o umowie;
- dane wspólników;
- wysokość kapitału;
- informacje o organach uprawnionych do reprezentacji podmiotu;
- dane osób wchodzących w skład podmiotu;
- informacje o prokurentach;
- informacje o przedmiocie działalności.
Powyżej wskazane dane mogą ulec zmianie, ale wszystkie zmiany w ich zakresie powinny być zgłaszane i aktualizowane. Wszelkie zmiany należy zgłosić w terminie 7 dni od ich zaistnienia.
Dlaczego musisz zgłosić zmianę danych spółki do KRS?
Bieżące aktualizowanie danych znajdujących się w Krajowym Rejestrze Sądowym leży w interesie ich właściciela. Brak aktualnych danych nie stanowi usprawiedliwienia w sytuacjach, kiedy podmioty trzecie wykorzystały nieaktualne informacje, co miało negatywne konsekwencje dla ich właściciela.
Z największymi problemami wiąże się najczęściej brak zmian w zakresie adresu korespondencyjnego. Pisma administracyjne i sądowe wysyłane na nieaktualny adres i w konsekwencji nieodebrane przez odbiorcę, zostaną potraktowane jako doręczone, kiedy osoba uprawniona nie odbierze ich z poczty pomimo dwukrotnego awizowania. W konsekwencji podmiot może zostać pozbawiony możliwości obrony własnych praw.
Jak wygląda zgłaszanie zmian do KRS?
Od początku lipca 2021 roku wnioski o wpis oraz aktualizację wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym można składać wyłącznie w formie elektronicznej. Sądy rejestrowe mają zakaz rozpatrywania wniosków złożonych w formie tradycyjnej (papierowej).
Wniosek o zmianę wpisu do KRS składa się na dwa sposoby:
- jeśli umowa podmiotu lub jego akt założycielski zostały zawarte u notariusza, to wszelkie zmiany zgłasza się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych;
- jeżeli natomiast umowa spółki została zawarta przy pomocy wzorca udostępnionego za pomocą portalu S24, to zmian dokonuje się tym samym kanałem, a więc w systemie teleinformatycznym S24.
Zmiana danych przez Portal Rejestrów Sądowych
Aby możliwe było wprowadzenie zmian za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, konieczne jest posiadanie tam konta.
Aby założyć konto niezbędne będzie podanie adresu e-mail oraz hasła. Kolejnym krokiem jest autoryzacja zadania przy pomocy podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub podpisu odręcznego.
Po założeniu konta można przystąpić do logowania. Kolejno przechodzi się do zakładki: „Wnioski o zmianę” i uzupełnia wskazany przez system wniosek. W dokumencie wskazuje się dane, które uległy zmianie.
Zmiana danych przez system S24
Jeśli podmiot został założony za pośrednictwem systemu S24 i do tej pory nie wprowadzono żadnych zmian za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, to aktualizacji danych można dokonać również przez portal S24. Proces przebiega analogicznie jak w powyżej opisanym przypadku.
Kto może podpisać wniosek o zmianę danych?
Portal Rejestrów Sądowych oraz portal S24 umożliwiają złożenie wniosku o zmianę danych konkretnego podmiotu każdej osobie, która posiada aktywne konto. Warto wiedzieć, że nie musi to być wspólnik spółki lub jego pełnomocnik.
Jeśli wniosek został przygotowany przez osobę uprawnioną do jego podpisania, to musi on zostać udostępniony do podpisu osobie uprawnionej. Wniosek można udostępnić tylko jednej osobie.
Chociaż dokument może przygotować każdy, to podpis pod nim mogą złożyć wyłącznie osoby uprawnione do reprezentacji spółki lub powołani przez nich pełnomocnicy procesowi, na przykład radcy prawni lub adwokaci.
Składanie wniosku do sądu
Wypełniony i podpisany przez uprawniony podmiot wniosek należy złożyć do sądu. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć opcję: „Złóż wniosek”. Uwaga! Wniosek może złożyć wyłącznie osoba, która go przygotowała.
Niezbędne załączniki
Każda zmiana, która zaszła w podmiocie wpisanym do KRS i będąca na tyle istotną, że wymaga zgłoszenia do rejestru, powinna zostać potwierdzona. Takim potwierdzeniem może być na przykład uchwała wspólników w sprawie zmiany siedziby spółki. Dokumenty potwierdzające zmianę powinny przyjąć postać elektroniczną.
W systemie S24 trzeba dołączyć co najmniej jeden załącznik, który będzie potwierdzał zaistnienie zgłoszonej zmiany. Załączniki należy dodać do wniosku ręcznie.
Kiedy zmiana zgłaszana jest przez Portal Rejestrów Sądowych, to nie ma konieczności, aby załączać w zgłoszeniu skan umowy podpisanej u notariusza. Wystarczy podać identyfikator aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).
Opłata za wprowadzanie zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym
Za wprowadzenie zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym należy zapłacić. Opłatę od wniosku można złożyć za pomocą systemu e-Płatności, ale można też wykonać tradycyjny przelew z konta bankowego, zapłacić kartą kredytową lub kartą płatniczą, albo też dokonać płatności BLIK-iem. Ile to kosztuje?
Jeśli zmiany dokonujesz za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, to będziesz musiał zapłacić łącznie 350 złotych:
- 250 złotych kosztuje opłata za dokonanie wpisu;
- 100 złotych kosztuje opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Zgłoszenie zmiany przez system S24 jest nieco droższe. Łącznie należy zapłacić 300 złotych:
- 200 złotych opłaty sądowej za wpis;
- 100 złotych opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Podsumowując, dane znajdujące się w Krajowym Rejestrze Sądowym powinny być na bieżąco aktualizowane przez ich właścicieli. Zmiany danych należy dokonać w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu S24 lub Portalu Rejestrów Sądowych.
