Płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe mają ograniczony czas na złożenie formularza ZUS IWA. Przedstawiamy najważniejsze informacje: kto musi wywiązać się z tego obowiązku, jak ustalić liczbę ubezpieczonych, kogo nie trzeba wliczać oraz jak wypełnić formularz i uniknąć sankcji.
Spis treści
ZUS IWA co to, kto składa?
ZUS IWA to formularz informacyjny o wysokości składek na ubezpieczenie wypadkowe. Dokument zawiera informacje niezbędne do ustalenia składki na to ubezpieczenie.
Formularz ZUS IWA składa płatnik składek, który opłaca ubezpieczenia wypadkowe zatrudnionych osób. Musi to zrobić do 31 stycznia następnego roku podatkowego za dany rok kalendarzowy (np. do 31 stycznia 2024 roku za 2023 rok).
Nie każdy pracodawca ma taki obowiązek. ZUS IWA należy złożyć po spełnieniu łącznie trzech warunków:
- płatnik opłacał składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę przez wszystkie miesiące poprzedniego roku i co najmniej jeden dzień w styczniu bieżącego roku;
- w poprzednim roku zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w miesiącu (w tym siebie);
- 31 grudnia poprzedniego roku był wpisany do rejestru REGON.
W jakiej sytuacji nie ma obowiązku składania ZUS IWA? Jeżeli był chociaż jeden miesiąc poprzedniego roku, w którym żadna osoba, za którą płatnik opłacał składki, nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu.
ZUS IWA liczba ubezpieczonych, jak ją ustalić?
Aby ustalić liczbę osób do zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego, należy:
- Zsumować liczbę ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach danego roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA.
- Wynik podzielić przez liczbę miesięcy, w których płatnik był zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe.
- Jeśli wynik jest ułamkowy, należy zaokrąglić go do pełnej liczby (0,5 lub więcej – zaokrąglenie w górę; mniej niż 0,5 – zaokrąglenie w dół).
- Liczbę ubezpieczonych, która ma spełnić warunek nieprzerwanego zgłoszenia do ZUS, należy ustalić jako średnią z 12 miesięcy.
- Podczas ustalania liczby ubezpieczonych za poszczególne miesiące, płatnik uwzględnia wszystkich, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień.
- Płatnik składek, który składa dwa komplety dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc, liczy ubezpieczonych z uwzględnieniem wszystkich, niezależnie od tego, w którym komplecie są rozliczani.
ZUS IWA kogo nie wliczamy?
Podczas obliczania liczby ubezpieczonych płatnik nie uwzględnia osób:
- wykonujących pracę nakładczą;
- na urlopie bezpłatnym;
- na urlopie wychowawczym;
- pobierających zasiłek macierzyński;
- które nie podlegają ubezpieczeniom społecznym w danym miesiącu (nawet przez jeden dzień).
ZUS IWA czy wliczamy właściciela/pracodawcę?
Informacja ZUS IWA musi być sporządzona i złożona jeżeli:
- przez cały rok poprzedni i przez co najmniej jeden dzień w styczniu opłacane były składki na ubezpieczenie wypadkowe przynajmniej za jedną osobę;
- przed złożeniem formularza, w roku poprzednim do ubezpieczenia wypadkowego zgłoszone były średnio co najmniej 10 osób;
- przedsiębiorca znajdował się w rejestrze REGON 31 grudnia.
Należy pamiętać, że powyższe kryteria dotyczą również pracodawcy/właściciela firmy.
Do liczby ubezpieczonych trzeba dodać też osobę współpracującą, wspólnika spółki oraz osobę prowadzącą JDG, o ile podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu.
ZUS IWA w Płatniku ZUS
Płatnik to bezpłatny program przygotowany przez ZUS, który umożliwia tworzenie, weryfikację i wysyłanie dokumentów ubezpieczeniowych, w tym ZUS IWA. Informację można przygotować i wysłać w menu Płace i Kadry/Deklaracje roczne IWA.
Aby sporządzić ZUS IWA, należy podać m.in. liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich (jeśli miały miejsce) oraz liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Aplikacja wyświetli na ekranie komunikat jeżeli okaże się, że w ciągu roku był przynajmniej jeden miesiąc bez ubezpieczonych i złożenie informacji nie jest konieczne.
Czy wypadek w drodze do pracy wykazujemy w ZUS IWA?
Wypadek w drodze do pracy nie uprawnia do zasiłku wypadkowego i nie jest uwzględniany przy sporządzaniu informacji ZUS IWA. Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego przysługuje tylko ubezpieczonym, których niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową.
W informacji ZUS IWA ujmowane są tylko wypadki spełniające definicję wypadku przy pracy.
ZUS IWA a działalność jednoosobowa
Obowiązek złożenia informacji ZUS mają wszyscy przedsiębiorcy, którzy spełniają kryteria. Dotyczy to również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Instrukcja wypełnienia ZUS IWA
Informacja ZUS IWA składa się z 6 części, w których należy podać:
01 – identyfikator deklaracji;
02 – kod terytorialny (według siedziby płatnika składek, lista kodów znajduje się na witrynie ZUS);
03 – dane identyfikacyjne, czyli NIP, REGON oraz numer PESEL lub serię i numeru dowodu osobistego, lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (np. paszportu) oraz liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego;
04 – kod rodzaju przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności, liczbę wypadków w roku, za który składana jest informacja oraz liczbę wypadków ciężkich i śmiertelnych z danego roku, a także liczbę zatrudnionych w warunkach szkodliwych dla zdrowia według stanu na 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja;
05 – adres korespondencyjny płatnika;
06 – podpis.
ZUS IWA wysyłany jest w formie elektronicznej (przez program Płatnik) lub składany w formie papierowej (do terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu). Można też skorzystać z aplikacji księgowo-kadrowej, która obsługuje wystawianie i wysyłanie deklaracji ZUS.
Pobierz formularz ZUS IWA do druku.
Liczba zatrudnionych w warunkach zagrożenia w ZUS IWA
Płatnik ustalający liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia uwzględnia tylko pracowników, czyli osoby pozostające w stosunku pracy i zatrudnione w warunkach zagrożenia spowodowanego czynnikami związanymi ze środowiskiem pracy.
Należy podać wszystkich pracowników zatrudnianych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (NDS, NDN) w środowisku pracy.
Gratyfikant w ZUS IWA
Gratyfikant GT to system kadrowo-płacowy dedykowany dla małych i średnich przedsiębiorstw. Nie oferuje pełnej deklaracji ZUS IWA, może jednak ułatwić przygotowanie informacji, np. podając dane o liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy i zatrudnionych w warunkach zagrożenia.
Korekta ZUS IWA
Płatnik może skorygować informacje podane w ZUS IWA. Jeżeli sam stwierdził nieprawidłowości w złożonej informacji, to na ich poprawienie ma 7 dni od momentu wykrycia nieprawidłowości. Tyle samo czasu jest na korektę jeżeli otrzymał zawiadomienie od ZUS (lub decyzję) o stwierdzeniu nieprawidłowości.
Jeżeli nieprawidłowość została stwierdzona podczas kontroli, korektę należy złożyć w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Kopie informacji ZUS IWA oraz korekty należy przechowywać przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, bez względu na formę (dokument pisemny lub elektroniczny).
Płatnicy, którzy nie złożyli ZUS IWA lub podali nieprawdziwe informacje, narażają się na podwyższenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe o 150%.
Przeczytaj więcej w kategorii ZUS.
