Jak wystawiać faktury? Czy ich wystawianie jest obowiązkowe dla wszystkich firm, niezależnie od okoliczności? Sprawdź, jakie elementy zawrzeć w prawidłowej fakturze VAT.
W świecie biznesu faktura to rozwiązanie, z którym spotykamy się bardzo często. O tym, jak ważnym z punktu widzenia prawa dokumentem jest faktura, dobitnie świadczy to, że ten rodzaj dokumentu został nawet dopuszczony dla działalności nierejestrowych. Jak wystawiać faktury?
Spis treści
Czym jest faktura i na co wpływa?
Aktem prawnym, który właściwości i zasady wystawiania faktury, jest Ustawa o podatku VAT. Założenie, jakie przyświecało państwu (czyli ustawodawcy) jest bardzo proste. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą, mają obowiązek wystawić fakturę dla innego podatnika.
Dlaczego to tak ważne? Można tu wskazać na kilka kluczowych kwestii. Z punktu widzenia aparatu państwowego najważniejszą są oczywiście podatki. Każda transakcja, która przechodzi przez scentralizowany system, zapewnia aparatowi państwowemu określony przychód, z jakiego właściciel firmy musi się później rozliczyć.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura nie ma wszystkich danych. Czy jest ważna?
| Czy wiesz, że…
Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? |
Czy faktury VAT są obowiązkowe dla wszystkich firm?
Nie każda firma musi wystawiać faktury dla każdej transakcji. Ustawodawca przewidział tutaj kilka wyjątków. Osoby, które są podmiotowo lub przedmiotowe zwolnione z konieczności uiszczania podatku VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur. Z jednym małym wyjątkiem.
Jeśli jednak podmiot, od którego nabyły one dane dobro lub usługę, zażąda wystawienia faktury w okresie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano zlecenie, to działalność gospodarcza ze zwolnieniem z podatku VAT również ma obowiązek taki dokument wystawić.
Dość ciekawie umocowano w prawie działalności nierejestrowe, czyli takie, które nie mogą przekroczyć dochodu wynoszącego połowy minimalnego wynagrodzenia. Z formalnego punktu widzenia taka „firma na próbę” również może wystawiać faktury. Mimo tego, że nie posiada numeru NIP ani — co do zasady — nie jest osobą prawną.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura wystawiona na dane osoby prywatnej zamiast na firmę
Do kiedy trzeba wystawić fakturę VAT?
Najlepiej jest wystawiać fakturę zaraz po ukończeniu zlecenia lub przy okazji dostarczenia zamówionego dobra do osoby zamawiającej. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Ustawodawca doskonale zdaje sobie z tego sprawę, dlatego też w polskim porządku prawnym można odnaleźć kilka widełek, kiedy powinniśmy wystawić FV.
W zdecydowanej większości przypadków górny limit został wskazany na piętnasty dzień miesiąca następujący po miesiącu, kiedy nastąpiła sprzedaż. Jeśli więc w lipcu sprzedaliśmy dane dobro, to fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 sierpnia.
Jeśli nabywca zażądał od nas wystawienia faktury VAT, to mamy nieco mniej czasu. W takiej sytuacji mamy obowiązek wystawić fakturę do 15 dni od zgłoszenia żądania. Od tej reguły jest jednak kilka wyjątków.
Ustawodawca bardzo wyrozumiale podszedł do firm, które działają w obszarze usług budowlanych. Te podmioty mają nieco więcej czasu. Precyzując, mogą one wystawić fakturę VAT do 30 dni od dnia wykonania usług.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura czy paragon? Jaki dokument wystawić?
W jeszcze lepszej sytuacji są wydawcy książek drukowanych. Oni na wystawienie dokumentu mają aż 90 dni. Fakturę datowaną na termin płatności mogą z kolei wystawiać firmy działające w obszarze telekomunikacji. Ustawodawca przewiduje jeszcze kilka wyjątków od reguły 15 dni, dlatego też każda działalność gospodarcza powinna wcześniej skonsultować się w tej sprawie na przykład z radcą prawnym lub księgową.
Jak wystawiać faktury VAT?
W polskim porządku prawnym bardzo dokładnie opisano wszystkie niezbędne elementy, które pozwalają sklasyfikować fakturę jako taką, która jest wystawiona poprawnie i jednocześnie wolna od uchybień, które mogłyby zostać wyłapane przez organy kontrolne.
Każda faktura VAT musi mieć swój indywidualny numer. Zdecydowana większość programów do fakturowania jest w pełni kompatybilna z tym rozwiązaniem i daje możliwość wyboru zasad numeracji faktur. Można wybierać między kluczem nazwy, miesiąca, dnia lub roku.
Dokument musi mieć też widoczną datę wystawienia, a (jeśli te daty różnią się względem siebie) także datę wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Bardzo ważnym elementem jest NIP naszej działalności, jej pełna nazwa i dane teleadresowe oraz nazwa i liczba sprzętu lub usług, jakie sprzedaliśmy.
Jeśli na przykład udało nam się sprzedać 5 ręcznie wykonywanych etui do smartfonów, to nie wystarczy podać ceny łącznej. Na druku musi być też widoczna cena jednostkowa netto. Powinniśmy pamiętać też o stawkach podatkowych, a także o łącznej należności, jaką na nasze konto (które także powinno być widoczne na fakturze) ma przelać klient.
Zobacz również: Opinie na temat oprogramowania Małej Księgowości
Elementy faktury
Wszystkie elementy, które powinny znaleźć się na fakturze, zgodnie z ustawą o VAT są to:
- data wystawienia;
- kolejny numer. Sposób, w jaki faktury będą numerowane, zależy od przedsiębiorcy. Ważne by dało się ją łatwo zidentyfikować;
- nazwa podatnika i nabywcy towarów. Chodzi o wskazanie na fakturze kupującego i sprzedającego;
- numer NIP sprzedawcy;
- NIP kupującego. Jeśli kupujący to osoba fizyczna, zamiast NIP-u można wpisać PESEL;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi;
- data otrzymania zapłaty, jeśli faktura wystawiana jest przed pełnym dostarczeniem towaru. W takiej sytuacji na fakturze wpisuje się dwie daty – datę wystawienie faktury oraz dostarczenia towarów lub świadczenia usług;
- nazwa towaru lub usługi. Chodzi o to, by poprawnie określić, co jest przedmiotem transakcji;
- liczba sprzedanych towarów albo rodzaj usług;
- kwota sprzedaży netto, bez doliczonego podatku VAT;
- całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług;
- stawka podatku. Jeśli sprzedajemy towary z różnymi stawkami podatku, to każdy z nich należy określić na fakturze;
- kwota podatku;
- wartość brutto.
Jak wystawić fakturę w programie Mała Księgowość?
Sposób wystawiania faktury w programie Mała Księgowość zależy od tego, czy jest to faktura usługowa, czy sprzedażowa.
Wystawianie faktury za usługi
Fakturę usługową wystawisz, wchodząc w 'Sprzedaż’ > 'Dokumenty’ > 'Faktura za usługi’. Następnie należy wypełnić dane faktury. (O tym, jakie dane są obowiązkowe, możesz przeczytać w naszym artykule „Dane do faktury”.)
Wypełnioną fakturę możesz wysłać mailem, przy pomocy konta e-mail, zdefiniowanego w oknie 'Poczta’. W tym celu kliknij 'Wyślij’.
Możesz ją też zaksięgować, klikając 'Księguj’.
Wystawianie faktury sprzedażowej
Aby wystawić fakturę sprzedażową, w pierwszej kolejności wystaw jeden z dokumentów:
- WZ – dokument służący do wydania towaru z magazynu związanego z dostawami towarów lub świadczeniem usług;
- KWZ – dokument korygujący dokument WZ;
- PZ – przyjęcie towaru (wprowadzane w przypadku zakupu nowego towaru od dostawcy);
- KPZ – dokument korygujący dokument PZ.
Następnie, z menu wybierz 'Sprzedaż’ > 'Operacje’ > 'Fakturowanie dokumentów’. Wybierz dokument, na podstawie którego chcesz wystawić fakturę i kliknij 'Fakturuj’.
Dlaczego warto wybrać Małą Księgowość Rzeczpospolitej?
|
Zobacz również: Wszystkie funkcjonalności oprogramowania Małej Księgowości
