Faktury, które otrzymujemy od kontrahentów, mogą mieć różną formę graficzną. Część zawiera kolorowe logotypy, inne wyglądają dość skromnie. To, co łączy takie dokumenty, to zestaw określonych danych, informacji, które zawierają. Sprawdzamy, co musi zawierać faktura i co się dzieje, jeśli nie ma wszystkich wymaganych danych.
W polskim prawie bardzo dokładnie opisano wszystkie niezbędne elementy, które pozwalają sklasyfikować fakturę jako taką, która jest wystawiona poprawnie. Jeśli wystawiasz fakturę VAT, musisz o nich pamiętać. Jeśli faktura nie ma danych wymienionych poniżej, jest nieważna.
Spis treści
Kiedy fakura jest ważna?
Każda faktura VAT musi mieć swój indywidualny numer. Zdecydowana większość programów do fakturowania jest w pełni kompatybilna z tym rozwiązaniem i daje możliwość wyboru zasad numeracji faktur. Można wybierać między kluczem nazwy, miesiąca, dnia lub roku.
Dokument musi mieć też widoczną datę wystawienia, a (jeśli te daty różnią się względem siebie) także datę wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Bardzo ważnym elementem jest NIP naszej działalności, jej pełna nazwa i dane teleadresowe oraz nazwa i liczba sprzętu lub usług, jakie sprzedaliśmy.
Jeśli na przykład udało nam się sprzedać 5 ręcznie wykonywanych etui do smartfonów, to nie wystarczy podać ceny łącznej. Na druku musi być też widoczna cena jednostkowa netto. Powinniśmy pamiętać też o stawkach podatkowych, a także o łącznej należności, jaką na nasze konto (które także powinno być widoczne na fakturze) ma przelać klient.
| Czy wiesz, że…
Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? |
Konieczne elementy faktury VAT
Według Obwieszczenia Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 7 kwietnia 2022 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem.
Co powinna zawierać faktura? Szczególne przypadki
Powyższe elementy prawdziwe obowiązkowe są w przypadku faktur VAT, które nie są objęte zwolnieniami, o których opowiemy później. Są jednak jeszcze dodatkowe elementy, które powinny zawierać faktury w szczególnych przypadkach. Rzeczy, które zawiera faktura VAT w przypadkach określonych w obwieszczeniu to:
16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
– wyrazy „metoda kasowa”;
17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług lub
c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
a) przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.
Jak widać, wystawienie zwykłej faktury VAT nie jest takie proste, jak mogłoby się to wydawać. Zasady wystawiania faktur nie są zbytnio skomplikowane, ale istnieje dużo różnych przypadków, w których musimy pamiętać o dodatkowych danych.
Ważne informacje na fakturze
Okazuje się jednak, że w pewnych sytuacjach wystarczy podanie mniejszej ilości informacji, a mimo to będzie to dokument ważny. Faktury np. mogą nie mieć numeru NIP. Będzie tak, chociażby wtedy, gdy dostawa towaru realizowana jest przez firmę, która jest zwolniona z VAT, w przypadku dostaw energii elektrycznej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych, czy usług „komunalnych”. NIP-u nie trzeba też umieszczać, gdy stroną transakcji jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej.
CZYTAJ TAKŻE: Krajowy System E-faktur. Czym różni się od e-faktury?
Prawo dopuszcza też sytuację, że nie podajemy osobno kwoty podatku dla poszczególnych wartości sprzedaży. Wystarczy, że jest to podsumowanie jednostkowych kwot.
Faktura nie ma wszystkich danych – i co dalej?
Jeśli faktura nie ma wszystkich wymaganych przez prawo elementów, nie jest właściwie wystawioną fakturą VAT. W związku z tym nie można na podstawie takiego dokumentu odliczyć podatku VAT. Wszystko dlatego, że jeśli dokumentu nie wystawimy poprawnie, to tak jakby nie istniał i nie można odliczyć podatku VAT.
Wówczas możemy anulować fakturę. W takiej sytuacji podatnik wystawia ponownie fakturę, która będzie zawierała wszystkie konieczne elementy. Co istotne nie będzie to już faktura korygująca, a normalna pierwotna faktura (choć oczywiście wystawiona dużo później niż doszło do transakcji).
Reasumując: żeby faktura była ważna, to musi zawierać określone elementy. Brak nawet jednego z nich powoduje, że dokument nie jest ważny. Może potwierdzać oczywiście transakcję, ale nie da możliwości odliczenia podatku VAT. A to przecież jeden z głównych powodów uzyskiwania faktury.
Często zadawane pytania
Czy faktura może nie mieć numeru?
Faktura musi mieć numer. Faktury muszą być numerowane kolejno w kolejności chronologicznej. Każda powinna mieć numer większy od poprzedniej.
Co musi znaleźć się na fakturze?
Każda faktura powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- kolejny numer faktury,
- dane kupującego i podatnika,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów,
- nazwę towaru lub usługi,
- liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę,
- opusty lub obniżki cen,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku,
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- kwotę należności ogółem.
Czy można zaksięgować fakturę bez numeru NIP?
Można zaksięgować fakturę bez numeru NIP. Co więcej, można użyć jej do odliczenia podatku VAT, o ile na podstawie pozostałych danych jesteśmy w stanie udowodnić, że to my jesteśmy kupującym.
Czego nie musi zawierać faktura?
Faktura nie musi zawierać elementów takich jak:
- nazwa dokumentu,
- oznaczenia „oryginał” lub „kopia”,
- sposobu płatności,
- podpisu lub pieczątki.
Jak wygląda faktura imienna?
Faktura imienna zawiera datę wystawienia, oznaczenia związane z obiema stronami dokonywanej transakcji, numer faktury, nazwę towaru, cenę netto, stawkę podatku, ilość towarów, czy też ogólną kwotę należną.
Kiedy faktura nie jest ważna?
Faktura nie jest ważna, kiedy nie zawiera któregoś ze swoich obowiązkowych elementów. Elementy, które muszą znaleźć się na każdej fakturze, wymieniamy w artykule powyżej.
Program Mała Księgowość
Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.
