Istnieje szereg umów, które muszą przyjąć formę aktu notarialnego. Wśród tych najpopularniejszych należałoby wymienić umowy kupna-sprzedaży nieruchomości, czy umowy niektórych rodzajów spółek. Co zatem warto wiedzieć o tej formie czynności prawnej? Poznaj akt notarialny.
Akt notarialny jest szczególną formą czynności prawnej. Praktycznie każda umowa może przyjąć formę aktu notarialnego, jeśli jej strony będą miały takie życzenie. Jednak jedynie nieliczne z nich muszą taką formę przyjąć z nakazu ustawodawstwa.
Czym dokładnie jest akt notarialny, jak powinien być zbudowany oraz jakie umowy muszą przyjąć taką formę? Serdecznie zapraszamy do lektury!
Spis treści
Czym jest akt notarialny?
Akt notarialny ma swoją definicję w ustawie z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie. Zapisane tam zostało, że aktem notarialnym nazywany jest dokument urzędowy, którego zadaniem jest potwierdzenie woli stron. Może być sporządzony, kiedy strony umowy posiadają taką wolę lub kiedy wymagają tego przepisy prawa.
Czynności, które wymagają dokonania ich w obecności notariusza, znajdziemy w rozdziale trzecim Kodeksu cywilnego. Wymieniamy je również w dalszej części naszego artykułu.
Akt notarialny przyjmuje postać sformalizowanego dokumentu przygotowywanego przez notariusza zgodnie z obowiązującym stanem prawnym. To specyficzna, ale powszechnie znana i stosowana szczególna forma czynności prawnej.
Do czego potrzebny jest akt notarialny?
Jak już wspomnieliśmy, umowę w formie aktu notarialnego można podpisać, jeśli jej strony sobie tego życzą albo, kiedy wymaga tego prawo. Forma ta powstała, aby możliwe było potwierdzenie dokonania pewnej czynności prawnej. Tylko notariusz może sporządzić akt notarialny. Musi on przy tym posiadać odpowiednie kompetencje i uprawnienia ku temu, aby przygotować dokument urzędowy o sformalizowanym charakterze i niepozostawiający pola dla żadnych niejasności.
Fakt, że akty notarialne sporządzane są przez notariuszy, nie oznacza, że strony nie mogą zupełnie ingerować w ich treść. Dokumenty powstają po wcześniejszym ustaleniu ze stronami ich treści. Na spotkaniu notariusz zawsze odczytuje treść aktu przed jego podpisaniem, aby możliwe było wprowadzenie poprawek.
Każda umowa może zostać sporządzona w formie aktu notarialnego. Nie ma tutaj ograniczeń. Decydujące znaczenie ma wola stron. Najczęściej jednak strony decydują się na zachowanie formy aktu notarialnego jedynie, kiedy jest to zupełnie niezbędne, a więc kiedy wymaga tego ustawodawca. Dzieje się tak, ponieważ koszt sporządzenia dokumentu jest stosunkowo wysoki.
Jakie umowy muszą przyjąć formę aktu notarialnego? Są to przede wszystkim:
- umowy niektórych spółek, na przykład spółki: partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- umowy dotyczące podziału nieruchomości nabytej w drodze spadku;
- zgody małżonka dotyczące sprzedaży nieruchomości wspólnej;
- pełnomocnictwa do nabycia lub zbycia nieruchomości;
- umowy przenoszące prawo do wieczystego użytkowania;
- umowy zbywające prawa do posiadania nieruchomości;
- umowy podziału majątku wspólnego.
Niektóre z dokumentów mogą zostać wydane w formie elektronicznej i opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Mowa tutaj o elektronicznych poświadczonych odpisów, wyciągów oraz kopii okazanych dokumentów. Warto jednak podkreślić, że akty notarialne nie mogą być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ani też podbijane elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.
Co można wpisać do aktu notarialnego?
Ustawodawca nie określił konkretnego wzoru aktu notarialnego. Wskazał jednak na elementy niezbędne, które powinny znaleźć się w dokumencie. Notariusz ma zatem pewną dowolność w kwestii ostatecznego wyglądu aktu.
Zgodnie z paragrafem 1 artykułu 92 Prawa o notariacie w akcie notarialnym powinny się znaleźć:
- data sporządzenia dokumentu – obowiązkowo: data, miesiąc oraz rok, a nieobligatoryjnie na żądanie stron również: godziny i minuty rozpoczęcia oraz zakończenia podpisywania aktu;
- miejscowość sporządzenia dokumentu;
- imię i nazwisko oraz siedziba kancelarii notarialnej, a w razie wyznaczenia zastępstwa notariusza – dane zastępcy lub osoby upoważnionej do dokonywania czynności notarialnych (sporządzenia aktu);
- oznaczenie stron aktu notarialnego – w dokumencie powinny się znaleźć następujące informacje o stronach uczestniczących w umowie: imiona, nazwiska, imiona rodziców, miejsca zamieszkania osób fizycznych lub nazwy i siedziby osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników oraz wszystkich innych osób, które są obecne w kancelarii podczas sporządzania aktu notarialnego;
- oświadczenia stron aktu z powołaniem się na okazane przy akcie dokumenty – jeśli zajdzie taka potrzeba;
- stwierdzenie faktów i istotnych okoliczności, jakie zaszły podczas spisywania aktu – na żądanie stron;
- podpisy wszystkich osób biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
- podpis i pieczęć notariusza.
Unieważnienie aktu notarialnego
Do unieważnienia aktów notarialnych dochodzi bardzo rzadko, ponieważ sporządzający je notariusz zaświadcza powagą swojego urzędu, że wszystkie zapisy takiego aktu są zgodne z rzeczywistym stanem rzeczy. Jeśli jednak zdarzy się, że osoba złoży wadliwe oświadczenie woli, to ma rok od momentu zawarcia umowy w formie aktu notarialnego na jego unieważnienie.
Wśród wad występujących w oświadczeniach woli, które pozwalają na ich unieważnienie, można wymienić:
- nieświadomość oświadczenia woli;
- pozorność oświadczenia;
- popełnione błędy w trakcie oświadczenia;
- wykrycie podstępu przy zawieraniu aktu notarialnego;
- oświadczenie złożone pod wpływem nacisku.
Podsumowując, akt notarialny to szczególna forma oświadczenia woli stron. Praktycznie każda umowa może zostać sporządzona w formie aktu notarialnego, jeśli jej strony sobie tego życzą. Istnieje jednak szereg dokumentów, które muszą przyjąć taką postać, ponieważ wymaga tego ustawodawstwo. Nie ma możliwości, aby akty notarialne podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czy też podbić kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Notariusze mogą natomiast wydawać elektroniczne poświadczenia.
