Podpis elektroniczny – wszystko, co musisz wiedzieć

Podpis elektroniczny jest bardzo ważny w obecnej dobie cyfryzacji. Sprawdź, jakie jest jego zastosowanie. Poznaj różne rodzaje podpisów elektronicznych.

Podpis elektroniczny to odpowiednik czytelnego podpisu lub parafki nawiązującej np. do inicjałów, dopuszczalnych w świecie analogowym. Jednak w cyfrowej rzeczywistości waga podpisu i jego zastosowanie zależą od prawa i technologii. Przedstawiamy rodzaje podpisów elektronicznych.

Rodzaje podpisów elektronicznych w prawie

Podpis elektroniczny jako pojęcie funkcjonuje w prawie Unii Europejskiej już prawie 24 lata. To znaczy, od czasów, gdy e-maile nie były powszechne, a większość użytkowników komputerów w Polsce funkcjonowała w trybie offline. Mowa o Dyrektywie o Wspólnotowej Infrastrukturze Podpisów Elektronicznych (1999/93/WE). Notabene RP nie było jeszcze w UE.

CZYTAJ TAKŻE: Jaka jest ważność podpisu elektronicznego?

Przepisy te jako archaiczne zastąpiono Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS). Co do zasady na gruncie obecnie obowiązującego prawa można wyróżnić następujące rodzaje podpisów elektronicznych:

  • zwykły podpis elektroniczny,
  • zaawansowany podpis elektroniczny,
  • kwalifikowany podpis elektroniczny.

Rodzaje podpisów elektronicznych. Zwykły podpis elektroniczny

Wyobraźmy sobie osobę wysyłającą CV w procesie rekrutacyjnym, która podpisuje się pod dokumentem „Jan Nowak”. W takim wypadku możemy uznać, że właśnie zastosowała ona zwykły podpis elektroniczny. Prawo precyzuje go jako dane w postaci cyfrowej, dołączone bądź logicznie powiązane z innymi danymi, jakie znalazły się np. w pliku tekstowym.

CZYTAJ TAKŻE: Podpis zaufany – jak to działa?

To oznacza, że definicję tę spełnia imię i nazwisko zapisane pod mailem. Prawo precyzuje jednak, że aby korzystać ze skutków prawnych na gruncie rozporządzenia eIDAS, podpis, o którym mówimy, należy złożyć w ramach usługi zaufania.

Zastosowanie zwykłego podpisu elektronicznego

Funkcjonują różne platformy, np. w środowisku wewnątrzfirmowym, które umożliwiają złożenie takiego rodzaju podpisu elektronicznego za pośrednictwem usługi chmurowej. Z takiego rozwiązania korzysta dziś coraz więcej firm.

Rodzaje podpisów elektronicznych. Zaawansowany podpis elektroniczny

Tutaj mamy do czynienia z wyższym stopniem wykorzystania technologii. Prawo bowiem stawia przed zaawansowanym podpisem elektronicznym konkretne wymagania. Po pierwsze musi być on unikalnie podporządkowany konkretnej osobie, która podpisuje dokument. Chodzi o możliwość ustalenia jego tożsamości.

Po drugie, należy składać go przy użyciu danych, które służą do składania podpisu elektronicznego. Ten zapis zabezpiecza interesy użytkownika podpisu elektronicznego. Podpisujący powinien mieć pewność, że podpisu może użyć osobiście i wyłącznie pod swoją kontrolą.

CZYTAJ TAKŻE: Dokument z pieczęcią elektroniczną. Skąd wiadomo, że jest wiarygodny?

Mało tego. Rozporządzenie eIDAS w artykule 26. zakłada, że taki rodzaj podpisu elektronicznego musi być powiązany z podpisanymi danymi w taki sposób, że jakakolwiek zmiana dokonana później, była rozpoznawalna. Między innymi z tego powodu dokumenty podpisane zaawansowanym podpisem elektronicznym sądy traktują jako silny dowód, który pozwala w sposób jednoznaczny potwierdzić, kto, kiedy i na jakim etapie się podpisał.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Rozporządzenie eIDAS wyróżnia jeszcze jeden e-podpisu, czyli „kwalifikowany podpis elektroniczny”. W tym wypadku mamy dużo podobieństw do zaawansowanego podpisu opisanego wcześniej. Różnica polega jednak na tym, że ten rodzaj podpisu złożyć można za pomocą „kwalifikowanego urządzenia przeznaczonego składaniu podpisów elektronicznych”. Musi ono być powiązane ze stosownym certyfikatem podpisu elektronicznego.

W przypadku podpisu kwalifikowanego mówimy o niezaprzeczalnym potwierdzeniu, kto i kiedy uwierzytelnił dokument. Kluczowa jest tutaj rola kwalifikowanego dostawcy usługi zaufania, który potwierdza zweryfikowanie tożsamości podpisującego oraz jej zautoryzowanie we wspomnianym certyfikacie.

CZYTAJ TAKŻE: Podpis elektroniczny. Rodzaje podpisów elektronicznych

Dlaczego jest w tym przypadku konieczne zastosowanie kwalifikowanego urządzenia? Chodzi o to, by danych użytych do złożenia podpisu nikt nie skopiował. Są one przypisane wyłącznie do urządzenia i znajdują się wyłącznie w jego pamięci.

Taki zestaw zabezpieczeń gwarantuje, że kwalifikowanego podpisu po prostu nie da się podrobić, czy w jakikolwiek sposób sfałszować. Ten rodzaj podpisu elektronicznego jest traktowany na równi z podpisem własnoręcznym, a jego ważność obowiązuje na terenie całej UE.

Jak długo ważny jest podpis elektroniczny?

Elektroniczny podpis nie będzie ważny w nieskończoność. Dlatego tak ważne jest, aby śledzić ważność podpisu dokumentu. To, jak długo twój podpis elektroniczny będzie w użytku, zależy od dostawcy.

Zazwyczaj podpisy wykupuje się na od 1 do 3 lat. Co należy zrobić po upływie tego czasu? To również zależy od firmy. Zazwyczaj możesz dokonać odnowienia podpisu elektronicznego przez stronę internetową lub infolinię.

CZYTAJ TAKŻE: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i podpis – zastosowania

Jak się podpisać podpisem elektronicznym?

Podpisywanie certyfikatem kwalifikowanym może zazwyczaj przebiegać na dwa sposoby. Po pierwsze, możesz podpisać plik za pomocą specjalnego programu dostawcy. Żeby dowiedzieć się, jak to zrobić, znajdź instrukcję dostarczoną przez firmę.

Jak podpisać dokument PDF?

Drugim sposobem jest wykorzystanie programu Adobe Acrobat, który umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów PDF. Aby to zrobić:

  1. Otwórz dokument, który chcesz podpisać.
  2. Kliknij ikonę stalówki albo Narzędzia > Wypełnij i podpisz, albo opcję Wypełnij i podpisz z menu po prawej stronie.
  3. Wybierz opcję Wypełnij i podpisz na wyświetlonym panelu.
  4. Gdy wyświetli się formularz, najedź myszką na miejsce, w którym chcesz złożyć podpis.
  5. Kliknij ikonę stalówki i wybierz, czy chcesz złożyć cały podpis, czy tylko inicjały.
  6. Podpis zostanie złożony. Aby go przesunąć, kliknij podpis i użyj strzałek.

CZYTAJ TAKŻE: Podpis elektroniczny dla obcokrajowca. Jak go uzyskać?

Ile kosztuje podpis elektroniczny?

Zamówienie podpisu kwalifikowanego wiąże się oczywiście z kosztami. Zazwyczaj koszt podpisu elektronicznego kwalifikowanego to 300-500 złotych na dwa lata. Po tym czasie konieczne będzie odnowienie podpisu, co również będzie płatne, chociaż koszt jest nieco niższy niż jego wykupienie.

Jak wygląda podpisany dokument?

Elektroniczne podpisywanie dokumentów to w rzeczywistości pewna informacja, którą przekazujemy programowi komputerowemu. Właściwie taki podpis nie musiałby mieć wizualnej reprezentacji, jednak mogłoby to przysparzać problemów osobom, które otrzymują opatrzone nim dokumenty.

Aby łatwo można było rozpoznać dokument z podpisem w postaci elektronicznej, dostawcy podpisów nadają mu wizualną formę. To, jak dokładnie będzie wyglądał dokument, który ma podpis elektroniczny, zależy od dostawcy, jednak zazwyczaj będzie to napis informujący kto i kiedy go podpisał.

CZYTAJ TAKŻE: Co to jest pieczęć elektroniczna? FAQ

Czy profil zaufany to to samo co podpis elektroniczny?

Profil zaufany i podpis elektroniczny to dwie różne rzeczy. Należy o tym pamiętać, zanim podpiszesz dokument podpisem zaufanym. Ten działa tylko w kontaktach z urzędami, nie zaś do celów komercyjnych. Zdobędziesz go za pośrednictwem swojego banku lub poprzez rządowy system ePUAP. Za jego pomocą możesz na przykład założyć działalność gospodarczą.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Ulga na złe długi – warunki skorzystania z ulgi na podatek od niezapłaconych faktur dla PIT, CIT i VAT

Ulga na złe długi to sposób na odzyskanie podatku od niezapłaconych faktur przychodowych. Jest instrumentem, który ma chronić wierzycieli. Spójrzmy, na czym polega i...

Koncesja na alkohol – ile kosztuje, kto ją wydaje? Jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych??

Koncesja na alkohol to potoczna nazwa zezwolenia  na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych. Kwestie dotyczące sprzedaży napojów alkoholowych reguluje ustawa z 26 października 1982 r....

Czy spółka komandytowo-akcyjna się opłaca?

Spółka komandytowo-akcyjna to spółka osobowa, która łączy w sobie cechy spółki komandytowej i spółki akcyjnej. Nie ma osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną i...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!