Brak zapłaty za fakturę. Czy muszę zapłacić podatek?

Zatory płatnicze są sporym problemem. Opóźnienie płatności u jednego przedsiębiorcy, zwykle szybko powoduje opóźnienia u kolejnych. Co zrobić, gdy wystawiliśmy fakturę kontrahentowi, a płatność nie została uregulowana? Jak to rozliczyć?

Nierzetelny kontrahent może trafić się każdemu. Są tacy, którzy opóźniają płatności, są też tacy, którzy nie płacą w ogóle. Oczywiście w takim wypadku nie można odpuszczać. Wyślijmy więc upomnienie, wezwanie do zapłaty, a może nawet skorzystajmy z pomocy firmy windykacyjnej. Zróbmy wszystko, co w naszej mocy, by należność odzyskać.

Brak zapłaty za fakturę – kiedy trzeba zapłacić podatek od faktury?

Termin zapłaty podatku od faktury zależy od rodzaju podatku oraz okresu rozliczeniowego. W większości krajów, w tym w Polsce, podatek od towarów i usług (VAT) jest rozliczany co miesiąc lub co kwartał.

CZYTAJ TAKŻE: Zwolnienie z VAT – kto może być zwolniony z VAT w 2023 roku?

W przypadku miesięcznego rozliczania VAT-u podatnicy muszą złożyć deklarację VAT-7 oraz opłacić należny podatek do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie. Na przykład, deklarację za marzec trzeba złożyć i zapłacić do 25 kwietnia.

W przypadku kwartalnego rozliczania VAT-u podatnicy muszą złożyć deklarację VAT-7K oraz opłacić należny podatek do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, którego dotyczy rozliczenie. Na przykład, deklarację za pierwszy kwartał trzeba złożyć i zapłacić do 25 kwietnia.

Brak zapłaty za fakturę a podatek

Jeśli kontrahent nie zapłaci nam za usługę lub towar, to nie dość, że poniesiemy stratę związaną z koniecznością poniesienia wydatków na realizację usługi, będziemy musieli teraz rozliczyć podatki związane z przychodem. Trzeba będzie zapłacić podatek VAT, a także podatek dochodowy.

Mówiąc wprost, wystawiona faktura, niezależnie od tego, czy pieniądze za nią dotarły na nasze konto, czy nie, uznawana jest za potwierdzenie realizacji usługi lub dostarczenia produktu, a co za tym idzie, że jest rozliczona. W związku z tym należy zapłacić od tej należności podatek.

CZYTAJ TAKŻE: Pierwsza zaliczka na podatek dochodowy. Jak rozliczyć?

Brak zapłaty za fakturę – ulga na złe długi

Na szczęście prawo przewiduje ulgi, które mają pomóc ograniczyć skutki niezapłaconych faktur. To tzw. ulgi na złe długi. Ulga na złe długi odnosi się zarówno do podatku VAT, jak i podatku dochodowego. W przypadku podatku VAT można go odzyskać, jeśli nie otrzymaliśmy pieniędzy z wystawionej przez nas faktury. Żeby to było możliwe trzeba spełnić kilka warunków.

Przede wszystkim sprzedaż musiała być dokonana na rzecz podmiotu, który nie znajduje się w trakcie likwidacji albo upadłości, opóźnienie w stosunku do terminu płatności jest nie większe niż 90 dni, a od daty wystawienia faktury upłynęło mniej niż 2 lata.

CZYTAJ TAKŻE: Jaka stawka VAT dla towaru lub usługi. Gdzie to sprawdzić?

Co ważne, transakcja musi dotyczyć podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Jeśli więc niezapłacona faktura dokumentuje transakcję dla osoby prywatnej, która nie prowadzi działalności, nie będzie można zastosować ulgi na złe długi. Jeśli przynajmniej jeden z warunków nie został spełniony, nie będziemy mogli skorzystać z ulgi na złe długi.

Brak zapłaty za fakturę – co z podatkiem dochodowym?

Od 2020 roku ulgę na złe długo można wykorzystać również w odniesieniu do podatku dochodowego. Jeśli od terminu płatności nie minęło 90 dni, to można skorygować podstawę opodatkowania. Żeby jednak z takiej możliwości skorzystać, musimy mieć dokument potwierdzający fakt, że zaległość jest nieściągalna.

CZYTAJ TAKŻE: Czy darowizna podlega VAT? Jaki jest VAT od darowizny?

Jeśli zastosujemy ulgę na złe długi, możemy uzyskać spore oszczędności. Wiedząc o tym, że istnieje możliwość skorzystania z ulgi na złe długi, nie możemy zapominać, że znacznie korzystniejsze może być windykowanie należności. Zamiast dokonywać skomplikowanych obliczeń, korygowania rozliczeń podatków, lepiej zawsze podjąć rozmowy z dłużnikiem, by ten zechciał uregulować płatność.

Jeśli polubowne działania nie przynoszą skutku, warto podjąć współpracę z firmą windykacja. Na koniec zostaje nam sprawa sądowa i egzekucja należności przez komornika. Taka procedura zwykle trwa dość długo. Gdy w międzyczasie dłużnik ogłosił upadłość lub po prostu zbankrutował, możemy nie mieć możliwości ściągnięcia z niego pieniędzy. Wszystko dlatego, że po prostu może nie mieć żadnego majątku.

CZYTAJ TAKŻE: Jak zapłacić mniejszy podatek dochodowy? 10 pomysłów

Brak zapłaty za fakturę. Jak odzyskać należność?

Brak zapłaty za fakturę jest frustrujący dla przedsiębiorcy lub firmy i powoduje problemy, np. z płaceniem podatku. Oto kilka kroków, które można podjąć, aby odzyskać należność:

1. Skontaktuj się z dłużnikiem. Pierwszym krokiem jest próba skontaktowania się z dłużnikiem i wyjaśnienie sytuacji. Może to być drogą telefoniczną, mailową lub listowną. Upewnij się, że masz kopię faktury i umowy, aby móc odwołać się do dokumentów w trakcie rozmowy.
2. Wysyłka przypomnień. Jeśli po pierwszym kontakcie dłużnik nadal nie ureguluje należności, warto wysłać przypomnienie o płatności. W wielu przypadkach to wystarcza, aby przyspieszyć proces regulacji należności.
3. Wysłanie wezwania do zapłaty. Jeśli przypomnienie o płatności nie przyniosło rezultatów, można wysłać wezwanie do zapłaty. To pismo jest oficjalnym dokumentem, którym dłużnik zostanie zobowiązany do zapłaty należności w określonym terminie.
4. Wysłanie formalnej korespondencji. Jeśli wezwanie do zapłaty również nie przyniesie rezultatów, można skierować sprawę do firmy windykacyjnej lub do prawnika. Formalna korespondencja może zachęcić dłużnika do uregulowania należności, a także może pomóc w przyspieszeniu procesu odzyskiwania należności.
5. Postępowanie sądowe. Jeśli powyższe kroki nie przyniosą rezultatów, należy rozważyć postępowanie sądowe przeciwko dłużnikowi. W tym przypadku warto zasięgnąć porady prawnika, który pomoże w przygotowaniu dokumentów i reprezentacji przed sądem.

CZYTAJ TAKŻE: Rejestracja VAT – jak się zarejestrować do VAT? 

Należy pamiętać, że każdy przypadek jest inny i nie ma jednoznacznej metody na odzyskanie należności. Jednakże powyższe kroki mogą pomóc w zwiększeniu szans na odzyskanie należności.

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.