Czy pieczątka jest obowiązkowa? Choć przepisy tego nie wymagają, to bywa, że urzędnicy żądają przystawienia pieczęci na dokumentach. W kontaktach z instytucjami finansowymi (np. bankami) czy innymi firmami pieczątka jest konieczna lub przydatna. Jednak nie zawsze trzeba jej używać w fizycznej postaci.
Spis treści
Czy pieczątka jest obowiązkowa?
W teorii nie ma przepisów wymagających od przedsiębiorców posiadania i używania pieczątek. Dotyczy to kontaktów z urzędnikami i innymi firmami. Jednak w praktyce odpowiedź na pytanie, „czy pieczątka jest obowiązkowa” jest nieco bardziej skomplikowana.
Choć brak jest formalnych podstaw, aby domagać się od przedsiębiorców korzystania z pieczątek, to czasem zdarza się, że niektóre urzędy wymagają jej użycia. Na wielu drukach urzędowych nadal widnieje napis „podpis i pieczęć przedsiębiorcy”, jednak wystarczy tylko podpis, bo to on potwierdza oświadczenie osoby. W praktyce przedsiębiorca może obok odręcznego podpisu (imienia i nazwiska) umieścić dopisek, że nie posiada pieczątki.
Zgodnie z prawem przedsiębiorców, aby zidentyfikować przedsiębiorcę, urząd może żądać tylko nazwy firmy i NIP (art. 20 ust. 2 i 4).
Do Sejmu trafił w lipcu 2023 roku projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ulepszenia środowiska prawnego i instytucjonalnego dla przedsiębiorców. Zawiera m.in. doprecyzowanie kwestii dotyczących użycia pieczątek firmowych.
„Brak pieczątki na piśmie lub wniosku, a także brak dołączonego do pisma lub wniosku wydruku komputerowego aktualnych, lub pełnych informacji o podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego albo zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, nie stanowią braku formalnego ani nie są powodem, aby stwierdzić, że pismo lub wniosek są niekompletne, chyba że przepisy odrębne nakazują stosowanie pieczątki lub dołączenie wydruku” – czytamy w projekcie ustawy. Zmiany w przepisach mają wejść w życie w styczniu 2024 roku.
Kiedy potrzebna jest pieczątka?
Decyzja o wyrobieniu pieczątki i jej używaniu zależy od preferencji przedsiębiorcy. Niektórzy właściciele firm wiedzą, że brakuje przepisów nakładających na nich obowiązek posiadania pieczątki, jednak korzystają z niej, aby np. uniknąć dyskusji z urzędnikami.
Pieczątka może przydać się w relacjach z innymi przedsiębiorcami, np. podczas podpisywania kontraktów. Choć nie jest wymagana przepisami, to dodaje wiarygodności stronom. Jest też praktyczna, bo można na niej umieścić najważniejsze dane firmy i nie trzeba ich wpisywać na dokumencie odręcznie.
Pieczątka będzie potrzebna w kontaktach z podmiotami innymi niż urzędy administracji publicznej. Banki, zakłady ubezpieczeniowe czy inne instytucje finansowe zazwyczaj umieszczają we własnych regulaminach wymóg posiadania przez przedsiębiorcę pieczęci firmowej. Oznacza to, że niemal każdy właściciel firmy musi zaopatrzyć się w pieczątkę jeżeli chce wziąć kredyt, pożyczkę, wykupić ubezpieczenie lub wziąć samochód w leasing.
Jeżeli przedsiębiorca ma wątpliwości czy użycie pieczątki jest konieczne, może poprosić urzędników o wskazanie podstawy prawnej.
Zakres informacji umieszczanych na pieczątce firmowej jest dowolny. Najlepiej umieścić na niej najważniejsze dane identyfikujące przedsiębiorstwo, ułatwiające kontakt czy pomagające w reklamie. Mogą to być:
- nazwa firmy,
- adres siedziby,
- numer NIP,
- telefon,
- adres e–mail,
- adres strony internetowej.
Co zamiast pieczątki? Pieczęć elektroniczna
Wraz z postępującą cyfryzacją obiegu dokumentów, rola pieczątki będzie malała. Odbitą pieczątkę nadal można zobaczyć na fakturach, jednak 1 lipca 2024 roku wchodzi obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, który zastąpi tradycyjne papierowe i elektroniczne dokumenty potwierdzające transakcje.
Dobrą odpowiedzią na nowoczesne wyzwania stojące przed przedsiębiorcami jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Zastępuje klasyczną pieczątkę i służy do uwierzytelniania wszelkich dokumentów w wersji elektronicznej. To nie wszystko. Gwarantuje również ich integralność – każda zmiana wprowadzona do dokumentu potwierdzonego pieczęcią elektroniczną będzie widoczna. E–pieczęć ma jeszcze jedną ważną zaletę – nie można jej podrobić.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna może być używana razem z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taka pieczęć służy do potwierdzenia dokumentów firmowych przez osoby prawne, a podpis do potwierdzenia oświadczenia woli konkretnej osoby.
E–pieczęcią można uwierzytelnić m.in.:
- oficjalną firmową korespondencję,
- oferty wysyłane do innych przedsiębiorstw,
- dokumenty prawne,
- sprawozdania,
- raporty,
- tabele opłat i prowizji,
- potwierdzenie zamówień i dostawy towaru,
- regulaminy,
- wewnętrzne decyzje,
- dokumentację pracowników.
Nowoczesne kwalifikowane pieczęcie elektroniczne są droższe od swoich fizycznych odpowiedników, jednak bardziej wszechstronne, wygodne i bezpieczne. Ich użycie zapewnia integralność sygnowanego dokumentu. Co ważne, e–pieczęcie renomowanych dostawców spełniają wszystkie wymogi prawa UE i rozporządzenia eIDAS regulującego korzystanie z identyfikacji elektronicznej.
