Czy dowód księgowy i nota księgowa to pojęcia, znaczące to samo? Czym jest dowód księgowy? Jak wygląda nota księgowa? Wyjaśniamy to w naszym materiale.
Dowód księgowy to dokument używany podczas księgowania, nazywany również dowodem źródłowym. Potwierdza, że określona operacja gospodarcza faktycznie została przeprowadzona. Szerszym pojęciem jest dokument księgowy. Oznacza on wszystkie dokumenty pomocne w rozliczeniach księgowych, zarówno te, które podlegają, jak i nie podlegają ewidencji. Sprawdź, czym różni się od noty księgowej.
Spis treści
Co to jest dowód księgowy?
Dowód księgowy jest podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Księgowi wyróżniają kilka rodzajów dowodów księgowych:
- dowód zewnętrzny obcy – to dokument otrzymany od kontrahentów. Są to m.in. faktura zakupu, nota księgowa, a także potwierdzenie salda;
- dowód zewnętrzny własny – dokumenty, które my przekazujemy kontrahentom. To również faktury sprzedaży, czy nota odsetkowa;
- dowód wewnętrzny – to wszystkie dokumenty potwierdzające operacje wewnątrz firm, np. ruchy magazynowe.
Co jest dowodem księgowym?
Żeby dokument można było uznać za dowód księgowy, musi zawierać określone elementy. Powinien przynajmniej określać, jaki jest to rodzaj dowodu księgowego i numer identyfikacyjny. Trzeba też koniecznie określić strony, które dokonują danej operacji gospodarczej. Dowody księgowe powinny zawierać też opis operacji i jej wartość, a także datę operacji.
Można więc przyjąć, że dowód księgowy to każdy dokument, który potwierdza operację gospodarczą i jest poprawnie wystawiony. Gdy te warunki są spełnione, można wykorzystać go do udokumentowania określonych zdarzeń gospodarczych.
W przypadku gdy dowód zawiera rozliczenie w obcej walucie, to trzeba zrobić przeliczenie na polską walutę. Stosuje się wtedy kurs obowiązujący w dniu wykonania danej operacji gospodarczej potwierdzonej dowodem księgowym.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura korygująca
Błędy w dowodach księgowych
Dowód księgowy jako potwierdzenie operacji gospodarczej musi być przygotowany starannie i czytelnie. Co, jednak gdy zdarzy się błąd w dowodzie księgowym? W takiej sytuacji potrzeba będzie korekta.
Żeby dokonać korekty dowodu księgowego, skreśla się błędną treść, tak by była ona widoczna, a obok wpisuje się poprawną wartość. Nie można korygować pojedynczych liczb.
Na czym polega kontrola dowodów księgowych?
Kontrola dowodów księgowych polega na weryfikacji poprawności dokumentów finansowych, takich jak faktury, rachunki, umowy, paragony, wyciągi bankowe i inne dokumenty, które są podstawą księgowości przedsiębiorstwa. Kontrola ta ma na celu sprawdzenie, czy dane z dokumentów finansowych zostały poprawnie wprowadzone do ksiąg rachunkowych i czy nie występują w nich błędy.
CZYTAJ TAKŻE: Czy księgowa odpowiada za błędy?
Kontrola dowodów księgowych może być przeprowadzona przez organy państwowe, takie jak Urząd Skarbowy czy ZUS, podczas kontroli podatkowej lub składania zeznań podatkowych. Może też być prowadzona wewnętrznie przez pracowników księgowości lub audytorów, którzy zapewniają poprawność danych finansowych w przedsiębiorstwie.
Podczas kontroli dowodów księgowych, osoby przeprowadzające kontrolę sprawdzają, czy dokumenty finansowe zawierają wszystkie wymagane informacje i czy są one poprawne i zgodne z przepisami prawa. Kontrolują także, czy wszystkie dokumenty zostały prawidłowo zaksięgowane, czy nie ma w nich błędów lub nieprawidłowości, które mogą wpłynąć na poprawność rozliczeń finansowych przedsiębiorstwa.
CZYTAJ TAKŻE: Spis z natury a remanent
Przechowywanie dowodów księgowych
Przechowywanie dowodów księgowych jest bardzo ważne ze względu na wymogi prawa podatkowego oraz ewentualne kontrole organów podatkowych. Oto kilka zasad dotyczących przechowywania dowodów księgowych:
- Miejsce przechowywania – dowody księgowe powinny być przechowywane w miejscu, które zapewnia ich bezpieczeństwo i ochronę przed zniszczeniem lub kradzieżą. Najlepiej przechowywać je w zamkniętych i zabezpieczonych szafkach, szufladach lub archiwizatorach.
- Czas przechowywania – okres przechowywania dowodów księgowych zależy od rodzaju dokumentu oraz przepisów prawa podatkowego. Zazwyczaj dokumenty finansowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zostały sporządzone. Należy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach, np. w przypadku umów długoterminowych, okres przechowywania może być dłuższy.
- Porządek i uporządkowanie – dowody księgowe powinny być przechowywane w uporządkowany sposób, np. według daty, rodzaju dokumentu, kontrahenta czy numeru dokumentu. W ten sposób łatwiej jest odnaleźć potrzebne dokumenty w przypadku kontroli podatkowej lub innego zdarzenia.
- Ochrona przed zniszczeniem – dowody księgowe powinny być zabezpieczone przed zniszczeniem, np. poprzez umieszczenie ich w plastikowych koszulkach lub folderach. W przypadku dokumentów elektronicznych należy zadbać o regularne tworzenie ich kopii zapasowych i przechowywanie ich na różnych nośnikach.
- Rozwiązania cyfrowe – coraz częściej firmy decydują się na przechowywanie dokumentów księgowych w formie cyfrowej, co pozwala na oszczędność miejsca i ułatwia ich przechowywanie oraz odnajdywanie. W takim przypadku warto zainwestować w dobre oprogramowanie do archiwizacji dokumentów oraz regularnie wykonywać kopie zapasowe.
CZYTAJ TAKŻE: Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego
Podsumowując, przechowywanie dowodów księgowych wymaga zachowania odpowiednich standardów bezpieczeństwa i ochrony przed zniszczeniem lub utratą. Dobrze zorganizowany i uporządkowany system przechowywania pozwoli uniknąć problemów związanych z ich odnajdywaniem w razie potrzeby.
Co to jest nota księgowa?
Skoro sporo napisaliśmy już o dokumentach księgowych, pora sprawdzić co to jest nota księgowa. Nota księgowa jest rodzaje dowodu księgowego. Nota księgowa zwana jest również notą obciążeniowo-uznaniową.
Kiedy stosuje się notę księgową?
Nota księgowa wykorzystywana jest do udokumentowania transakcji, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Może to być np. obciążenie odsetkami od opóźnionej płatności, rozliczenie kary umownej za nieterminowe wykonanie umowy, udokumentowanie odszkodowania od ubezpieczyciela, potwierdzenia np. opłat skarbowych.
CZYTAJ TAKŻE: Samodzielne prowadzenie księgowości
Na nocie księgowej nie musi być bezpośrednich podpisów osób dokonujących transakcji. Nota księgowa nie jest tym samym co nota korygująca. Nie stosujemy jej więc do poprawiania błędnie wystawionych dokumentów potwierdzających jakąś operację gospodarczą.
Jak wystawić notę księgową w Małej Księgowości?
Aby wystawić notę księgową, otwórz Małą Księgowość i wejdź w 'Księgowość’ > 'Dokumenty’ > 'Noty księgowe’. Następnie wprowadź:
- numer kolejny noty,
- data wprowadzenia noty,
- oznaczenie, czy jest to lista obciążeniowa, czy uznaniowa,
- (opcjonalnie) uwagi,
- (opcjonalnie) pozycje noty księgowej – kolejne pozycje.
Szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj.
Nie masz jeszcze Małej Księgowości? Wygodny program księgowy możesz kupić tutaj, już od 149 złotych/rocznie.
Dowód księgowy a nota księgowa – podsumowanie
Czym więc różni się nota księgowa od dowodu księgowego? Dowód to pojęcie znacznie szersze. Nota księgowa może być dowodem księgowym, ale nie każdy dowód księgowy jest notą. Powoduje to, że nie zawsze możemy tych pojęć używać naprzemienne. Znaczą coś innego, choć są ze sobą powiązane.
CZYTAJ TAKŻE: Błąd w księgach rachunkowych. Co za to grozi?
Oto podstawowe różnice pomiędzy tymi dokumentami:
- Dowód księgowy – to dokument źródłowy, który stanowi podstawę do zaksięgowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Dowody księgowe mogą przyjmować różne formy, takie jak faktury, rachunki, wyciągi bankowe, paragony i inne. Dowód księgowy powinien zawierać podstawowe informacje dotyczące transakcji, takie jak data, numer, nazwa kontrahenta, opis usługi lub towaru, kwota, stawka podatku i inne.
- Nota księgowa – to dokument wewnętrzny, który służy do ewidencjonowania operacji księgowych w firmie. Nota księgowa nie jest dokumentem źródłowym i nie może zastąpić dowodu księgowego. Noty księgowe są tworzone na podstawie dowodów księgowych i zawierają informacje dotyczące zaksięgowanej transakcji, takie jak konto księgowe, kwota, stawka podatku i inne.
Podsumowując, dowód księgowy jest dokumentem źródłowym, który stanowi podstawę do zaksięgowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, natomiast nota księgowa jest dokumentem wewnętrznym, który służy do ewidencjonowania operacji księgowych w firmie. Dowód księgowy jest niezbędny do prawidłowego zaksięgowania operacji w księgach rachunkowych, a nota księgowa stanowi jedynie narzędzie do wewnętrznej kontroli i ewidencji operacji księgowych w firmie.
Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.
