Jak wygląda ewidencja przebiegu pojazdu? Czy każdy przedsiębiorca musi ją przeprowadzać? W jaki sposób powinna wyglądać? Przeczytaj i dowiedz się wszystkiego, co najważniejsze.
Jeszcze kilka lat temu ewidencja przebiegu pojazdu nie była obłożona wieloma restrykcyjnymi przepisami. Od 2016 roku wiele się jednak zmieniło. W praktyce skutkuje to tym, że firmy muszą przestrzegać wielu nowych wytycznych, jeśli chcą otrzymać pełen zwrot podatku od paliwa. Jak prowadzić ewidencję samochodu?
Spis treści
Czy każdy musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Na szczęście nie. Ustawodawca zastosował tu klasyczną metodę „kija i marchewki”. Jeśli chcesz cieszyć się ze stu procent zwrotu podatku za wyjeżdżone paliwo, to nie zdołasz uciec od ewidencji przebiegu pojazdu. Wynika to ze specyficznego statusu takiego pojazdu w polskim porządku prawnym.
CZYTAJ TAKŻE: Samochód w leasingu – jak rozliczyć?
Oznacza to, że taki samochód musisz wykorzystywać tylko do tak zwanego użytku firmowego. Jeśli auto, to na przykład firmowy pojazd dostawczy, którym po pracy nikt z firmy nie jeździ na przykład na zakupy, czy do kina, to oznacza to, że mieścimy się w takim właśnie użytku, a więc możemy odliczyć pełen VAT.
Co z osobami, które korzystają z takiego auta w modelu mieszanym, a więc na przykład poza dojazdami do pracy, jeżdżą też nim do dentysty, lekarza, czy na stadion, by zobaczyć mecz? Dla nich przewidziano tak zwany użytek mieszany. Tacy przedsiębiorcy mogą odliczyć tylko 50% należnego podatku za paliwo.
Widać więc dość wyraźnie, że przepisy zostały zaostrzone w dużej mierze po to, by jeszcze bardziej uszczelnić system podatkowy, by więcej pieniędzy zostało w budżecie państwa. A prowadzenie pełnej „kilometrówki” to w Polsce dość skomplikowane zadanie. Co warto o nim wiedzieć?
Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Ustawodawca podszedł do tej kwestii w sposób niezwykle rygorystyczny. Nie wystarczy sama informacja o tym, ile kilometrów wyjeździliśmy na jednym baku. Gromadzony jest też szereg innych danych, które mogą zostać wykorzystane podczas kontroli przez administrację skarbową.
Podczas ewidencji przebiegu pojazdu firmy muszą więc podawać:
- imię i nazwisko kierowcy,
- numer rejestracyjny,
- liczbę pokonanych kilometrów,
- datę rozpoczęcia wyjazdu.
Co ciekawe, trzeba też podać opis pokonanej trasy, wskazując na punkt jej rozpoczęcia i zakończenia.
CZYTAJ TAKŻE: Samochód w kredycie – jak rozliczyć?
Dlaczego to tak ważne? Można tu wysnuć domniemanie, że zgodnie z intencją ustawodawcy, trasa powinna być najkrótszą prostą łączącą punkt A z punktem B. Można podać w wątpliwość, czy na przykład dojazd do autostrady, który „kosztował nas” 15 km znajdzie zrozumienie w oczach kontrolera. Mimo tego, że późniejsza podróż taką drogą zaoszczędziła nam nieco czasu, dzięki czemu firma zarobiła więcej.
W raporcie trzeba też każdorazowo wskazać na cel wyjazdu, a cała księga musi być prowadzona w taki sposób, by każdy wyjazd miał swój indywidualny numer w systemie. To kolejne ułatwienie dla organów kontrolnych. Mogą one na przykład prześwietlać poszczególne grupy wyjazdów, konfrontując je ze sobą.
Zwieńczeniem kilometrówki jest też informacja o stanie licznika na koniec każdego dnia roboczego. Widać więc dość wyraźnie, że liczba informacji, jakiej życzy sobie rząd, w zamian za prawo pełnego odliczenia VAT-u, jest wręcz ogromna, a ich wygenerowanie może zająć firmom wiele cennego czasu.
Co ciekawe, obowiązek prowadzenia ewidencji może dotyczyć też… samochodów prywatnych. Dochodzi do tego w sytuacji, gdy zgodnie z poleceniem służbowym przełożonego, na potrzeby dojazdu roboczego używa się prywatnego samochodu jednego z pracowników. Tylko za tak rozliczone koszty szef będzie mógł zwrócić im pieniądze.
Więcej artykułów o rozliczaniu kosztów i podatków znajdziesz w kategorii Biuro rachunkowe.
Czy opłaca się prowadzić ewidencję?
Ewidencja przebiegu pojazdu jak najbardziej może się opłacać. Można tu wskazać na przykład firmy wyspecjalizowane, z dużym taborem pojazdów mechanicznych, na przykład TIR-ami czy betoniarkami. W o wiele gorszej sytuacji są zaś jednoosobowe działalności gospodarcze, które stanowią koło zamachowe polskiej gospodarki.
CZYTAJ TAKŻE: Zakup samochodu na firmę. Jak to rozliczyć
Często zdarza się, że auto wykorzystywane jest też w domu po godzinach. Nawet jeśli jest to użytkowanie sporadyczne, to wielu właścicieli JDG decyduje się na kompromis i korzysta z 50-procentowego zwrotu podatku, tracąc na tym nieco gotówki. Co w zamian? Chyba tylko spora ilość zaoszczędzonego czasu, jaką można przeznaczyć na rozwój firmy.
Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w Małej Księgowości?
Ewidencję przebiegu pojazdu możesz prowadzić w Małej Księgowości. W tym celu, najpierw zdefiniuj:
- stawki za 1 km przebiegu pojazdu,
- pojazdy prywatne,
- cele wyjazdów,
- opisy tras wyjazdów pojazdem prywatnym.
Nowy wyjazd wprowadzisz, wchodząc w 'Księgowość’ > 'Dokumenty’ > 'Ewidencja przebiegu pojazdów’. Tu podasz:
- datę wyjazdu,
- cel wyjazdu,
- opis trasy,
- odległość.
W ewidencji pojazdów na mk.rp.pl automatycznie rozliczysz każdy pojazd, obliczysz jaki koszt wygenerował, a także zaksięgujesz dane.
Szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj.
Nie masz jeszcze Małej Księgowości? Wygodny program księgowy możesz kupić tutaj, już od 149 złotych/rocznie.
