Konto księgowe, czyli podstawowy element systemu rachunkowości w firmie. Dlaczego warto zrozumieć jego istotę?

W każdej firmie trzeba prowadzić księgowość. O ile jednak niewielkie podmioty stosują ewidencję uproszczoną, w tym np. ryczałt ewidencjonowany, kartę podatkową czy KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów), to sytuacja wygląda inaczej w przypadku większych przedsiębiorstw.

Po przekroczeniu w poprzednim roku 2 mln euro przychodów konieczne jest przejście na tzw. pełną księgowość (w przypadku sp. z o.o. czy spółek akcyjnych obowiązek nie wynika z żadnych limitów). Pełna ewidencja funkcjonuje w oparciu o konta księgowe.

Konto księgowe, czyli podstawa w ewidencji rachunkowej

Prowadzenie ewidencji w formie pełnej księgowości to rozwiązanie, które budzi w przedsiębiorcach ambiwalentne odczucia. Z jednej strony wariant ten umożliwia prowadzenie precyzyjnej kontroli finansów oraz dokładne prześledzenie przebiegu danej operacji (np. od przyjęcia na magazyn materiałów aż po wydanie gotowego towaru klientom).

Z drugiej jednak strony taka ewidencja nie jest niczym prostym, a każda operacja gospodarcza musi zostać przypisana do konkretnego konta księgowego. W tym tekście opiszemy, czym jest konto księgowe. Jak działa pełna księgowość oparta na tzw. kontach teowych?

Konto księgowe — co to jest? Budowa konta

Konto księgowe służy do rejestrowania operacji gospodarczych, które zachodzą w przedsiębiorstwie. Jeśli wskutek operacji gospodarczych zachodzą zmiany w składnikach aktywów, pasywów lub zwiększenie/zmniejszenie kosztów czy przychodów, a w efekcie strat i zysków firmy — konieczne jest dokonanie odpowiednich zapisów na kontach.

Kluczowe elementy konta księgowego

Każde takie konto księgowe składa się z kilku elementów. Dzięki nim możliwa staje się rzetelna i przejrzysta ewidencja operacji:

• nazwa konta — powinna być ona precyzyjna, by móc odzwierciedlać rodzaj przedstawionych na nim elementów gospodarczych. Oto przykłady: „Środki trwałe” czy „Rozrachunki z dostawcami” (więcej znajdziesz w dalszej części tekstu);
• symbol konta — liczbowy symbol konta, który umożliwia jednoznaczne zidentyfikowanie konta;
• dwie przeciwstawne strony — strona debetowa oraz kredytowa. Po jednej stronie ewidencjonuje się operacje zwiększające stan konta, po drugiej zaś zmniejszające. To, która ze stron obniża oraz podwyższa saldo, zależy od rodzaju konta;
• saldo początkowe — informuje ono o wartości danego składnika na początku okresu sprawozdawczego (zwykle rocznego okresu rozrachunkowego);
• obroty stron — suma kwot, które odzwierciedlają zwiększenia i zmniejszenia wartości danego składnika;
• saldo końcowe — kwota ta informuje o wartości danego składnika na końcu okresu sprawozdawczego;
• obroty konta — jest to suma obrotów stron i sald końcowych;
• suma kontrolna konta — dzięki niej możemy sprawdzić, czy zapisy dokonane po obu stronach konta są zgodne.

Jak się prowadzi konta księgowe?

Prowadzenie konta księgowego to ciąg czynności. Niezależnie od tego, z jakim kontem mamy do czynienia, musimy wykonać takie działania jak:

• utworzenie — pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest opisanie konta nazwą i nadanie mu odpowiedniego numeru zgodnie z przyjętym w przedsiębiorstwie Zakładowym Planem Kont;
• otwarcie — robi się to poprzez wprowadzenie salda początkowego (kwotę pobiera się z bilansu otwarcia) lub zaksięgowanie pierwszej operacji gospodarczej (jeśli saldo początkowe wynosi zero);
• księgowanie — w trakcie roku rozliczeniowego (roku księgowego) dokonuje się rejestracji różnych operacji gospodarczych, uwzględniając datę operacji, numer i rodzaj dowodu księgowego, opis operacji oraz kwotę;
• zamknięcie konta — na zakończenie roku księgowego ustala się obroty stron konta oraz wynikające z tego saldo końcowe, co umożliwia nam poprawne zamknięcie konta.

Konta syntetyczne i analityczne — różnice i zastosowanie

W rachunkowości wyróżniamy dwa rodzaje kont: konta syntetyczne i analityczne.

• Konta syntetyczne, które przedstawiają zbiorcze zapisy dotyczące różnych grup środków gospodarczych. Są to konta ogólne, a ich wartości bezpośrednio wpływają na sumy w sprawozdaniach finansowych oraz bilansach. Przykładowo, takim kontem syntetycznym mogą być „Rozrachunki z dostawcami” (ujmuje się tu łączne obroty na kontach wszystkich dostawców).
• Konta analityczne, czyli szczegółowe uzupełnienie kont syntetycznych. Pozwalają nam one na precyzyjne przedstawienie danych z kont syntetycznych. Ewidencja analityczna dotyczy konkretnych składników majątku. Przykładowo, w przypadku wspomnianych już „Rozrachunki z dostawcami” kontami analitycznymi będą pozycje przypisane poszczególnym dostawcom. Ewidencja ta jest wykorzystywana m.in. do prowadzenia rozrachunków z klientami i dostawcami, ewidencji poszczególnych przychodów i kosztów oraz odpisów amortyzacyjnych.

Przykładowe konta księgowe

Na koniec, przyjrzyjmy się kilku przykładom typowych kont księgowych:

• 100 „Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
• 130 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”,
• 200 „Sprzedaż materiałów”,
• 210 „Wartość sprzedanych materiałów”,
• 220 „Przychody finansowe”,
• 230 „Koszty finansowe”,
• 240 „Pozostałe przychody operacyjne”,
• 300 „Obroty wewnętrzne”,
• 310 „Materiały”,
• 330 „Towary”,
• 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”,
• 400 „Amortyzacja”,
• 401 „Zużycie materiałów i energii”,
• 402 „Usługi obce”,
• 403 „Podatki i opłaty”,
• 404 „Wynagrodzenia”,
• 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• 406 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
• 701 „Koszt sprzedanych produktów”,
• 730 „Sprzedaż towarów”,
• 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,
• 740 „Sprzedaż materiałów”,
• 741 „Wartość sprzedanych materiałów”,
• 750 „Przychody finansowe”,
• 751 „Koszty finansowe”,
• 760 „Pozostałe przychody operacyjne”,
• 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
• 790 „Obroty wewnętrzne”.