Konto księgowe, czyli podstawowy element systemu rachunkowości w firmie. Dlaczego warto zrozumieć jego istotę?

W każdej firmie trzeba prowadzić księgowość. O ile jednak niewielkie podmioty stosują ewidencję uproszczoną, w tym np. ryczałt ewidencjonowany, kartę podatkową czy KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów), to sytuacja wygląda inaczej w przypadku większych przedsiębiorstw.

Po przekroczeniu w poprzednim roku 2 mln euro przychodów konieczne jest przejście na tzw. pełną księgowość (w przypadku sp. z o.o. czy spółek akcyjnych obowiązek nie wynika z żadnych limitów). Pełna ewidencja funkcjonuje w oparciu o konta księgowe.

Konto księgowe, czyli podstawa w ewidencji rachunkowej

Prowadzenie ewidencji w formie pełnej księgowości to rozwiązanie, które budzi w przedsiębiorcach ambiwalentne odczucia. Z jednej strony wariant ten umożliwia prowadzenie precyzyjnej kontroli finansów oraz dokładne prześledzenie przebiegu danej operacji (np. od przyjęcia na magazyn materiałów aż po wydanie gotowego towaru klientom).

Z drugiej jednak strony taka ewidencja nie jest niczym prostym, a każda operacja gospodarcza musi zostać przypisana do konkretnego konta księgowego. W tym tekście opiszemy, czym jest konto księgowe. Jak działa pełna księgowość oparta na tzw. kontach teowych?

Czy wiesz, że…?

Pieczęć kwalifikowaną w najniższej cenie znajdziesz na pieczeckwalifikowana.pl.

Konto księgowe — co to jest? Budowa konta

Konto księgowe służy do rejestrowania operacji gospodarczych, które zachodzą w przedsiębiorstwie. Jeśli wskutek operacji gospodarczych zachodzą zmiany w składnikach aktywów, pasywów lub zwiększenie/zmniejszenie kosztów czy przychodów, a w efekcie strat i zysków firmy — konieczne jest dokonanie odpowiednich zapisów na kontach.

Kluczowe elementy konta księgowego

Każde takie konto księgowe składa się z kilku elementów. Dzięki nim możliwa staje się rzetelna i przejrzysta ewidencja operacji:

  • nazwa konta — powinna być ona precyzyjna, by móc odzwierciedlać rodzaj przedstawionych na nim elementów gospodarczych. Oto przykłady: „Środki trwałe” czy „Rozrachunki z dostawcami” (więcej znajdziesz w dalszej części tekstu);
  • symbol konta — liczbowy symbol konta, który umożliwia jednoznaczne zidentyfikowanie konta;
  • dwie przeciwstawne strony — strona debetowa oraz kredytowa. Po jednej stronie ewidencjonuje się operacje zwiększające stan konta, po drugiej zaś zmniejszające. To, która ze stron obniża oraz podwyższa saldo, zależy od rodzaju konta;
  • saldo początkowe — informuje ono o wartości danego składnika na początku okresu sprawozdawczego (zwykle rocznego okresu rozrachunkowego);
  • obroty stron — suma kwot, które odzwierciedlają zwiększenia i zmniejszenia wartości danego składnika;
  • saldo końcowe — kwota ta informuje o wartości danego składnika na końcu okresu sprawozdawczego;
  • obroty konta — jest to suma obrotów stron i sald końcowych;
  • suma kontrolna konta — dzięki niej możemy sprawdzić, czy zapisy dokonane po obu stronach konta są zgodne.
Warto wiedzieć!Ogólny schemat konta księgowego:

Z uwagi na charakterystyczny kształt takie konta określa się również jako tzw. konta teowe (od litery „T”).

Jak się prowadzi konta księgowe?

Prowadzenie konta księgowego to ciąg czynności. Niezależnie od tego, z jakim kontem mamy do czynienia, musimy wykonać takie działania jak:

  • utworzenie — pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest opisanie konta nazwą i nadanie mu odpowiedniego numeru zgodnie z przyjętym w przedsiębiorstwie Zakładowym Planem Kont;
  • otwarcie — robi się to poprzez wprowadzenie salda początkowego (kwotę pobiera się z bilansu otwarcia) lub zaksięgowanie pierwszej operacji gospodarczej (jeśli saldo początkowe wynosi zero);
  • księgowanie — w trakcie roku rozliczeniowego (roku księgowego) dokonuje się rejestracji różnych operacji gospodarczych, uwzględniając datę operacji, numer i rodzaj dowodu księgowego, opis operacji oraz kwotę;
  • zamknięcie konta — na zakończenie roku księgowego ustala się obroty stron konta oraz wynikające z tego saldo końcowe, co umożliwia nam poprawne zamknięcie konta.

Konta syntetyczne i analityczne — różnice i zastosowanie

W rachunkowości wyróżniamy dwa rodzaje kont: konta syntetyczne i analityczne.

  • Konta syntetyczne, które przedstawiają zbiorcze zapisy dotyczące różnych grup środków gospodarczych. Są to konta ogólne, a ich wartości bezpośrednio wpływają na sumy w sprawozdaniach finansowych oraz bilansach. Przykładowo, takim kontem syntetycznym mogą być „Rozrachunki z dostawcami” (ujmuje się tu łączne obroty na kontach wszystkich dostawców).
  • Konta analityczne, czyli szczegółowe uzupełnienie kont syntetycznych. Pozwalają nam one na precyzyjne przedstawienie danych z kont syntetycznych. Ewidencja analityczna dotyczy konkretnych składników majątku. Przykładowo, w przypadku wspomnianych już „Rozrachunki z dostawcami” kontami analitycznymi będą pozycje przypisane poszczególnym dostawcom. Ewidencja ta jest wykorzystywana m.in. do prowadzenia rozrachunków z klientami i dostawcami, ewidencji poszczególnych przychodów i kosztów oraz odpisów amortyzacyjnych.
Warto wiedzieć!

O tym, jakich kont używa się podczas dokonywania różnych księgowań, mówią nam m.in.;

  • ustawa o rachunkowości,
  • Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR),
  • Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR),
  • Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości FInansowej (MSSF).

Przykładowe konta księgowe

Na koniec, przyjrzyjmy się kilku przykładom typowych kont księgowych:

  • 100 „Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
  • 130 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”,
  • 200 „Sprzedaż materiałów”,
  • 210 „Wartość sprzedanych materiałów”,
  • 220 „Przychody finansowe”,
  • 230 „Koszty finansowe”,
  • 240 „Pozostałe przychody operacyjne”,
  • 300 „Obroty wewnętrzne”,
  • 310 „Materiały”,
  • 330 „Towary”,
  • 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”,
  • 400 „Amortyzacja”,
  • 401 „Zużycie materiałów i energii”,
  • 402 „Usługi obce”,
  • 403 „Podatki i opłaty”,
  • 404 „Wynagrodzenia”,
  • 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
  • 406 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
  • 701 „Koszt sprzedanych produktów”,
  • 730 „Sprzedaż towarów”,
  • 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,
  • 740 „Sprzedaż materiałów”,
  • 741 „Wartość sprzedanych materiałów”,
  • 750 „Przychody finansowe”,
  • 751 „Koszty finansowe”,
  • 760 „Pozostałe przychody operacyjne”,
  • 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
  • 790 „Obroty wewnętrzne”.
Warto wiedzieć!

Strukturę ewidencji w danej firmie przyjmuje się w ramach Zakładowego Planu Kont.

Pieczęć kwalifikowana – wygodne rozwiązanie dla Twojej firmy

Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz na pieczeckwalifikowana.pl. Jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF.

Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kod zawodu ZUS pracownika biurowego

Pracownik biurowy pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu firmy. Główny kod tego zawodu to 41: „Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni”.  Czym się zajmuje pracownik biurowy? Do...

Kod zawodu ZUS sprzedawcy

Kod zawodu sprzedawcy zależy od branży, w której pracuje oraz zakresu jego obowiązków. Główny kod to 52, który oznacza „Sprzedawcy i pokrewni”. Sprzedawca na targowisku...

Kod zawodu ZUS robotnika gospodarczego i czym się zajmuje

Zadaniem robotnika gospodarczego jest m.in. utrzymanie porządku w budynkach i na terenie posesji. Jaki jest jego kod zawodu? Czym zajmuje się robotnik gospodarczy? Do obowiązków robotnika...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!