Pracownik to inwestycja, która pozwala firmie na osiągnięcie zysków. A skoro jest to inwestycja, to trzeba pamiętać również o kosztach, które generuje. Ile kosztuje zatrudnienie pracownika? Jakie są koszty pracodawcy? Przeczytaj tekst, a dowiesz się, ile kosztuje pracownik w 2023 roku.
Spis treści
Czym jest całkowity koszt pracodawcy?
Koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko pensja „na rękę”, którą osoba zatrudniona otrzymuje każdego miesiąca. Wręcz przeciwnie – płaca netto to wprawdzie największa część kosztu pracodawcy, ale nie jedyna.
Na całkowity koszt pracodawcy składają się także:
- składki na FP, tzn. Fundusz Pracy,
- ubezpieczenie zdrowotne,
- składki na FGŚP, czyli Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- ubezpieczenie wypadkowe,
- ubezpieczenie emerytalne,
- ubezpieczenie rentowe,
- ubezpieczenie chorobowe.
Czasem można spotkać się z opinią, zgodnie z którą całkowity koszt wynagrodzenia wynosi tyle samo, ile zostało wskazane na umowie o pracę jako pensja brutto. Owszem, pensja brutto obejmuje również – oprócz płacy netto – potrącenia z tytułu podatku dochodowego oraz składek ZUS.
Dotyczy to jednak „jedynie” potrąceń z wynagrodzenia pracownika; oprócz tego trzeba mieć na uwadze koszty pracodawcy. Wszystkie te potrącenia razem określa się czasem jako tzw. wynagrodzenie brutto-brutto.
Koszty pracodawcy dotyczą zarówno osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę, jak i zleceniobiorców. Przyjrzyjmy się zatem temu, jak wygląda to w każdym z tych przypadków.
Koszty pracodawcy – umowa o pracę
Zobaczmy, w jaki sposób przedstawiają się koszty pracodawcy zatrudniającego osobę na umowę o pracę.
Tabela 1. Koszty pracodawcy i pracownika na etacie (umowa o pracę)
| Z jakiego tytułu jest dokonywane potrącenie | Część finansowana przez pracodawcę | Część finansowana przez pracownika | Suma |
| – | 1 | 2 | 3 = 1+2 |
| Ubezpieczenie emerytalne | 9,76% | 9,76% | 19,5% |
| Ubezpieczenie rentowe | 6,50% | 1,50% | 8% |
| Ubezpieczenie chorobowe | – | 2,45% | 9% |
| Ubezpieczenie wypadkowe | od 0,67% do 3,33% (przeciętnie 1,67%) | – | od 0,67% do 3,33% |
| Ubezpieczenie zdrowotne | – | 9% | (przeciętnie 1,67%) |
| Fundusz Pracy | 2,45% | – | 2,45% |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych | 0,10% | – | 0,10% |
| Podatek dochodowy od osób fizycznych | – | 12% do kwoty 120 tys. zł rocznie, 32% od nadwyżki ponad 120 tys. zł | 12% do kwoty 120 tys. zł rocznie, 32% od nadwyżki ponad 120 tys. zł |
Załóżmy, że pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę zarobił w danym miesiącu 7430 złotych brutto – jest to w przybliżeniu kwota średniej płacy w Polsce (dane Głównego Urzędu Statystycznego za maj 2023 roku). Zobaczmy, jak kształtują się w takiej sytuacji poszczególne potrącenia pracownika (kolumna 2 z tabeli 1):
Tabela 2. Koszty pracownika (umowa o pracę)
| L.p. | Pozycja | Wartość |
| 1 | kwota brutto (kwota brutto-brutto) | 7 430,00 zł |
| 2 | zaliczka na PIT | 439,00 zł |
| 3 | ubezpieczenie zdrowotne | 577,02 zł |
| 4 | ubezpieczenie chorobowe | 182,04 zł |
| 5 | ubezpieczenie rentowe | 111,45 zł |
| 6 | ubezpieczenie emerytalne | 725,17 zł |
| 7 | kwota netto | 5 395,32 zł |
A zatem pracownik z 7430 zł brutto otrzyma niecałe 5400 złotych netto, a przecież trzeba pamiętać jeszcze o potrąceniach, które określa się jako koszty pracodawcy (kolumna 1 z tabeli 1):
Tabela 3. Koszty pracodawcy
| L.p. | Pozycja | Wartość |
| 1 | koszty pracodawcy (kwota brutto-brutto) | 8 951,67 zł |
| 2 | FGŚP | 7,43 zł |
| 3 | Fundusz Pracy | 182,04 zł |
| 4 | ubezpieczenie wypadkowe | 124,08 zł |
| 5 | ubezpieczenie rentowe | 482,95 zł |
| 6 | ubezpieczenie emerytalne | 725,17 zł |
| 7 | kwota brutto | 7 430,00 zł |
Podsumowując, wypłata na poziomie 7430 zł brutto oznacza dla pracownika łączny koszt na poziomie wynoszącym niemal 9 tysięcy złotych.
Umowa zlecenie a koszty pracodawcy
Przedsiębiorca musi być przygotowany na koszty pracodawcy także w sytuacji, gdy zatrudnia on zleceniobiorcę. W tym przypadku koszty wyglądają następująco:
Tabela 4. Koszty zleceniobiorcy (umowa zlecenia)
| L.p. | Wartość | Pozycja |
| 1 | kwota brutto (kwota brutto-brutto) | 7 430,00 zł |
| 2 | koszt uzyskania przychodu | 1 319,00 zł |
| 3 | podstawa opodatkowania | 5 275,00 zł |
| 4 | zaliczka na PIT | 333,00 zł |
| 5 | ubezpieczenie zdrowotne | 593,40 zł |
| 6 | ubezpieczenie chorobowe | 0,00 zł |
| 7 | ubezpieczenie rentowe | 111,45 zł |
| 8 | ubezpieczenie emerytalne | 725,17 zł |
| 9 | kwota netto | 5 666,98 zł |
Tabela 5. Koszty pracodawcy (umowa zlecenia)
| L.p. | Wartość | Pozycja |
| 1 | koszty pracodawcy (kwota brutto-brutto) | 8 951,67 zł |
| 2 | FGŚP | 7,43 zł |
| 3 | Fundusz Pracy | 182,04 zł |
| 4 | ubezpieczenie wypadkowe | 124,08 zł |
| 5 | ubezpieczenie rentowe | 482,95 zł |
| 6 | ubezpieczenie emerytalne | 725,17 zł |
| 7 | kwota brutto | 7 430,00 zł |
Powyższe wyliczenia dotyczą sytuacji, w której zleceniobiorca to osoba, która nie ma wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (na poziomie minimum najniższego wynagrodzenia).
Warto przy tym mieć na uwadze, że w przypadku umowy zlecenia możliwe są również takie warianty, kiedy to potrącenia są niższe. Jest tak np. w sytuacji zleceniobiorcę-studenta poniżej 26 roku życia, ponieważ nie musi on odprowadzać żadnych składek i jest zwolniony z podatku dochodowego.
Nie tylko koszty bezpośrednie – o czym jeszcze powinien pamiętać pracodawca?
Jak dotąd, w naszym tekście przedstawiliśmy Ci przede wszystkim informacje dotyczące tego, jakie są koszty „formalne”, tzn. wynikające z zawartej umowy o pracę lub zlecenia.
Warto jednak spojrzeć na problem również z innego punktu widzenia. Koszty pracodawcy to nie tylko obciążenia wynikające ze składek ZUS oraz podatku dochodowego PIT. Podczas kalkulacji kosztów trzeba wziąć pod uwagę również nakłady na:
- rekrutację – przykładowo, koszt umieszczenia ogłoszenia o pracę na znanym portalu internetowym to nawet kilkaset złotych;
- onboarding – rozumie się przez to wdrożenie pracownika do zespołu. Tu koszty rozpatruje się raczej przez pryzmat czasu, jaki nowemu pracownikowi muszą poświęcić osoby już zatrudnione;
- pozostałe koszty – w tym np. wydatki na szkolenie BHP czy badanie okresowe;
- dodatki do wynagrodzenia – w 2023 roku nie wyjątkiem, lecz już właściwie standardem są różnego rodzaju benefity pozapłacowe, w tym np. dofinansowanie prywatnej opieki medycznej, karnet na siłownię czy pokrycie kosztów szkolenia zwiększającego kompetencje zawodowe.
O wszystkich tych kosztach powinien pamiętać każdy przedsiębiorca, który przygotowuje budżet zatrudnienia dla swojej firmy.
