Koszty pracodawcy – ile kosztuje zatrudnienie pracownika?

Pracownik to inwestycja, która pozwala firmie na osiągnięcie zysków. A skoro jest to inwestycja, to trzeba pamiętać również o kosztach, które generuje. Ile kosztuje zatrudnienie pracownika? Jakie są koszty pracodawcy? Przeczytaj tekst, a dowiesz się, ile kosztuje pracownik w 2023 roku.

Czym jest całkowity koszt pracodawcy?

Koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko pensja „na rękę”, którą osoba zatrudniona otrzymuje każdego miesiąca. Wręcz przeciwnie – płaca netto to wprawdzie największa część kosztu pracodawcy, ale nie jedyna. 

Na całkowity koszt pracodawcy składają się także:

  • składki na FP, tzn. Fundusz Pracy,
  • ubezpieczenie zdrowotne,
  • składki na FGŚP, czyli Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
  • ubezpieczenie wypadkowe,
  • ubezpieczenie emerytalne,
  • ubezpieczenie rentowe,
  • ubezpieczenie chorobowe.

Czasem można spotkać się z opinią, zgodnie z którą całkowity koszt wynagrodzenia wynosi tyle samo, ile zostało wskazane na umowie o pracę jako pensja brutto. Owszem, pensja brutto obejmuje również – oprócz płacy netto – potrącenia z tytułu podatku dochodowego oraz składek ZUS

Dotyczy to jednak „jedynie” potrąceń z wynagrodzenia pracownika; oprócz tego trzeba mieć na uwadze koszty pracodawcy. Wszystkie te potrącenia razem określa się czasem jako tzw. wynagrodzenie brutto-brutto.

Koszty pracodawcy dotyczą zarówno osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę, jak i zleceniobiorców. Przyjrzyjmy się zatem temu, jak wygląda to w każdym z tych przypadków.

Koszty pracodawcy – umowa o pracę

Zobaczmy, w jaki sposób przedstawiają się koszty pracodawcy zatrudniającego osobę na umowę o pracę.

Tabela 1. Koszty pracodawcy i pracownika na etacie (umowa o pracę)

Z jakiego tytułu jest dokonywane potrącenieCzęść finansowana przez pracodawcęCzęść finansowana przez pracownikaSuma
12
3 = 1+2
Ubezpieczenie emerytalne9,76%9,76%19,5%
Ubezpieczenie rentowe6,50%1,50%8%
Ubezpieczenie chorobowe2,45%9%
Ubezpieczenie wypadkoweod 0,67% do 3,33% (przeciętnie 1,67%)od 0,67% do 3,33%
Ubezpieczenie zdrowotne9%(przeciętnie 1,67%)
Fundusz Pracy2,45%2,45%
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych0,10%0,10%
Podatek dochodowy od osób fizycznych12% do kwoty 120 tys. zł rocznie, 32% od nadwyżki ponad 120 tys. zł12% do kwoty 120 tys. zł rocznie,
32% od nadwyżki ponad 120 tys. zł
Źródło: opracowanie własne na podstawie ustawy z dn. 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy

Załóżmy, że pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę zarobił w danym miesiącu 7430 złotych brutto – jest to w przybliżeniu kwota średniej płacy w Polsce (dane Głównego Urzędu Statystycznego za maj 2023 roku). Zobaczmy, jak kształtują się w takiej sytuacji poszczególne potrącenia pracownika (kolumna 2 z tabeli 1):

Tabela 2. Koszty pracownika (umowa o pracę)

L.p.PozycjaWartość
1kwota brutto (kwota brutto-brutto)7 430,00 zł
2zaliczka na PIT439,00 zł
3ubezpieczenie zdrowotne577,02 zł
4ubezpieczenie chorobowe182,04 zł
5ubezpieczenie rentowe111,45 zł
6ubezpieczenie emerytalne725,17 zł
7kwota netto5 395,32 zł
Źródło: opracowanie własne na podstawie ustawy z dn. 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy

A zatem pracownik z 7430 zł brutto otrzyma niecałe 5400 złotych netto, a przecież trzeba pamiętać jeszcze o potrąceniach, które określa się jako koszty pracodawcy (kolumna 1 z tabeli 1):

Tabela 3. Koszty pracodawcy

L.p.PozycjaWartość
1koszty pracodawcy (kwota brutto-brutto)8 951,67 zł
2FGŚP7,43 zł
3Fundusz Pracy182,04 zł
4ubezpieczenie wypadkowe124,08 zł
5ubezpieczenie rentowe482,95 zł
6ubezpieczenie emerytalne725,17 zł
7kwota brutto7 430,00 zł
Źródło: opracowanie własne na podstawie ustawy z dn. 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy

Podsumowując, wypłata na poziomie 7430 zł brutto oznacza dla pracownika łączny koszt na poziomie wynoszącym niemal 9 tysięcy złotych.

Umowa zlecenie a koszty pracodawcy

Przedsiębiorca musi być przygotowany na koszty pracodawcy także w sytuacji, gdy zatrudnia on zleceniobiorcę. W tym przypadku koszty wyglądają następująco:

Tabela 4. Koszty zleceniobiorcy (umowa zlecenia)

L.p.WartośćPozycja
1kwota brutto (kwota brutto-brutto)7 430,00 zł
2koszt uzyskania przychodu1 319,00 zł
3podstawa opodatkowania5 275,00 zł
4zaliczka na PIT333,00 zł
5ubezpieczenie zdrowotne593,40 zł
6ubezpieczenie chorobowe0,00 zł
7ubezpieczenie rentowe111,45 zł
8ubezpieczenie emerytalne725,17 zł
9kwota netto5 666,98 zł

Tabela 5. Koszty pracodawcy (umowa zlecenia)

L.p.WartośćPozycja
1koszty pracodawcy (kwota brutto-brutto)8 951,67 zł
2FGŚP7,43 zł
3Fundusz Pracy182,04 zł
4ubezpieczenie wypadkowe124,08 zł
5ubezpieczenie rentowe482,95 zł
6ubezpieczenie emerytalne725,17 zł
7kwota brutto7 430,00 zł

Powyższe wyliczenia dotyczą sytuacji, w której zleceniobiorca to osoba, która nie ma wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (na poziomie minimum najniższego wynagrodzenia).

Warto przy tym mieć na uwadze, że w przypadku umowy zlecenia możliwe są również takie warianty, kiedy to potrącenia są niższe. Jest tak np. w sytuacji zleceniobiorcę-studenta poniżej 26 roku życia, ponieważ nie musi on odprowadzać żadnych składek i jest zwolniony z podatku dochodowego.

Nie tylko koszty bezpośrednie – o czym jeszcze powinien pamiętać pracodawca?

Jak dotąd, w naszym tekście przedstawiliśmy Ci przede wszystkim informacje dotyczące tego, jakie są koszty „formalne”, tzn. wynikające z zawartej umowy o pracę lub zlecenia. 

Warto jednak spojrzeć na problem również z innego punktu widzenia. Koszty pracodawcy to nie tylko obciążenia wynikające ze składek ZUS oraz podatku dochodowego PIT. Podczas kalkulacji kosztów trzeba wziąć pod uwagę również nakłady na:

  • rekrutację – przykładowo, koszt umieszczenia ogłoszenia o pracę na znanym portalu internetowym to nawet kilkaset złotych;
  • onboarding – rozumie się przez to wdrożenie pracownika do zespołu. Tu koszty rozpatruje się raczej przez pryzmat czasu, jaki nowemu pracownikowi muszą poświęcić osoby już zatrudnione;
  • pozostałe koszty – w tym np. wydatki na szkolenie BHP czy badanie okresowe;
  • dodatki do wynagrodzenia – w 2023 roku nie wyjątkiem, lecz już właściwie standardem są różnego rodzaju benefity pozapłacowe, w tym np. dofinansowanie prywatnej opieki medycznej, karnet na siłownię czy pokrycie kosztów szkolenia zwiększającego kompetencje zawodowe.

O wszystkich tych kosztach powinien pamiętać każdy przedsiębiorca, który przygotowuje budżet zatrudnienia dla swojej firmy.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Ulga na złe długi – warunki skorzystania z ulgi na podatek od niezapłaconych faktur dla PIT, CIT i VAT

Ulga na złe długi to sposób na odzyskanie podatku od niezapłaconych faktur przychodowych. Jest instrumentem, który ma chronić wierzycieli. Spójrzmy, na czym polega i...

Koncesja na alkohol – ile kosztuje, kto ją wydaje? Jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych??

Koncesja na alkohol to potoczna nazwa zezwolenia  na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych. Kwestie dotyczące sprzedaży napojów alkoholowych reguluje ustawa z 26 października 1982 r....

Czy spółka komandytowo-akcyjna się opłaca?

Spółka komandytowo-akcyjna to spółka osobowa, która łączy w sobie cechy spółki komandytowej i spółki akcyjnej. Nie ma osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną i...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!