Systemy OCR znacznie ułatwiają i przyspieszają pracę z dokumentacją księgową. To spore ułatwienie dla niewielkich przedsiębiorców, działów księgowych w dużych firmach oraz biur księgowych. Co warto wiedzieć o tym rozwiązaniu?
Systemy OCR zostały stworzone z myślą o skanowaniu treści papierowych i elektronicznych dokumentów księgowych oraz przenoszeniu jej do programów księgowych. To rozwiązanie, które znacznie usprawnia pracę przy obróbce faktur i paragonów oraz obniża ilość powstałych przy tym błędów. Istnieje szereg aspektów, na które warto zwrócić uwagę, wybierając takie systemy dla swojej firmy. Najistotniejsze z nich dotyczą ceny ich użytkowania, dostępu do danych oraz zakresu funkcjonalności. Co jeszcze warto wiedzieć o Invoice Optical Character Recognition? Zapraszamy do lektury!
Spis treści
Jak działa program OCR?
System OCR to skrót od anglojęzycznej nazwy: „Invoice Optical Character Recognition”. To narzędzie pozwalające na rozpoznanie znaków oraz całych tekstów zapisanych w pliku graficznym o rastrowej postaci. Podstawowym zadaniem systemu OCR jest odczytanie tekstu w zeskanowanym dokumencie, a następnie jego rozpoznanie w celu późniejszego powielenia, zaznaczenia i przeniesienia do innej aplikacji.
Technologia OCR w praktyce
W praktyce system OCR służy do zeskanowania i odczytania przesłanych przez przedsiębiorców lub biura księgowe dokumentów księgowych, głównie faktur oraz przeniesienie ich do programu księgowego. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu, który bez skorzystania z systemu, trzeba byłoby przeznaczyć na ręczne przepisanie danych z faktury do programu.
Jakie dokumenty mogą zostać zeskanowane do systemu OCR?
Podstawowym rodzajem dokumentów, jakie są skanowane do systemów OCR, są faktury wydrukowane na białych kartkach w formacie A4. Warto jednak, aby system miał funkcję umiejętności odczytu danych ze wszystkich dokumentów księgowych, a w szczególności z paragonów, faktur korygujących, faktur elektronicznych czy faktur igłowych. Co ciekawe niektóre z systemów radzą sobie nawet z fakturami napisanymi ręcznie.
Warto pamiętać, że wszystkie rodzaje systemów OCR będą się cechować wyższą wydajnością, kiedy wgrywane do nich dokumenty będą prawidłowo przygotowane. Mowa tutaj przede wszystkim o tym, że dokumentacja powinna być niepoplamiona, niezachlapana, pozbawiona dodatkowych adnotacji, kartki powinny być niepozaginane i niepodarte. Nowoczesne systemy z powodzeniem powinny sobie poradzić z dziurkami po dziurkaczu czy zszywkami, ale każdorazowo warto sprawdzać, czy dane zostały odczytane w prawidłowy sposób.
Niestety nie ma systemów nieomylnych, dlatego każdorazowo wszystkie zeskanowane dane powinny zostać dokładnie zweryfikowane pod kątem bezbłędności. Najlepszy systemy „uczą się” na własnych błędach, a więc zapamiętują nowe schematy dokumentowe i nie popełniają dwukrotnie tych samych uchybień.
System OCR faktur – czy to dobre rozwiązanie?
Posiadanie systemów OCR nie jest obowiązkowe. To jednak spora wygoda, szczególnie w przypadku firm, które generują dużo dokumentów księgowych. Takie systemy to również duże ułatwienie dla profesjonalnych biur rachunkowych i działów księgowych. Systemy znacznie poprawiają wydajność działów księgowych.
Systemy OCR automatycznie skanują do oprogramowania księgowego dane z faktur, a zadaniem ich użytkownika jest jedynie przeprowadzenie weryfikacji poprawności wprowadzonych danych. To znacznie przyspiesza pracę i pozwala uniknąć błędów, które często pojawiają się przy ręcznym księgowaniu faktur.
Takie systemy zeskanowane dane zapisują najczęściej w dobrze zabezpieczonych archiwach chmurowych. Dzięki temu możliwe jest szybkie archiwizowanie i katalogowanie dokumentacji oraz spora oszczędność miejsca. Niepodważalnym atutem jest też to, że dokumenty dostępne są przez całą dobę i z każdego miejsca na świecie. Dokumenty są zdigitalizowane, a więc nie ulegną zniszczeniu na skutek zalania czy zabrudzenia.
Na co zwrócić uwagę wybierając OCR?
Na rynku występuje wiele firm, które w swojej ofercie posiadają systemy OCR. Wybierając ten najlepszy dla Twojej działalności, powinieneś zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii:
- umiejętność sprawnego „uczenia się” – dobry system OCR powinien posiadać funkcję przyswajania nowej wiedzy – zapamiętywania układu nowych faktur i innych dokumentów księgowych, tworzenia szablonów na podstawie wskazanych przez użytkownika elementów w dokumentach;
- umiejętność odczytywania dokumentów w różnych formatach – A4, paragonów, faktur igłowych;
- funkcję przyporządkowywania pozycji na zaimportowanych fakturach do odpowiednich kolumn w księgach handlowych lub książkach przychodów i rozchodów;
- funkcję segregacji faktur zeskanowanych zbiorczo;
- obsługę dokumentów wielostronicowych;
- szybkie wgrywanie dokumentów;
- bezpieczeństwo przechowywanych danych – najlepiej wybrać system, który przechowuje dane w zaszyfrowanej chmurze;
- cennik;
- sposób dokonywania rozliczeń.
Podsumowując, systemy OCR pozwalają na automatyczne skanowanie dokumentów księgowych i wprowadzanie danych w nich zawartych do oprogramowania księgowego. Ich podstawową zaletą jest oszczędność czasu, który do tej pory był przeznaczany na ręczne przepisywanie faktur i paragonów. Zeskanowane dane są zapisywane i katalogowane w dobrze zabezpieczonych archiwach chmurowych, co pozwala na ich szybkie przeszukiwanie i porządkowanie.
Niepodważalnie systemy OCR posiadają duży potencjał i z roku na rok się coraz bardziej rozwijają. Zdecydowanie warto z nich korzystać.
