Systemy OCR znacznie ułatwiają i przyspieszają pracę z dokumentacją księgową. To spore ułatwienie dla niewielkich przedsiębiorców, działów księgowych w dużych firmach oraz biur księgowych. Co warto wiedzieć o tym rozwiązaniu?
Systemy OCR zostały stworzone z myślą o skanowaniu treści papierowych i elektronicznych dokumentów księgowych oraz przenoszeniu jej do programów księgowych. To rozwiązanie, które znacznie usprawnia pracę przy obróbce faktur i paragonów oraz obniża ilość powstałych przy tym błędów. Istnieje szereg aspektów, na które warto zwrócić uwagę, wybierając takie systemy dla swojej firmy. Najistotniejsze z nich dotyczą ceny ich użytkowania, dostępu do danych oraz zakresu funkcjonalności. Co jeszcze warto wiedzieć o Invoice Optical Character Recognition? Zapraszamy do lektury!
Spis treści
Jak działa program OCR?
System OCR to skrót od anglojęzycznej nazwy: „Invoice Optical Character Recognition”. To narzędzie pozwalające na rozpoznanie znaków oraz całych tekstów zapisanych w pliku graficznym o rastrowej postaci. Podstawowym zadaniem systemu OCR jest odczytanie tekstu w zeskanowanym dokumencie, a następnie jego rozpoznanie w celu późniejszego powielenia, zaznaczenia i przeniesienia do innej aplikacji.
| Czy wiesz, że…
Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? |
Technologia OCR w praktyce
W praktyce system OCR służy do zeskanowania i odczytania przesłanych przez przedsiębiorców lub biura księgowe dokumentów księgowych, głównie faktur oraz przeniesienie ich do programu księgowego. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu, który bez skorzystania z systemu, trzeba byłoby przeznaczyć na ręczne przepisanie danych z faktury do programu.
Jakie dokumenty mogą zostać zeskanowane do systemu OCR?
Podstawowym rodzajem dokumentów, jakie są skanowane do systemów OCR, są faktury wydrukowane na białych kartkach w formacie A4. Warto jednak, aby system miał funkcję umiejętności odczytu danych ze wszystkich dokumentów księgowych, a w szczególności z paragonów, faktur korygujących, faktur elektronicznych czy faktur igłowych. Co ciekawe niektóre z systemów radzą sobie nawet z fakturami napisanymi ręcznie.
Warto pamiętać, że wszystkie rodzaje systemów OCR będą się cechować wyższą wydajnością, kiedy wgrywane do nich dokumenty będą prawidłowo przygotowane. W końcu na dokumentach nie powinno być plam, zachlapań, czy adnotacji. Kartki nie powinny być pozaginane, czy podarte. Nowoczesne systemy z powodzeniem powinny sobie poradzić z dziurkami po dziurkaczu, czy zszywkami. Niemniej, każdorazowo warto sprawdzać, czy program prawidłowo odczytał dane.
Niestety nie ma systemów nieomylnych, dlatego każdorazowo wszystkie zeskanowane dane powinny zostać dokładnie zweryfikowane pod kątem bezbłędności. Najlepszy systemy „uczą się” na własnych błędach, a więc zapamiętują nowe schematy dokumentowe i nie popełniają dwukrotnie tych samych uchybień.
System OCR faktur – czy to dobre rozwiązanie?
Posiadanie systemów OCR nie jest obowiązkowe. To jednak spora wygoda, szczególnie w przypadku firm, które generują dużo dokumentów księgowych. Takie systemy to również duże ułatwienie dla profesjonalnych biur rachunkowych i działów księgowych. Systemy znacznie poprawiają wydajność działów księgowych.
Systemy OCR automatycznie skanują do oprogramowania księgowego dane z faktur, a zadaniem ich użytkownika jest jedynie przeprowadzenie weryfikacji poprawności wprowadzonych danych. To znacznie przyspiesza pracę i pozwala uniknąć błędów, które często pojawiają się przy ręcznym księgowaniu faktur.
Takie systemy zeskanowane dane zapisują najczęściej w dobrze zabezpieczonych archiwach chmurowych. Dzięki temu możliwe jest szybkie archiwizowanie i katalogowanie dokumentacji oraz spora oszczędność miejsca. Niepodważalnym atutem jest też to, że dokumenty dostępne są przez całą dobę i z każdego miejsca na świecie. Dokumenty są zdigitalizowane, a więc nie ulegną zniszczeniu na skutek zalania czy zabrudzenia.
Na co zwrócić uwagę wybierając OCR?
Na rynku występuje wiele firm, które w swojej ofercie posiadają systemy OCR. Wybierając ten najlepszy dla Twojej działalności, powinieneś zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii:
- umiejętność sprawnego „uczenia się” – dobry system OCR powinien posiadać funkcję przyswajania nowej wiedzy – zapamiętywania układu nowych faktur i innych dokumentów księgowych, tworzenia szablonów na podstawie wskazanych przez użytkownika elementów w dokumentach;
- umiejętność odczytywania dokumentów w różnych formatach – A4, paragonów, faktur igłowych;
- funkcję przyporządkowywania pozycji na zaimportowanych fakturach do odpowiednich kolumn w księgach handlowych lub książkach przychodów i rozchodów;
- funkcję segregacji faktur zeskanowanych zbiorczo;
- obsługę dokumentów wielostronicowych;
- szybkie wgrywanie dokumentów;
- bezpieczeństwo przechowywanych danych – najlepiej wybrać system, który przechowuje dane w zaszyfrowanej chmurze;
- cennik;
- sposób dokonywania rozliczeń.
Podsumowując, systemy OCR pozwalają na automatyczne skanowanie dokumentów księgowych i wprowadzanie danych w nich zawartych do oprogramowania księgowego. Ich podstawową zaletą jest oszczędność czasu, który do tej pory musiałeś przeznaczać na ręczne przepisywanie faktur i paragonów. Zeskanowane dane program zapisuje i kataloguje w dobrze zabezpieczonych archiwach chmurowych, co pozwala na ich szybkie przeszukiwanie i porządkowanie.
Niepodważalnie systemy OCR posiadają duży potencjał i z roku na rok się coraz bardziej rozwijają. Zdecydowanie warto z nich korzystać.
Jak korzystać z OCR faktur w programie Mała Księgowość?
Użytkownicy Małej Księgowości nie muszą martwić się o ręczne wprowadzanie faktur. Wprowadzając nową fakturę do systemu, nie musisz wpisywać jej ręcznie. Wystarczy, że wybierzesz tworzenie nowej faktury, a następnie klikniesz 'OCR’. W ten sposób będziesz mógł wgrać do systemu posiadane skany faktur.
Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.
Przeczytaj więcej w kategorii Faktury.
