Podpis elektroniczny dla biura rachunkowego to nowoczesne rozwiązanie, które usprawnia obieg dokumentów, zapewniając przy tym ich bezpieczeństwo. Jest to ważne narzędzie pracy, dzięki któremu czynności księgowe mogą odbywać się w pełni elektronicznie, co jest równoznaczne z oszczędnością czasu i środków.
E-podpis jest wynikiem cyfryzacji procesów biznesowych. Platformy rządowe służące do kontaktu z administracją publiczną wymagają, aby księgowy załatwiając online formalności w imieniu swoich klientów, posługiwał się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ponieważ jedynie on jest równoważny podpisowi odręcznemu. W ten sposób można zapewniać pełen zakres obsługi działalności gospodarczych i spółek. Jest to opcja pozwalająca na szybkie przesyłanie dokumentów za pośrednictwem Internetu – firma może zrezygnować z usług kurierskich, zmniejszyć ilość dokumentacji papierowej, a jednocześnie stworzyć wizerunek nowoczesnego biura.
Spis treści
Jak działa podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny definiuje rozporządzenie eIDAS – według niego są to dane w postaci elektronicznej powiązane z innymi danymi i wykorzystywane równoważnie z własnoręcznym podpisem. Taki niepowtarzalny ciąg bitów zostaje wygenerowany przez komputer dla każdego dokumentu, a jako załącznik staje się jego integralną częścią, stanowiąc potwierdzenie danego oświadczenia. Oznacza to, że jakiekolwiek zmiany w treści dokumentu czy zmiana podpisu wymagają ponownego wykorzystania e-podpisu – w innym przypadku jego późniejsza weryfikacja będzie negatywna.
Co ważne, podpis elektroniczny dla biura rachunkowego na jednym dokumencie może złożyć kilka osób. Po złożeniu podpisu przez wszystkie osoby dokument zostaje opatrzony pieczęcią elektroniczną. Jest to gwarancja autentyczności i integralności dokumentu potwierdzająca, że każdy złożył podpis dokładnie na tym samym na dokumencie (bez późniejszych zmian itp.). Sam e-podpis można złożyć za pomocą dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu (komputer, tablet, telefon).
Do czego biuro rachunkowe może używać elektronicznego podpisu kwalifikowanego?
Podpis elektroniczny w biurze rachunkowym pozwala na swobodne komunikowanie się z organami administracji publicznej, w tym z urzędem skarbowym. Jego posiadanie jest niezbędne, jeśli firma zajmuje się sporządzaniem rozliczeń rocznych podatku PIT i CIT. Księgowi posiadający pełnomocnictwo w zakresie deklaracji podatkowych (podpisywanie dokumentów i składanie ich drogą elektroniczną) mogą obsługiwać e-deklaracje tylko wtedy, gdy zostaną one opatrzone e-podpisem (w tym celu nie można wykorzystywać Profilu Zaufanego).
Podpis kwalifikowany zapewnia łatwy dostęp do programu Płatnik, który pozwala na komunikację z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy systemu e-Deklaracje. Dzięki temu księgowy jest w stanie wysyłać różnego rodzaju dokumenty rozliczeniowe i zgłoszeniowe oraz jednolite pliki kontrolne. W przypadku tych ostatnich, podpis elektroniczny dla biura rachunkowego powinien zawierać w certyfikacie numer PESEL księgowego – bez niego złożenie deklaracji podatkowej nie będzie możliwe.
E-podpisy znajdują zastosowanie również we wspomagających procesy zarządzania zintegrowanych systemach ERP. Można w nich podpisywać wszelkie dokumenty biznesowe takie jak umowy, kontrakty czy zamówienia. Wykorzystanie podpisu elektronicznego minimalizuje ryzyko błędów powstałych w trakcie zarządzania danymi – dokument w formie elektronicznej umożliwia szybkie przekopiowanie danych.
Podsumowując, podpis elektroniczny dla księgowych pozwala na:
- składanie deklaracji podatkowych i składanie deklaracji ZUS;
- wysyłanie deklaracji PIT-11 (forma elektroniczna);
- podpisywanie sprawozdań finansowych;
- podpisywanie dokumentów kadrowych i biznesowych;
- podpisywanie faktur;
- kontakt z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej (GIIF);
- zawieranie e-umów.
Na co zwracać uwagę wybierając e-podpis?
Zaawansowany podpis elektroniczny dla biura rachunkowego powinien usprawniać pracę, a jednocześnie zapewniać bezpieczeństwo dokumentów. Aby było to możliwe, wybierając e-podpis, należy wziąć pod uwagę to, czy dostawca usług zaufania zapewnia podpis, który:
- jest unikalnie przypisany do osoby podpisującej, umożliwiając potwierdzenie jej tożsamości;
- może zostać złożony przy pomocy danych służących do składania takiego podpisu jedynie przez daną osobę;
- może zostać powiązany z podpisywanymi danymi tak, aby każda ich zmiana była rozpoznawalna.
Dbając o zachowanie tych cech e-podpisu biuro rachunkowe i sam odbiorca, mogą mieć pewność, kto podpisał dokument, że tylko ta konkretna osoba mogła złożyć podpis, i że podpisana treść nie uległa żadnym zmianom. W razie ewentualnego postępowania sądowego podpis elektroniczny stanowi dowód pozwalający na jednoznaczne potwierdzenie podpisu.
Warto pamiętać, że wszystkie e-podpisy spełniają minimalne wymagania bezpieczeństwa. Jest to jednak narzędzie elektroniczne, dlatego o bezpieczeństwo podejmowanych czynności powinien zadbać również użytkownik – pamiętając o właściwym zabezpieczeniu numeru PIN, innych danych i urządzenia wykorzystywanego do składania podpisów.
