Sprawdź podpis elektroniczny w dokumencie – jak sprawdzić, czy dokument został już podpisany?

Podpis elektroniczny funkcjonuje w Polsce od ponad 20 lat, ale dopiero niedawno stał się bardzo popularny. Wszystko to za sprawą pandemii koronawirusa, kiedy to zmuszeni byliśmy do pozostania w domach i załatwienia wielu spraw drogą online. Wówczas podpis elektroniczny zagościł w naszym codziennym życiu i pozostał w nim do dzisiaj. Sprawdź podpis elektroniczny w dokumencie i upewnij się, że plik został właściwie podpisany.

Co oznacza podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym?

Zadaniem podpisów elektronicznych jest ułatwienie codziennego funkcjonowania wszystkich obywateli, nie tylko tych, którzy posiadają własną działalność gospodarczą. Dzięki niemu możliwy jest w pełni elektroniczny obieg dokumentów administracyjnych, biznesowych i prawnych, co jest nie tylko wygodne, ale również ekonomiczne i ekologiczne.

Mianem podpisu elektronicznego określa się zbiór danych zapisanych w formie elektronicznej, które umożliwiają dokonanie potwierdzenia tożsamości osoby składającej podpis.

Wyróżnia się trzy rodzaje podpisów elektronicznych: podpis zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany. Jedynie podpis kwalifikowany wykorzystuje urządzenia i certyfikat kwalifikowany, co w większości sytuacji pozwala traktować go na równi z podpisem odręcznym. Nie oznacza to jednak, że pozostałe rodzaje podpisów są całkowicie bezużyteczne. Wręcz przeciwnie! W wielu sytuacjach są wystarczającymi, aby składane oświadczenie woli było wiążącym. Przykładowo na platformach rządowych wystarczy złożyć podpis zaufany oparty na Profilu Zaufanym.

Jak sprawdzić, czy dokument jest podpisany podpisem elektronicznym?

Na dokumencie podpisanym elektronicznie nie musi znajdować się podpis odręczny. Czasami pojawia się on, ale jedynie w formie nadruku, który pozwala ocenić autentyczność złożonego podpisu na dokumencie w formie papierowej.

Zazwyczaj jednak podpis elektroniczny to jedynie krótka informacja znajdująca się na dole dokumentu i mówiąca przede wszystkim o tym, kto jest właścicielem złożonego podpisu oraz kiedy dokładnie nastąpiło jego złożenie (data i godzina). Ponadto dokument w wersji elektronicznej wyposażony jest w zestaw danych umożliwiających łatwą weryfikację autentyczności i ważności podpisu. Można tego dokonać przy pomocy specjalnego oprogramowania.

Warto podkreślić, że weryfikacji podpisu elektronicznego może dokonać wyłącznie komputer. Osoby, które otrzymały dokument, mogą jedynie przeczytać informację o fakcie złożenia podpisu oraz ewentualnie porównać nadrukowany podpis będący kopią odręcznego z posiadaną kartą wzorów podpisów.

Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym?

Istnieje wiele sposobów na to, jak podpisać dokument podpisem elektronicznym. Wszystko tutaj zależy od tego, jaki rodzaj podpisu weźmiemy pod uwagę oraz z usług, jakiego dostawcy skorzystamy.

W ostatnim czasie najpopularniejszym z podpisów elektronicznych jest bez wątpienia podpis zaufany. Aby podpisać dokument tym podpisem, należy wejść na stronę rządową: www.gov.pl i wybrać zakładkę: „Dokumenty i dane osobowe”. Kolejno wybiera się kategorię: „Inne sprawy” i opcję: „Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany”. Następnie należy postępować zgodnie z instrukcjami pokazanymi na ekranie. Niewątpliwie konieczne będzie jednak zalogowanie się do własnego Profilu Zaufanego i autoryzowanie składanego podpisu poprzez podanie kodu SMS.

Składanie podpisów elektronicznych umożliwia również program Adobe Acrobat. Wiele osób posiada go na swoim komputerze. Pozwala on operować na dokumentach w formacie PDF. Aby podpisać dokument, należy go otworzyć w programie, a następnie wybrać opcję: „Podpisz” znajdującą się na pasku narzędzi. Program umożliwia wstawianie podpisów poprzez pisanie na klawiaturze, wstawianie obrazów lub podpisów odręcznych.

Czasami, aby oświadczenie woli składane na dokumencie było wiążącym, konieczne jest złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Aby móc składać taki podpis, należy posiadać aktywny certyfikat kwalifikowany, który można nabyć u jednego z dostawców usług zaufania. Dodatkowo potrzebny będzie dostęp do Internetu oraz odpowiedniej aplikacji lub karta i czytnik, czyli urządzenie kwalifikowane.

Podsumowując, w przypadku wielu dokumentów podpis elektroniczny może zastąpić ten tradycyjny. Taki zabieg znacznie skróci czas obiegu dokumentów oraz pozwoli zaoszczędzić pieniądze. Podpis elektroniczny można nanieść na wiele sposobów, ale jego autentyczność jest w stanie sprawdzić jedynie odpowiednie oprogramowanie komputerowe.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Jak zarobić jak najwięcej, czyli czym jest maksymalizacja zysku?

Firmy konsekwentnie dążą do osiągnięcia jak najwyższych profitów. Przyglądamy się, co wpływa na maksymalizację zysków, odpowiadamy na pytania: czym jest, jakie są jej cele...

Zwolnienie z podatku od nieruchomości dla osób fizycznych

Podatek od nieruchomości dotyczy bardzo dużej grupy osób, jednak nie każdy właściciel mieszkania, domu lub gruntów musi go zapłacić. Sprawdzamy, kto i na jakich...

Dofinansowanie na szkolenia

Jak podnieść kwalifikacje swoich pracowników, jak sprawniej prowadzić swoją firmę? Nowe umiejętności zdobędziesz biorąc udział w szkoleniach. Teraz najważniejsza informacja: nie musisz finansować wyspecjalizowanych...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!