Prowadzenie działalności gospodarczej przypomina niekiedy żeglowanie po wzburzonych wodach – a jednym z obowiązkowych portów, do których trzeba regularnie zawijać, jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Choć osobom fizycznym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą sprawozdawczość wydaje się często domeną wielkich korporacji, w rzeczywistości także na nich mogą ciążyć określone obowiązki. Przyjrzyjmy się, kto, kiedy i w jaki sposób powinien przygotować sprawozdanie finansowe.
Kiedy osoba fizyczna musi sporządzić sprawozdanie finansowe?
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe, czyli pełną księgowość. Co ważne, nie każdy przedsiębiorca musi prowadzić takie księgi – często wystarczy podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR).
Jednak gdy przychody netto z działalności za poprzedni rok obrotowy przekroczą równowartość 2 milionów euro, prowadzenie pełnej księgowości staje się obowiązkowe. W takiej sytuacji przygotowanie sprawozdania finansowego jest już nie opcją, ale obowiązkiem wynikającym z przepisów.
Również dobrowolne przejście na księgi rachunkowe skutkuje koniecznością sporządzania corocznych sprawozdań, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów.
Co powinno zawierać sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe osoby fizycznej musi składać się z kilku obowiązkowych elementów, aby spełniało wymogi formalne. Pierwszym z nich jest bilans, który pokazuje majątek firmy oraz źródła jego finansowania na określony dzień.
Drugim nieodzownym dokumentem jest rachunek zysków i strat, prezentujący przychody, koszty oraz wynik finansowy działalności. Dzięki temu można ocenić, czy firma zarabia, czy generuje straty.
W skład sprawozdania wchodzi także informacja dodatkowa, zawierająca m.in. opis przyjętych zasad rachunkowości i dodatkowe wyjaśnienia do bilansu oraz rachunku zysków i strat.
W przypadku, gdy działalność gospodarcza prowadzi pełną księgowość, nie wystarczy zatem samo zestawienie przychodów i kosztów – konieczna jest kompletna dokumentacja finansowa.
Terminy związane ze sporządzeniem sprawozdania finansowego
Osoby fizyczne mają obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Najczęściej oznacza to, że dokumenty powinny być gotowe do końca marca kolejnego roku.
Po sporządzeniu sprawozdania trzeba je również podpisać – obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy prowadzącym działalność gospodarczą. Warto pamiętać, że podpisanie dokumentu stanowi potwierdzenie prawidłowości i rzetelności zawartych w nim danych.
Co istotne, osoby fizyczne nie składają sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), ale zobowiązane są do przesłania ich elektronicznie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Forma i sposób przesyłania sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w formie elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Forma papierowa nie jest już dopuszczalna, nawet w przypadku małych firm.
Ważne, aby dokumenty przygotowane były zgodnie ze strukturą logiczną określoną przez Ministerstwo Finansów. Niezastosowanie się do tych wymogów może skutkować odrzuceniem dokumentacji lub nałożeniem kar administracyjnych.
Przesyłanie sprawozdania odbywa się za pomocą specjalnego systemu e-Sprawozdania Finansowe, dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów lub poprzez dedykowane oprogramowanie księgowe.
Konsekwencje braku sporządzenia lub wysłania sprawozdania
Niewywiązanie się z obowiązku sporządzenia i przesłania sprawozdania finansowego może prowadzić do poważnych konsekwencji. Fiskus traktuje takie zaniedbanie jako wykroczenie skarbowe, za które może nałożyć grzywnę.
Ponadto brak sprawozdania może skutkować problemami przy ewentualnych kontrolach podatkowych, a także utrudnić współpracę z kontrahentami lub instytucjami finansowymi. Dla wielu firm, starających się o kredyt lub leasing, aktualne sprawozdanie finansowe stanowi nieodzowny element dokumentacji.
Dlatego nawet w przypadku mniejszych działalności, które nie są zobowiązane do składania sprawozdań do KRS, warto zadbać o rzetelne wypełnianie obowiązków sprawozdawczych.
