Kasa fiskalna jest nieodzownym narzędziem dla wielu przedsiębiorców, ale czy każdy z nich musi ją używać? Dowiedz się, kto ma taki obowiązek i jaka kara grozi za jego złamanie.
Kasa fiskalna jest urządzeniem rejestrującym sprzedaż usług lub towarów. Kto jej musi używać? To obowiązek przedsiębiorców świadczący usługi lub sprzedający produkty konsumentom, którzy nie prowadzą własnej działalności gospodarczej lub są rolnikami ryczałtowymi. Jednak nie wszyscy są zobligowani do rejestracji sprzedaży.
Spis treści
Obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej
Niektórzy przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Dotyczy to zarówno wybranych kategorii towarów i usług, jak i sytuacji, gdy obrót ze sprzedaży nie przekroczył 20 000 zł w poprzednim roku podatkowym (i jednocześnie podatnik nie miał obowiązku ewidencjonowania sprzedaży lub nie przestał spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku). Należy pamiętać, że zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 000 zł został przekroczony.
Obowiązek rejestrowania nie dotyczy towarów i usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży (wymienionych w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r.). Te zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania.
Listę towarów i usług, które obejmuje obowiązek ewidencjonowania, zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Obowiązek rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej dotyczy m.in. usług:
- naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów;
- doradztwa podatkowego;
- fryzjerskich;
- przewozu osób i bagażu taksówkami;
- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne;
oraz dostawy m.in.:
- komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów;
- zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych;
- wyrobów tytoniowych;
- napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%;
- perfum i wód toaletowych;
- sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego;
- gazu płynnego.
Kasa fiskalna nie jest wymagana, jeżeli podatnik rozpoczyna sprzedaż w bieżącym roku podatkowym i przewiduje, że obrót nie przekroczy 20 000 zł (wyliczony proporcjonalnie do okresu jego realizacji w danym roku podatkowym). To zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony; termin liczony jest od końca miesiąca, w którym obrót przekroczył 20 000 zł.
Sankcje za sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej
Grzywna do 240 stawek dziennych – taka kara grozi przedsiębiorcy, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, czyli również urządzenia ewidencyjnego (art. 60 § 1 Kodeksu karnego skarbowego). Za wykroczenie skarbowe kara będzie niższa.
Sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej oznacza również, że sprzedawca nie wyda klientowi paragonu/faktury. Za niedopełnienie takiego obowiązku grozi grzywna do 180 stawek dziennych (art. 62. § 1 Kodeksu karnego skarbowego).
Warto przypomnieć, że sankcje karno-skarbowe grożą również podatnikowi, który spóźnił się z zakupem kasy fiskalnej.
Aby uniknąć kary, sprawca może przyznać się do naruszenia przepisów, czyli skorzystać z czynnego żalu.
Czynny żal polega na zawiadomieniu o przestępstwie lub wykroczeniu skarbowym organ powołany do ścigania oraz ujawnieniu istotnych okoliczności tego czynu, w szczególności osób współdziałających w jego popełnieniu (art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego).
Spóźniony zakup kasy fiskalnej a prawo do ulgi na jej zakup
Podatnik, który kupił kasę fiskalną, korzysta z ulgi – 90% ceny netto urządzenia, do 700 zł. Taka ulga przysługuje tylko na zakup kasy on-line. Przedsiębiorca skorzysta z ulgi jeżeli kupił kasę on-line i zaczął ją używać w ciągu 6 miesięcy, od dnia, w którym rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży.
Co ważne, do ulgi mają też prawo podatnicy, którzy postanowili prowadzić ewidencję sprzedaży, choć nie mają takiego obowiązku.
Podatnik będzie musiał zwrócić ulgę jeżeli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania przestanie używać kasy fiskalnej (np. wystarczy, że zamknął działalność, czas zawieszenia działalności nie jest wliczany) lub nie zgłosił kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego (co najmniej raz na 2 lata liczone od daty fiskalizacji/ostatniego przeglądu).
Co się stanie z prawem do ulgi w przypadku spóźnionego zakupu kasy?
Zgodnie z przepisami, warunkiem skorzystania z ulgi jest terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług, czyli w ciągu 6 miesięcy, od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji (art. 111. ust. 4 ustawy o VAT). Wyjątkiem jest sytuacja, w której podatnik zawiesił działalność gospodarczą – po jej wznowieniu musi rozpocząć ewidencję, zaczynając od pierwszej sprzedaży. Kasa powinna zostać wcześniej poddana fiskalizacji.
Przedsiębiorca może wnioskować do naczelnika urzędu skarbowego o odroczenie terminu fiskalizacji kasy. Uzyska taką zgodę, jeżeli urząd uzna, że odroczenie jest uzasadnione ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym.
Złożenie czynnego żalu – w przypadku opóźnionego zakupu kasy i sprzedaży z jej pominięciem – nie przywraca prawa do wspomnianej ulgi.
