Wyrobienie podpisu elektronicznego – najważniejsze informacje

Czy można podpisać dokument elektroniczny tak, by zgodnie z prawem był on ważny, jak fizyczny dokument? Owszem, a pomoże w tym podpis elektroniczny, a dokładniej kwalifikowany podpis elektroniczny. Na czym polega wyrobienie podpisu elektronicznego?

Podpis elektroniczny to narzędzie wykorzystywane od wielu lat, jednak pandemia i praca zdalna sprawiły, że stał się wyjątkowo popularny i pożądany. Obecnie wyrobienie podpisu elektronicznego jest popularne zarówno wśród zarządzających dużymi firmami, jak i zwykłych obywateli. Czym jest, jakie są jego rodzaje i w jakich przypadkach możemy go użyć?

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny ma dość złożoną definicję i można wyróżnić różne jego rodzaje. Zanim zdecydujesz się na wyrobienie podpisu elektronicznego, warto je poznać.

1. 1. Jednym z rodzajów podpisu elektronicznego jest zwykły podpis elektroniczny, który jest niczym innym jak faksymile naszego odręcznego podpisu w wersji cyfrowej. Niestety nie posiada on żadnego zabezpieczenia ani weryfikacji.
   2.  Kolejny rodzaj to niekwalifikowany podpis elektroniczny, który wykorzystuje system szyfrowania, czyli algorytm, który w momencie złożenia podpisu elektronicznego generuje niepowtarzalny ciąg liczb potwierdzający, że dokument został podpisany przez osobę, która go użyła. Nie jest to jednak najwyższa forma bezpieczeństwa. Nie jest też tożsamy z podpisem odręcznym.
   3. Jedynym podpisem, który uznajemy za równorzędny z podpisem odręcznym, jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

CZYTAJ TAKŻE: Podpis elektroniczny dla obcokrajowca. Jak go uzyskać?

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbezpieczniejszym podpisem, według Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE – w skrócie „eIDAS”. 

Na gruncie przywołanego aktu prawnego kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbardziej rozwiniętą formą podpisu elektronicznego. Po wyrobieniu podpisu elektronicznego kwalifikowanego możesz nim podpisać każdy dokument. Poświadcza go specjalny certyfikat kwalifikowany, który umożliwia weryfikację osoby składającej podpis.

Wyrobienie podpisu elektronicznego kwalifikowanego

Podpis kwalifikowany jest narzędziem odpłatnym. Możesz je nabyć u kilku wskazanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji dostawców. Koszt uzyskania takiego podpisu uzależniony jest od wybranej firmy czy okresu ważności certyfikatu. Za roczny dostęp średnio należy zapłacić około 300 zł. 

CZYTAJ TAKŻE: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i podpis – zastosowania

Z czego się składa podpis elektroniczny?

Tym, co sprawia, że wspomniany podpis jest najbardziej wiarygodny i bezpieczny jest fakt, że firma wydająca kwalifikowany podpis elektroniczny musi zweryfikować tożsamość posiadacza podpisu za pomocą specjalnego systemu. Przy wyrobieniu podpisu elektronicznego kwalifikowanego otrzymamy zestaw składający się z:

• karty certyfikacyjnej,
• czytnika podpiętego do komputera za pomocą wejścia USB, do którego zbliżamy kartę (ewentualnie tokenu USB)
• oprogramowania (które należy zainstalować na komputerze), a także indywidualnego kodu pin, który jest ostatnim etapem weryfikacyjnym.

Oprogramowanie i urządzenia niezbędne do złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego mają za zadanie przede wszystkim dokładną identyfikację osoby składającej e-podpis. Minimalizują one ryzyko wykorzystania danych do składania podpisu przez osoby trzecie. 

CZYTAJ TAKŻE: Podpis zaufany – jak to działa?

Wyrobienie podpisu elektronicznego – dlaczego warto?

Przy wyrobieniu podpisu elektronicznego kwalifikowanego należy pamiętać, że jego złożenie z wykorzystaniem danych przyporządkowanych do innej osoby jest przestępstwem. Grozi za nie kara nawet do trzech lat pozbawienia wolności. 

Posiadanie podpisu elektronicznego, a zwłaszcza kwalifikowanego podpisu elektronicznego bez wątpienia niesie za sobą wiele korzyści i możliwości. Posiadając taki podpis, można w teorii podpisać dowolny dokument, który wymaga naszego odręcznego podpisu. Daje to dużą elastyczność szczególnie teraz, gdy praca zdalna zyskuje na popularności.

 W odróżnieniu od profilu zaufanego, za pomocą podpisu kwalifikowanego można załatwiać nie tylko sprawy urzędowe. Można też np. zawierać umowy na odległość, czy brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.