Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i kwalifikowany podpis elektroniczny są obecnie w codziennym użytku. Sprawdź, jakie ich zastosowania będą dla ciebie przydatne. Przeczytaj nasz artykuł i poznaj najważniejsze informacje.
Czym różnią się kwalifikowana pieczęć elektroniczna od podpisu elektronicznego kwalifikowanego? Do czego możesz użyć każdego z tych narzędzi? Poznaj odpowiedzi na te, i inne pytania.
Spis treści
Po co nam kwalifikowana pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny?
W dobie Internetu i nowych technologii obrót dokumentami papierowymi powoli odchodzi w przeszłość. Ma to swoje dobre strony jak np. załatwianie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu, dokonywanie transakcji online czy przeprowadzanie zdalnych spotkań biznesowych. Współczesne prowadzenie firmy wymaga w związku z tym stosowania rozmaitych dokumentów elektronicznych, co jednak niesie za sobą ryzyko nadużyć, w szczególności podszywania się pod inny podmiot.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa transakcji elektronicznych wprowadzono kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i kwalifikowany podpis elektroniczny. Obydwa rozwiązania bazują na kwalifikowanym certyfikacie zapewniającym weryfikację podmiotu korzystającego z takiej pieczęci lub podpisu. W ten sposób potwierdzane jest pochodzenie dokumentu. Te dwa rozwiązania różnią się przede wszystkim tym, do jakich podmiotów są dedykowane i jakie konkretnie pełnią funkcje w praktyce.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest przeznaczona dla osób prawnych np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest to cyfrowy odpowiednik pieczątki firmowej. Oprócz potwierdzenia pochodzenia dokumentu kwalifikowana pieczęć elektroniczna zapewnia potwierdzenie integralności dokumentu (brak zmian treści dokumentu opatrzonego taką pieczęcią).
CZYTAJ TAKŻE: Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Może np. służyć do opieczętowania faktur elektronicznych (co pozwala uchronić przed praktyką fikcyjnych faktur), ofert handlowych, oświadczeń o przyjęciu ofert. Takiej pieczęci nie można podrobić, a kontrahent ma pewność, że np. faktura opatrzona tą pieczęcią pochodzi właśnie z konkretnej firmy.
Ze względu na funkcje zachowania integralności kwalifikowana pieczęć pozwala zabezpieczyć przed zmianami m.in. sprawozdania, raporty, regulaminy, tabele opłat lub akta pracownicze (co jest szczególnie istotne przy doręczaniu dokumentu w postaci papierowej do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej). Daje to pewność, że dokumenty, które nią opatrzyliśmy, są zgodne z oryginałami.
Natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny służy osobom fizycznym i ma skutek prawny równoważny własnoręcznemu podpisowi. Co w praktyce oznacza, że jeżeli przepis prawa bądź umowa wymaga dla dokonania danej czynności prawnej formy pisemnej, to wymóg ten spełnia opatrzenie dokumentu zawierającego oświadczenie woli w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Przykładowo umowa stron może wymagać, aby oświadczenie o wypowiedzeniu umowy złożyć w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W takim przypadku można skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wysłać takie oświadczenie jako załącznik maila (jeżeli umowa nie wyłącza takiej możliwości, a adres email drugiej strony umowy jest znany).
Samo złożenie wypowiedzenia w treści maila nie spełnia formy pisemnej, ale już wysłanie załącznika opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym powinno prowadzić do skutecznego rozwiązania umowy.
Czytaj także: Certyfikat kwalifikowany i niekwalifikowany. Różnice
Sposób na zdalne wypowiedzenie umowy o pracę kłopotliwemu pracownikowi
Co więcej, opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę, pozwala pracodawcy nie narażać się na zarzut niezachowania pisemnej formy i konieczności zapłaty odszkodowania z tego tytułu.
Samo wypowiedzenie złożone bez zachowania formy pisemnej jest skuteczne, ale wadliwe. Może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy w przypadku wniesienia przez pracownika odwołania do sądu pracy.
Złożenie wypowiedzenia opatrzonego własnoręcznym podpisem pracodawcy czy osoby upoważnionej w jego imieniu może być utrudnione. Sytuacja taka pojawia się np. gdy pracownika nie ma w zakładzie pracy. Nie wiadomo czy i ewentualnie kiedy pracownik odbierze oświadczenie o wypowiedzeniu. Wypowiedzenie złożone przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego pozwala wyeliminować te problemy.
Czytaj także: Jak zwolnić pracownika?
Kwalifikowanie pieczęć elektroniczna – skróć formalności i zyskaj na czasie
Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia również udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych. Ponadto kwalifikowany podpis elektroniczny – podobnie jak profil zaufany pozwala na załatwianie online spraw w Urzędach.
Kwalifikowany podpis elektroniczny można wykorzystać przy podpisywaniu i składaniu deklaracji w systemie Płatnik. Przydaje się też przy składaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do Urzędów Skarbowych.
Co ważne, kwalifikowana pieczęć elektroniczna nie stanowi alternatywy dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Użycie pieczęci nie oznacza, że zachowaliśmy formę pisemną dokumentu.
Niemniej, zarówno kwalifikowana pieczęć elektroniczna, jak i kwalifikowany podpis elektroniczny stwarzają pole do wielu możliwości. Znacznie ułatwiają one codzienne funkcjonowanie przede wszystkim przedsiębiorców. Bazę kwalifikowanych dostawców tych usług można odnaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.
Te narzędzia zapewniają bowiem tylko upoważnieni do tego dostawcy. Muszą oni spełniać określone wymogi w celu zapewnienia gwarancji jakości świadczonych usług. Poddaje się ich audytom pod kątem spełniania tych wymogów.
