KSeF to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy mają do niej dostęp poprzez bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF lub w ramach używanych przez siebie komercyjnych programów finansowo–księgowych. Po zmianie systemu każdy dokument będzie musiał być zgodny ze wzorem ustalonym przez Ministerstwo Finansów.
Spis treści
Zadania KSeF-u
KSeF ma uszczelnić system podatkowy, a jednocześnie usprawnić i ułatwić rozliczanie transakcji. Przesyłanie dokumentów będzie szybsze i bardziej bezpieczne. Resort finansów podkreśla, że dzięki fakturom ustrukturyzowanym przedsiębiorcy:
- otrzymają zwrot podatku VAT naliczonego do 40 dni (teraz to 60 dni);
- nie będą wystawiali duplikatów faktur, bo dokumenty potwierdzające transakcje będą przechowywane i archiwizowane w systemie elektronicznym przez 10 lat;
- łatwiej i szybciej skorygują faktury;
- faktury nie zginą i nie ulegną przypadkowemu zniszczeniu – wystawca czy odbiorca znajdą je w KSeF;
- nie będą musieli przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie skarbówki.
Wprowadzenie systemu ma pozwolić na sprawdzanie prawidłowości rozliczeń podatkowych bez angażowania podatników i wszczynania kontroli.
Teraz trwa okres przejściowy wprowadzania systemu KSeF. Od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane w formacie .xml i mają czas na przygotowanie się do zmian, np. wyboru osób w firmie odpowiadających za terminowe wystawianie e-faktur. Od 2025 roku faktury ustrukturyzowane mogą zastąpić dokumenty papierowe i elektroniczne (np. wysyłane e–mailem).
Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.
Najnowsze zmiany w obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur
Uwaga! Data wejścia w życie została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów z dnia 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w 2025 roku.
Początkowo obowiązkowy KSeF miał wejść w życie w II kwartale 2023 roku. Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje z przedsiębiorcami i ten termin został przesunięty na 1 lipca 2024 roku. Jednocześnie rząd zgodził się, aby część przedsiębiorców zaczęła wystawiać e-faktury jeszcze później. Dla mikro, małych i średnich firm zwolnionych z VAT, KSeF miał stać się obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku. Jak wspominamy wyżej i ten termin został przesunięty.
Paragony za przejazd płatnymi odcinkami autostrad oraz inne bilety spełniające funkcję faktury zostają wyłączone z Krajowego Systemu e–Faktur.
Kolejna zmiana dotyczy awarii systemu. Jeżeli dojdzie do niej po stronie przedsiębiorcy, to będzie możliwość wystawienia faktury papierowej lub elektronicznej. Faktura ustrukturyzowana ma być dostarczona do KSeF następnego dnia roboczego. Podczas awarii dopuszczalne jest wystawianie faktur korygujących.
Ministerstwo Finansów zrezygnowało też z obowiązku przesyłania do systemu faktur konsumenckich, czyli faktur wystawianych na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (B2C). Takie dokumenty będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.
Resort finansów zapewnia, że pracownicy urzędów skarbowych będą mieli dostęp do e-faktur w KSeF tylko podczas czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS.
Aktualne informacje na temat KSeF można znaleźć na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ksef.
Dla kogo obowiązkowy KSeF?
System KSeF będzie obowiązkowy, co do zasady, dla wszystkich przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Dotyczy to również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. KSeF nie będą musieli początkowo używać podatnicy zwolnieni z VAT.
Warto pamiętać, że z KSeF nie będą musieli korzystać przedsiębiorcy zagraniczni, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności i nie biorą udziału w transakcjach na terenie naszego kraju.
Kary za niekorzystanie z obowiązkowego KSeF
Kiedy e–faktury zastąpią dotychczasowe papierowe i elektroniczne dokumenty, a ich wystawianie będzie obowiązkowe. Jakie kary grożą dla przedsiębiorców unikających korzystania z KSeF?
Ministerstwo Finansów zapewnia, że przedsiębiorcy nie będą musieli obawiać się kar za „zwykłe” błędy w fakturach. Sankcje mają grozić za:
- niekorzystanie z KSeF;
- wystawienie e–faktury niezgodnej ze wzorem Ministerstwa Finansów (jeżeli system będzie niedostępny);
- niewysłania do KSeF faktur wystawionych poza systemem – przedsiębiorcy muszą to zrobić w kolejnym dniu roboczym (jeżeli system jest niedostępny po ich stronie) lub w ciągu 7 dni roboczych (jeżeli awaria była po stronie KSeF).
Kary wyniosą do 100% wysokości podatku na fakturze lub do 18,7% wartości całej faktury. Warto pamiętać, że kara obejmie każdy dokument osobno, a przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać z czynnego żalu.
