Faktury – o czym pamiętać przy wystawieniu faktury? Dane do faktur, błędy na fakturze, rodzaje faktur

Faktury to podstawowe dokumenty księgowe, które stanowią potwierdzenie dokonania transakcji kupna-sprzedaży opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Mają obowiązek je wystawiać podatnicy podatku VAT. Podmioty zwolnione z tego obowiązku przedmiotowo lub podmiotowo nie mają obowiązku wystawiania tego dokumentu. Jakie dane znajdują się na fakturze oraz z jakimi rodzajami faktur możesz się spotkać w obrocie gospodarczym?

Dane do faktury

Faktura może przyjąć formę elektroniczną lub papierową. Niezależnie od tego, powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden z nich pozostaje u przedsiębiorcy pełniącego rolę sprzedawcy lub usługodawcy, a drugi trafia do nabywcy.

Na fakturze powinny znajdować się następujące dane:

1. data wystawienia faktury;
2. numer dokumentu, który pozwala na jego jednoznaczną identyfikację;
3. imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów i usług oraz jego adres;
4. imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy towarów i usług oraz jego adres;
5. numer identyfikacyjny podatnika – NIP lub VAT-UE;
6. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonywania usługi, lub data otrzymania zapłaty (jeśli ta nastąpiła przed sprzedażą);
7. nazwa i rodzaj sprzedawanej usługi lub towaru;
8. miara i ilość dostarczanych towarów lub zakres wyświadczonej usługi;
9. cena jednostkowa netto dostarczonych towarów lub wyświadczonych usług (bez podatku);
10. kwoty upustów, obniżek i rabatów;
11. wartość sumaryczna netto dostarczonych towarów lub wyświadczonych usług;
12. obowiązująca stawka lub stawki podatku VAT (jeśli są różne dla poszczególnych pozycji na fakturze);
13. suma wartości sprzedanych towarów lub wyświadczonych usług netto z podziałem na poszczególne stawki podatku;
14. kwota należnego do zapłaty podatku;
15. kwota należności ogółem.

Faktura korygująca

Sytuacje, w których podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej zostały wymienione w ustępie 1 artykułu 106j ustawy o VAT. Należą do nich:

• sytuacja, w której podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazane na fakturze uległy zmianie;
• sytuacja, w której klient dokonał zwrotu towarów i opakowań;
• sytuacja, w której sprzedawca zdecydował się dokonać na rzecz nabywcy zwrotu całości lub części zapłaty;
• sytuacja, w której stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji wystawionej już faktury.

Jeśli korygowana faktura została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana, to jej korekta również musi przyjąć identyczny format.

Jakie dane powinny się znaleźć na korekcie faktury?

Na korekcie faktury powinny się znaleźć przede wszystkim dane faktury, która podlega korekcie:

1. data jej wystawienia;
2. numer faktury;
3. imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i odbiorcy faktury;
4. numer NIP lub VAT-UE podatnika;
5. numer NIP lub VAT-UE odbiorcy.

Dodatkowo na korekcie należy umieścić:

1. numer faktury korygującej;
2. datę wystawienia;
3. prawidłowa treść korygowanych pozycji.

Faktura proforma

Faktura proforma posiada jedynie funkcję informacyjną. Nie jest dokumentem księgowym. Najczęściej wykorzystuje się ją, aby przedstawić kontrahentowi warunki własnej oferty, ale może być również stosowana, kiedy usługodawca lub sprzedawca chce otrzymać przedpłatę, lub zaliczkę na poczet realizowanego zlecenia.

Faktura proforma posiada identyczną budowę jak tradycyjna faktura VAT. Powinien w niej zostać zawarty zestaw identycznych danych. Na pierwszy rzut oka trudno jest więc ją odróżnić od właściwej faktury, dlatego część przedsiębiorców decyduje się na umieszczenie na niej dopisku: „proforma” lub „niezapłacone”.

Zdarza się, że kontrahent opłaci taką fakturę. Wówczas uznaje się, że oferta przedsiębiorcy została przyjęta, a ten może przystąpić do realizacji zlecenia.

Warto podkreślić, że faktury proforma są jedynie zapowiedzią i zdarza się, że kwoty na nich zapisane odbiegają od tych, które ostatecznie znajdą się na dokumentach księgowych.

Błędy na fakturze

Prawo surowo karze przedsiębiorców wystawiających tak zwane puste faktury, a więc takie, które nie znajdują pokrycia w rzeczywiście wyświadczonych usługach lub sprzedanych towarach oraz tych, którzy wystawiają faktury nierzetelnie lub nie robią tego zupełnie. Aby naprawić błędy na fakturze, można wystawić notę korygującą lub fakturę korygującą. Zdarzają się też sytuacje, kiedy faktura wymaga anulowania.

Wśród najczęstszych błędów, które przedsiębiorcy naprawiają poprzez wystawienie faktury korygującej, znajdują się:

• stwierdzenie pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury;
• udzielenie rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej;
• zwrot towaru przez nabywcę;
• zwrot kosztów zamówienia na rzecz nabywcy (całościowy lub częściowy);
• wystawienie faktury bez wymaganej adnotacji: „mechanizm podzielonej płatności”.

Faktura korygująca wystawiana jest przez przedsiębiorcę, który sporządził fakturę pierwotną. Nota korygująca jest natomiast wystawiana przez nabywcę.

Notę korygującą można wystawić wówczas, gdy otrzymało się od sprzedawcy fakturę z błędami formalnymi. Do takich uchybień zalicza się na przykład: datę wystawienia, dane nabywcy, datę wykonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wyświadczenia usług, lub brak na fakturze adnotacji: „mechanizm podzielonej płatności”.

Podsumowując, faktury są jednym z podstawowych dokumentów księgowych, Stanowią potwierdzenie realizacji transakcji kupna-sprzedaży towarów lub usług. Faktura proforma jest pewnego rodzaju ofertą handlową, nie stanowi ona dokumentu księgowego. Jeśli na fakturze właściwej znajdzie się błąd, to można go naprawić poprzez wystawienie noty korygującej lub faktury korygującej. Jeśli faktura została wystawiona bez pokrycia, a więc transakcja nie doszła do skutku, a dokument nie trafił do obrotu, to można ją anulować.