Faktury zbiorcze są dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców, jednak oprócz zalet są też wady tego rozwiązania. Warto również wiedzieć, jakie zasady obowiązują sprzedawców, którzy chcą wystawiać takie dokumenty.
Spis treści
Czym jest faktura zbiorcza?
Faktury dokumentują dostawę towarów lub wykonanie usługi kontrahentowi prowadzącemu działalność gospodarczą. W obrocie gospodarczym wyróżniamy różnego rodzaju faktury:
- sprzedaży,
- zaliczkowe,
- korygujące,
- VAT marża,
- podatnika zwolnionego z VAT,
- zbiorczą.
Faktura zbiorcza obejmuje więcej niż jedną dostawę towaru lub świadczenie usługi w ciągu miesiąca dla jednego kontrahenta. Zamiast wystawiać osobne faktury dla każdej sprzedaży, sprzedawca może zebrać wszystkie transakcje w jednym dokumencie. Stosowana jest w celu uproszczenia procesu rozliczeń pomiędzy dostawcą a odbiorcą towarów lub usług.
Co powinna zawierać faktura zbiorcza?
Faktura zbiorcza musi być wystawiona zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi wystawiania faktur i rozliczania podatku VAT (choć przepisy ustawy o podatku VAT nie omawiają jej). W przypadku transakcji krajowych, sprzedawca jest zobowiązany do doliczenia odpowiedniego podatku VAT do kwoty brutto na fakturze.
Fakturę należy wystawić z zasady do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do dostawy towaru lub wykonania usługi. Dotyczy to również faktur zbiorczych (na dokumencie trzeba ująć wszystkie transakcje z danego miesiąca).
Faktura – zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT – (w tym także zbiorcza) powinna zawierać m.in.:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku (NIP sprzedawcy i nabywcy);
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową bez podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- stawkę i kwotę podatku;
- kwotę należności ogółem.
Na fakturze powinny się również znaleźć wszystkie daty dostawy towarów lub realizacji usług wykonanych dla kontrahenta w danym miesiącu.
Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur zbiorczych?
Trzeba pamiętać, że z zasady wystawianie faktur zbiorczych nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy. To sposób na uproszczenie rozliczeń.
Osoba prowadząca działalność może zdecydować, czy chce wystawić fakturę po każdej dostawie towaru lub realizacji usługi dla danego kontrahenta w jednym miesiącu, a może wyróżni je na jednym dokumencie, czyli fakturze zbiorczej.
Faktura zbiorcza a VAT
Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązek podatkowy z tytułu podatku od towarów i usług powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, chyba że otrzymano wcześniej część lub całość zapłaty.
Do wyjątków należy m.in. świadczenie usług budowlanych lub budowlano-montażowych, dostawa energii elektrycznej oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych. W takich sytuacjach przychód powstaje w momencie wystawienia faktury.
W przypadku faktury zbiorczej podatek należy rozliczyć w dacie każdej dostawy towarów lub świadczenia usługi. Obowiązek podatkowy powstaje niezależnie od daty wystawienia faktury.
Zalety i wady faktury zbiorczej
Jak już wspomnieliśmy, faktury zbiorcze mają ułatwić życie przedsiębiorcom. Zamiast wielu faktur można wystawić jedną, która obejmie wszystkie dostawy/usługi zrealizowane w ciągu całego miesiąca dla jednego kontrahenta. To oszczędność czasu i pieniędzy dla obu stron transakcji. Powstaje mniej dokumentów do wysłania i archiwizowania. Łatwiej też uniknąć błędów.
Jakie są wady faktur zbiorczych? To przede wszystkim odłożone w czasie płatności za towary i usługi. Kontrahent może otrzymać dany przedmiot na początku miesiąca, ale faktura zbiorcza będzie wystawiona nawet kilka tygodni później i sprzedawca będzie musiał poczekać na zapłatę.
Przeczytaj więcej w kategorii Faktury.
