Jedną z najtrudniejszych sytuacji, w jakiej może znaleźć się przedsiębiorstwo, to nawiązanie relacji z kontrahentem, który zmaga się z niewypłacalnością albo z innych powodów nie reguluje należności. Żeby się przed nią uchronić, zawsze warto zweryfikować wiarygodność naszego kontrahenta.
Spis treści
Kim jest kontrahent?
Definicja kontrahenta nie jest bardzo trudna do określenia. Przede wszystkim dlatego, że według definicji kontrahent jest osobą fizyczną lub prawną, która jest stroną umowy. Inaczej rzecz ujmując, kontrahent to druga strona umowy biznesowej. Może nią być przedsiębiorca lub firma (gdy mamy do czynienia z podmiotem o większej skali działania).
Jeśli więc produkujesz soki owocowe, to kontrahentem będą głównie hurtownie spożywcze, duże korporacje, które chcą zamawiać zdrowe napoje dla pracowników. Definicyjnie kontrahent nie zawsze oznacza partnera biznesowego, z którym łączy nas umowa na długie miesiące. Może nim być nawet jednorazowy klient, dostawca towaru, odbiorca naszych usług, czy każda inna osoba lub podmiot, z którym wchodzimy w umowę.
Kontrahent w przepisach prawa
W przypadku długoterminowej współpracy kontrahenci spisują ze sobą umowy, które określają zasady, na jakich opiera się współdziałanie. Umowa z kontrahentem określa też prawa i obowiązki stron. Dobrze przygotowana umowa z kontrahentem powinna zawierać:
- dane obu firm;
- informacje o przedmiocie umowy, dokładny opis z podaniem dat wykonania usługi czy dostarczenia towaru;
- zakres współpracy i zasady, na jakich się ona odbywa;
- osoby kontaktowe w obu firmach;
- daty: zawarcia umowy, realizacji i daty płatności;
- wysokość wynagrodzenia lub zasady rozliczania i daty płatności.
Do umowy warto też wpisać konsekwencje, które grożą obu stronom jeśli nie będą się stosować do jej zapisów.
Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta?
Umowa o współpracy z kontrahentem jest często jednym z ważniejszych kroków we wzajemnym działaniu. Zanim jednak zdecydujemy się na kooperację z partnerem biznesowym, warto sprawdzić wiarygodność drugiej strony. Wszystko dlatego, że w biznesie chodzi o pieniądze, a co za tym idzie każda transakcja to ryzyko finansowe. Oczywiście najmniejsze ryzyko pojawi się w momencie, gdy towar lub usługa rozliczana jest od razu po dostarczeniu. Coraz częściej jednak w biznesie stosuje się różne modele z odroczonym terminem płatności: kredyt kupiecki, faktoring itd.
Zanim więc zaczniemy działać z nowym partnerem biznesowym, należy sprawdzić kontrahenta pod kątem jego wiarygodności. Jeśli wystawiamy fakturę, zawsze sprawdzaj, czy dane, które wpisujesz ma dokumencie, pokrywają się z rzeczywistością, czy są zgodne z zapisem w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej albo w Krajowym Rejestrze Sądowym. Sprawdź też, czy osoba, która podpisuje zamówienie, jest uprawiona do reprezentowania firmy. Skontroluj też dane w rejestrze REGON, czy na tzw. Białej Liście, czyli rejestrze płatników VAT.
Warto też zajrzeć do baz dłużników, takich jak Krajowy Rejestr Długów, czy inne bazy informacji gospodarczych. Zawsze lepiej upewnić się, czy osoba, z którą chcemy zawrzeć umowę, jest wypłacalna. W przypadku bardzo dużego zlecenia można nawet zlecić profesjonalnej firmie przeprowadzenie wywiadu gospodarczego.
Jednak jednym z najskuteczniejszych sposobów, szczególnie w przypadku nowych klientów, jest skłanianie ich do płatności z góry lub do wpłacania wysokich zaliczek. To pokaże nam, czy ktoś nie tylko ma majątek, ale i płynność finansową. Na bieżąco trzeba też kontrolować stan płatności faktur. Co z tego, że zabezpieczymy się, sprawdzając kontrahenta na początku naszej współpracy, jak nie będziemy w stanie sprawdzić stanu bieżących płatności.
