KSeF to program informatyczny, który ma za zadanie scentralizować proces rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Co powinieneś wiedzieć o tym rozwiązaniu? Kogo dotyczy KSeF? Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, czy będziesz musiał korzystać z KSeF.
Krajowy System e-Faktur został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w celu uszczelnienia systemu podatkowego w Polsce. To rozwiązanie korzystne nie tylko z perspektywy państwa, ale również wygodne dla przedsiębiorców. Dzięki niemu będą mogli wystawiać, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane. Już w 2025 roku będzie on obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców.
Spis treści
Co to jest KSeF i do czego ma służyć?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski program informatyczny utworzony przez Ministerstwo Finansów. Celem wprowadzenia systemu KSeF była centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Program daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który wdrożył to rozwiązanie. Przed nami uczyniono to we Włoszech, w Hiszpanii oraz w Portugalii.
Funkcje KSeF
Podstawowym zadaniem systemu KSeF jest umożliwienie przedsiębiorcom wystawienia, odbierania oraz przechowywania ustrukturyzowanych faktur w postaci elektronicznej. Przedsiębiorcy mają również możliwość nadawania, zamiany lub odbierania uprawnień do systemu oraz dokonywania analizy i kontroli prawidłowości informacji zawartych w e-fakturach.
Każda faktura generowana przez system jest numerowana. System posiada też wbudowaną funkcję powiadomień o dacie i czasie: wystawienia faktury, nadania jej numeru lub ewentualnego odrzucenia z uwagi na błędy formalne.
Cel wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur
Ujednolicony standard obrotu e-fakturami wprowadzono po to, aby uszczelnić system podatkowy i w konsekwencji zmniejszyć ilość przestępstw i nadużyć podatkowych. Dodatkowo jego wdrożenie wiąże się z szeregiem udogodnień dla przedsiębiorców. Przykładowo:
- krótszy czas oczekiwania na zwrot nadpłaconego podatku VAT – 45 dni (było 60 dni);
- zwolnienie z obowiązku archiwizowania faktur (system będzie robił to automatycznie);
- brak ryzyka zniszczenia i zagubienia faktur;
- kontrola dokumentów pod kątem ewentualnych błędów;
- automatyzacja procesu fakturowania;
- brak konieczności przekazywania do urzędu plików JPK_FA.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-faktur KSeF?
Przedsiębiorcy już od początku 2022 roku mogą dobrowolnie korzystać z platformy KSeF. Najprawdopodobniej od połowy 2025 roku korzystanie z platformy będzie obowiązkowe dla:
- przedsiębiorców zwolnionych z płacenia podatku VAT;
- czynnych podatników VAT-u;
- podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.
Kto jest zwolniony z korzystania z faktur ustrukturyzowanych?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wciąż jest dobrowolne. Od 2025 roku będzie ono dla obligatoryjne. Spod systemu zostaną wyłączone 3 rodzaje faktur. Te dalej będą mogły przyjmować wersję papierową:
- faktury konsumenckie w typie B2C;
- bilety uznawane za faktury, na przykład bilety na płatnych autostradach;
- faktury wystawiane w ramach OSS oraz IOSS.
Podsumowując, KSeF to Krajowy System e-Faktur. Powstał on z myślą o uszczelnieniu polskiego systemu podatkowego. Za jego pomocą możliwe jest odbieranie, wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.
