Poznaj system KSeF w 2024 roku. Kiedy będzie obowiązkowy?

KSeF to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Przedsiębiorcy mają do niej dostęp poprzez bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF lub w ramach używanych przez siebie komercyjnych programów finansowo–księgowych. Po zmianie systemu każdy dokument będzie musiał być zgodny ze wzorem ustalonym przez Ministerstwo Finansów.

Zadania KSeF-u

KSeF ma uszczelnić system podatkowy, a jednocześnie usprawnić i ułatwić rozliczanie transakcji. Przesyłanie dokumentów będzie szybsze i bardziej bezpieczne. Resort finansów podkreśla, że dzięki fakturom ustrukturyzowanym przedsiębiorcy:

  • otrzymają zwrot podatku VAT naliczonego do 40 dni (teraz to 60 dni);
  • nie będą wystawiali duplikatów faktur, bo dokumenty potwierdzające transakcje będą przechowywane i archiwizowane w systemie elektronicznym przez 10 lat;
  • łatwiej i szybciej skorygują faktury;
  • faktury nie zginą i nie ulegną przypadkowemu zniszczeniu – wystawca czy odbiorca znajdą je w KSeF;
  • nie będą musieli przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie skarbówki.

Wprowadzenie systemu ma pozwolić na sprawdzanie prawidłowości rozliczeń podatkowych bez angażowania podatników i wszczynania kontroli.

Teraz trwa okres przejściowy wprowadzania systemu KSeF. Od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane w formacie .xml i mają czas na przygotowanie się do zmian, np. wyboru osób w firmie odpowiadających za terminowe wystawianie e-faktur. Od 2025 roku faktury ustrukturyzowane mogą zastąpić dokumenty papierowe i elektroniczne (np. wysyłane e–mailem).

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Najnowsze zmiany w obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur

Uwaga! Data wejścia w życie została po raz kolejny przesunięta podczas konferencji Ministerstwa Finansów z dnia 19 stycznia 2024 roku. Obecnie nie ma informacji na temat tego, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy. Wiemy tylko, że będzie to najszybciej w 2025 roku.

Początkowo obowiązkowy KSeF miał wejść w życie w II kwartale 2023 roku. Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje z przedsiębiorcami i ten termin został przesunięty na 1 lipca 2024 roku. Jednocześnie rząd zgodził się, aby część przedsiębiorców zaczęła wystawiać e-faktury jeszcze później. Dla mikro, małych i średnich firm zwolnionych z VAT, KSeF miał stać się obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku. Jak wspominamy wyżej i ten termin został przesunięty.

Paragony za przejazd płatnymi odcinkami autostrad oraz inne bilety spełniające funkcję faktury zostają wyłączone z Krajowego Systemu e–Faktur.

Kolejna zmiana dotyczy awarii systemu. Jeżeli dojdzie do niej po stronie przedsiębiorcy, to będzie możliwość wystawienia faktury papierowej lub elektronicznej. Faktura ustrukturyzowana ma być dostarczona do KSeF następnego dnia roboczego. Podczas awarii dopuszczalne jest wystawianie faktur korygujących.

Ministerstwo Finansów zrezygnowało też z obowiązku przesyłania do systemu faktur konsumenckich, czyli faktur wystawianych na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (B2C). Takie dokumenty będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.

Resort finansów zapewnia, że pracownicy urzędów skarbowych będą mieli dostęp do e-faktur w KSeF tylko podczas czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS.

Aktualne informacje na temat KSeF można znaleźć na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ksef.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Dla kogo obowiązkowy KSeF?

System KSeF będzie obowiązkowy, co do zasady, dla wszystkich przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Dotyczy to również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. KSeF nie będą musieli początkowo używać podatnicy zwolnieni z VAT.

Warto pamiętać, że z KSeF nie będą musieli korzystać przedsiębiorcy zagraniczni, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności i nie biorą udziału w transakcjach na terenie naszego kraju.

Kary za niekorzystanie z obowiązkowego KSeF

Kiedy e–faktury zastąpią dotychczasowe papierowe i elektroniczne dokumenty, a ich wystawianie będzie obowiązkowe. Jakie kary grożą dla przedsiębiorców unikających korzystania z KSeF?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że przedsiębiorcy nie będą musieli obawiać się kar za „zwykłe” błędy w fakturach. Sankcje mają grozić za:

  • niekorzystanie z KSeF;
  • wystawienie e–faktury niezgodnej ze wzorem Ministerstwa Finansów (jeżeli system będzie niedostępny);
  • niewysłania do KSeF faktur wystawionych poza systemem – przedsiębiorcy muszą to zrobić w kolejnym dniu roboczym (jeżeli system jest niedostępny po ich stronie) lub w ciągu 7 dni roboczych (jeżeli awaria była po stronie KSeF).

Kary wyniosą do 100% wysokości podatku na fakturze lub do 18,7% wartości całej faktury. Warto pamiętać, że kara obejmie każdy dokument osobno, a przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać z czynnego żalu.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Spółka jawna a cywilna – najważniejsze różnice. Którą z nich wybrać?

Osoba, która chce rozpocząć biznes, ma do wyboru różne formy prowadzenia działalności gospodarczej. Może wybierać m.in. między spółką jawną i spółką cywilną. Jednak czym...

Kiedy sporządzić, podpisać, zatwierdzić i złożyć sprawozdanie finansowe? Poznaj najważniejsze terminy

Sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z ustawą, w tym z naruszeniem terminów przygotowania dokumentów, grozi poważnymi konsekwencjami (nie tylko karą grzywny). Jak ich uniknąć? Rozwiewamy...

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku?

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS może wydawać się skomplikowanym zadaniem. W tym artykule poprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces, wyjaśniając wszystkie etapy....

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!