Zasady wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych

Auto firmowe to w wielu przedsiębiorstwach absolutne must have. Pracownicy wykorzystują pojazdy na co dzień, podczas realizacji zadań ważnych dla firmy (dojazd do klienta, zarządzania placówkami sprzedażowymi itp.) Czy mogą używać samochodów służbowych w celach prywatnych? Przeczytasz o tym w naszym artykule.

Jak rozliczać samochód służbowy do celów prywatnych? Rozliczenia w świetle podatku dochodowego

Korzystanie z auta służbowego w celach prywatnych przez pracownika jak najbardziej jest dozwolone. Dopuszcza się takie rozwiązanie, ale trzeba rozpatrzyć tę kwestię w świetle prawa podatkowego. 

Takie świadczenie traktuje się bowiem jak źródło przychodu. Jego wysokość jest ustalana w sposób ryczałtowy, z uwzględnieniem mocy silnika i wynosi:

  • 250 złotych miesięcznie – w przypadku aut o mocy silnika nieprzekraczającej 60 kW oraz pojazdów elektrycznych,
  • 400 złotych miesięcznie – dotyczy to pozostałych samochodów.

Przed wprowadzeniem przepisów określanych jako Polski Ład podczas ustalania ryczałtu brano pod uwagę nie moc silnika, ale jego pojemność.

Dlaczego wartość świadczenia w postaci możliwości korzystania z samochodu jest określana kwotowo? Taki stan rzeczy wynika stąd, iż potrzebne jest ustalenie podstawy na cel podatku dochodowego od osób fizycznych. 

To ważne, ponieważ PIT nie obejmuje jedynie wynagrodzenia w formie finansowej, ale także świadczeń w formie niepieniężnej. Możliwość korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych jest świadczeniem niepieniężnym.

Zryczałtowany przychód pracownika za używanie auta firmy w celach prywatnych uwzględnia to, że pracodawca pokrywa wydatki związane z eksploatacją samochodu. Są to na przykład koszty z tytułu:

  • zakupu paliwa,
  • polisy ubezpieczeniowej,
  • bieżących napraw serwisowych,
  • wymiany opon, zakupu części zamiennych itp.

Do tej kategorii nie zalicza się opłat ponoszonych po to, by pojazd mógł uczestniczyć w ruchu lądowym (rozumie się w przez to m.in. opłaty za przejazd autostradą).

Z kolei w sytuacji, gdy pracownik sam poniósł część kosztów na użytkowanie pojazdu służbowego, przychód przez niego osiągnięty ustala się jako różnicę pomiędzy:

  • wartością należnego świadczenia ryczałtowego,
  • rzeczywistym wydatkiem poniesionym przez pracownika.

Powyższe zasady postępowania odnoszą się do osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę. 

Inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi np. o zleceniobiorców czy członków zarządu. W takim przypadku bierze się bowiem pod uwagę tzw. stawki rynkowe (a zatem kalkulacja odbywa się np. na podstawie cen z wypożyczalni). Taki stan rzeczy wynika m.in. z interpretacji Dyrektora Krajowej Interpretacji Skarbowej (sygn. 0114-KDIP2-2.4011.545.2022.1.IN). 

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w następującym akcie prawnym: Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Samochód służbowy do celów prywatnych a składki ZUS

Jeśli chodzi o wykorzystanie auta służbowego do celów prywatnych, trzeba pamiętać również o rozliczeniach względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nieodpłatne korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych uznawane jest jako część przychodu pracownika w ramach stosunku pracy. 

Taki stan rzeczy sprawia, że pracodawca uwzględnia te korzyści w całkowitym przychodzie pracowniczym – powiększają one podstawę oskładkowania ZUS.

Rzecz jasna, jeśli auto służbowe jest wykorzystywane sporadycznie (incydentalnie, czyli np. kilka razy na miesiąc), nie dolicza się do przychodu podatnika całej wartości zryczałtowanego przychodu – byłoby to niesprawiedliwe. 

Zamiast tego za każdy dzień, w którym osoba zatrudniona korzysta z auta firmowego do celów prywatnych, nalicza się 1/30 wartości ryczałtu. Jak wiadomo, podstawę stanowi 250 lub 400 zł, w zależności od rodzaju oraz mocy auta. Wartość uzyskanego w danym miesiącu świadczenia jest doliczana do pozostałych przychodów, które osiągnął pracownik w danym okresie.

Zasady wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych. Czy można udostępnić samochód służbowy do celów prywatnych pracownikowi?

Do kompetencji pracodawcy należy ustalenie, czy pracownik może korzystać z auta służbowego w celach prywatnych. Ustala on również, w jakim zakresie ma prawo to robić. Przykładowo, właściciel przedsiębiorstwa może ustalić, że pracownik:

  • w ogóle nie będzie miał prawa do korzystania z pojazdu służbowego w celach prywatnych;
  • ma prawo korzystać z auta służbowego do celów prywatnych w ograniczonym, ściśle ustalonym przez pracodawcę, zakresie. Rozumie się przez to na przykład brak do wyjazdu poza granice kraju;
  • nie ma żadnych ograniczeń w zakresie korzystania z samochodu służbowego do realizacji celów prywatnych (oczywiście, o ile jest to zgodne z przeznaczeniem takiego pojazdu).

To jeszcze nie wszystkie dostępne możliwości, ponieważ przedsiębiorca ustala również, czy pracownicy mogą używać auta służbowego odpłatnie lub nie. Tak czy inaczej, kwestie te powinny zostać ustalone w formie pisemnej, w ramach udzielonego pracownikowi upoważnienia.

Rzecz jasna, samowolne korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych, bez zgody ze strony pracodawcy, jest niedozwolone. O ile pojedyncze działanie raczej nie przyniesie poważniejszych konsekwencji, to nagminne łamanie zakazu przełożonego może skutkować nawet rozwiązaniem umowy o pracę (w trybie dyscyplinarnym).

Z drugiej strony możliwość używania auta firmowego do realizacji prywatnych celów może być traktowana jak benefit do wynagrodzenia.

Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Ulga na złe długi – warunki skorzystania z ulgi na podatek od niezapłaconych faktur dla PIT, CIT i VAT

Ulga na złe długi to sposób na odzyskanie podatku od niezapłaconych faktur przychodowych. Jest instrumentem, który ma chronić wierzycieli. Spójrzmy, na czym polega i...

Koncesja na alkohol – ile kosztuje, kto ją wydaje? Jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych??

Koncesja na alkohol to potoczna nazwa zezwolenia  na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych. Kwestie dotyczące sprzedaży napojów alkoholowych reguluje ustawa z 26 października 1982 r....

Czy spółka komandytowo-akcyjna się opłaca?

Spółka komandytowo-akcyjna to spółka osobowa, która łączy w sobie cechy spółki komandytowej i spółki akcyjnej. Nie ma osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną i...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!