Zasady wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych

Auto firmowe to w wielu przedsiębiorstwach absolutne must have. Pracownicy wykorzystują pojazdy na co dzień, podczas realizacji zadań ważnych dla firmy (dojazd do klienta, zarządzania placówkami sprzedażowymi itp.) Czy mogą używać samochodów służbowych w celach prywatnych? Przeczytasz o tym w naszym artykule.

Jak rozliczać samochód służbowy do celów prywatnych? Rozliczenia w świetle podatku dochodowego

Korzystanie z auta służbowego w celach prywatnych przez pracownika jak najbardziej jest dozwolone. Dopuszcza się takie rozwiązanie, ale trzeba rozpatrzyć tę kwestię w świetle prawa podatkowego. 

Takie świadczenie traktuje się bowiem jak źródło przychodu. Jego wysokość jest ustalana w sposób ryczałtowy, z uwzględnieniem mocy silnika i wynosi:

• 250 złotych miesięcznie – w przypadku aut o mocy silnika nieprzekraczającej 60 kW oraz pojazdów elektrycznych,
• 400 złotych miesięcznie – dotyczy to pozostałych samochodów.

Przed wprowadzeniem przepisów określanych jako Polski Ład podczas ustalania ryczałtu brano pod uwagę nie moc silnika, ale jego pojemność.

Dlaczego wartość świadczenia w postaci możliwości korzystania z samochodu jest określana kwotowo? Taki stan rzeczy wynika stąd, iż potrzebne jest ustalenie podstawy na cel podatku dochodowego od osób fizycznych. 

To ważne, ponieważ PIT nie obejmuje jedynie wynagrodzenia w formie finansowej, ale także świadczeń w formie niepieniężnej. Możliwość korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych jest świadczeniem niepieniężnym.

Zryczałtowany przychód pracownika za używanie auta firmy w celach prywatnych uwzględnia to, że pracodawca pokrywa wydatki związane z eksploatacją samochodu. Są to na przykład koszty z tytułu:

• zakupu paliwa,
• polisy ubezpieczeniowej,
• bieżących napraw serwisowych,
• wymiany opon, zakupu części zamiennych itp.

Do tej kategorii nie zalicza się opłat ponoszonych po to, by pojazd mógł uczestniczyć w ruchu lądowym (rozumie się w przez to m.in. opłaty za przejazd autostradą).

Z kolei w sytuacji, gdy pracownik sam poniósł część kosztów na użytkowanie pojazdu służbowego, przychód przez niego osiągnięty ustala się jako różnicę pomiędzy:

• wartością należnego świadczenia ryczałtowego,
• rzeczywistym wydatkiem poniesionym przez pracownika.

Powyższe zasady postępowania odnoszą się do osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę. 

Inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi np. o zleceniobiorców czy członków zarządu. W takim przypadku bierze się bowiem pod uwagę tzw. stawki rynkowe (a zatem kalkulacja odbywa się np. na podstawie cen z wypożyczalni). Taki stan rzeczy wynika m.in. z interpretacji Dyrektora Krajowej Interpretacji Skarbowej (sygn. 0114-KDIP2-2.4011.545.2022.1.IN). 

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w następującym akcie prawnym: Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Samochód służbowy do celów prywatnych a składki ZUS

Jeśli chodzi o wykorzystanie auta służbowego do celów prywatnych, trzeba pamiętać również o rozliczeniach względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nieodpłatne korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych uznawane jest jako część przychodu pracownika w ramach stosunku pracy. 

Taki stan rzeczy sprawia, że pracodawca uwzględnia te korzyści w całkowitym przychodzie pracowniczym – powiększają one podstawę oskładkowania ZUS.

Rzecz jasna, jeśli auto służbowe jest wykorzystywane sporadycznie (incydentalnie, czyli np. kilka razy na miesiąc), nie dolicza się do przychodu podatnika całej wartości zryczałtowanego przychodu – byłoby to niesprawiedliwe. 

Zamiast tego za każdy dzień, w którym osoba zatrudniona korzysta z auta firmowego do celów prywatnych, nalicza się 1/30 wartości ryczałtu. Jak wiadomo, podstawę stanowi 250 lub 400 zł, w zależności od rodzaju oraz mocy auta. Wartość uzyskanego w danym miesiącu świadczenia jest doliczana do pozostałych przychodów, które osiągnął pracownik w danym okresie.

PRZECZYTAJ TAKŻE:

1. Ewidencja przebiegu pojazdu – jak przeprowadzić?
2. Samochód prywatny w kosztach firmy – jak rozliczyć koszty używania prywatnego samochodu działalności gospodarczej?
3. Sprzedaż samochodu firmowego 2024. Sprzedaż samochodu firmowego a podatek VAT i dochodowy
4. Sprzedaż samochodu przez VAT marża – obowiązujące zasady
5. Wartość rezydualna samochodu i innych środków trwałych  

Zasady wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych. Czy można udostępnić samochód służbowy do celów prywatnych pracownikowi?

Do kompetencji pracodawcy należy ustalenie, czy pracownik może korzystać z auta służbowego w celach prywatnych. Ustala on również, w jakim zakresie ma prawo to robić. Przykładowo, właściciel przedsiębiorstwa może ustalić, że pracownik:

• w ogóle nie będzie miał prawa do korzystania z pojazdu służbowego w celach prywatnych;
• ma prawo korzystać z auta służbowego do celów prywatnych w ograniczonym, ściśle ustalonym przez pracodawcę, zakresie. Rozumie się przez to na przykład brak do wyjazdu poza granice kraju;
• nie ma żadnych ograniczeń w zakresie korzystania z samochodu służbowego do realizacji celów prywatnych (oczywiście, o ile jest to zgodne z przeznaczeniem takiego pojazdu).

To jeszcze nie wszystkie dostępne możliwości, ponieważ przedsiębiorca ustala również, czy pracownicy mogą używać auta służbowego odpłatnie lub nie. Tak czy inaczej, kwestie te powinny zostać ustalone w formie pisemnej, w ramach udzielonego pracownikowi upoważnienia.

Rzecz jasna, samowolne korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych, bez zgody ze strony pracodawcy, jest niedozwolone. O ile pojedyncze działanie raczej nie przyniesie poważniejszych konsekwencji, to nagminne łamanie zakazu przełożonego może skutkować nawet rozwiązaniem umowy o pracę (w trybie dyscyplinarnym).

Z drugiej strony możliwość używania auta firmowego do realizacji prywatnych celów może być traktowana jak benefit do wynagrodzenia.

Rozliczaj samochód prywatny z Małą Księgowością

Korzystając z programu Mała Księgowość, możesz bezproblemowo rozliczać samochody prywatne. Aby to zrobić, musisz przede wszystkim prowadzić auto do kartoteki. Zrobisz to, wchodząc w 'Księgowość’ > 'Ustawienia’ > 'Pojazdy prywatne’. Dodasz tam szczegółowe informacje dotyczące marki, numeru rejestracyjnego i pojemności pojazdu i tym podobne.

W 'Ustawieniach’ wprowadzisz również cele i opisy tras wyjazdów samochodem prywatnym.

Ponadto, w 'Księgowość’ > 'Dokumenty’ znajdziesz dwie opcje:

• ’Ewidencja przebiegu pojazdów’ – po zdefiniowaniu w ustawieniach stawki za 1 km przebiegu pojazdu, pojazdy prywatne, cele wyjazdów, opisy tras wyjazdów pojazdem prywatnym, rozliczysz tutaj samochód prywatny.
• ’Ewidencja kosztów pojazdów’ – umożliwia podgląd faktycznie poniesionych kosztów wykorzystania pojazdu.

Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.