Przedsiębiorców, niezależnie od tego, jak duże firmy oni prowadzą oraz czym zajmują się w biznesie, łączy jedno – obowiązki sprawozdawcze. Do takich należy m.in. konieczność składania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych. Z punktu widzenia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest to m.in. zgłoszenie ZUS ZFA.
Spis treści
Formularz ZUS ZFA – zgłoszenie lub zmiana danych płatnika składek
Formularz ZUS ZFA to dokument, który służy do zgłaszania płatników składek będących osobami fizycznymi. Wypełnienie tego dokumentu jest konieczne w sytuacji, gdy przedsiębiorca rozpoczynający/prowadzący działalność gospodarczą:
- dokonuje zgłoszenia jako płatnik składek;
- zgłasza aktualizację danych płatnika składek;
- koryguje dane.
| ZUS ZFA to dokument, w którym aktualizuje się informacje na temat płatnika składek, za wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych. W takiej sytuacji wypełnia się bowiem formularz ZUS ZIPA. |
Jeśli jesteś przedsiębiorcą i chcesz zgłosić się jako płatnik składek, musisz złożyć stosowny wniosek o wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wykorzystuje się do tego formularz CEIDG-1).
Jak wysłać dokument ZUS ZFA?
Jak już wspomnieliśmy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zajmuje się rejestracją płatnika na podstawie wniosku CEIDG-1.
Na podstawie informacji zawartych w formularzu CEIDG-1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych przygotuje dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek. W zależności od informacji zawartych w tym wniosku ZUS przygotuje:
- zgłoszenie płatnika składek na formularzu ZUS ZFA,
- informację o numerach bankowych płatnika składek (do tego służy formularz ZUS ZBA),
- informację dotyczącą adresów prowadzenia działalności gospodarczej (efektem prac jest wówczas formularz ZUS ZAA).
Oznacza to, że w większości przypadków nie ma potrzeby pobierania, druku, czy nawet elektronicznego przesyłania zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA. Wszelkich zmian danych w przypadku przedsiębiorców będziemy dokonywać za pomocą Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. ZUS zaktualizuje informacje na podstawie danych przekazanych przez ten organ.
ZUS ZFA pobrać i samodzielnie wypełnić muszą natomiast pracodawcy zagraniczni, którzy stają się płatnikami polskich składek z powodu przyjęcia do pracy polskich pracowników objętych obowiązkiem ubezpieczeniowym.
Kiedy ZPA, a kiedy ZFA?
Jak już wspomnieliśmy, dokument zgłoszeniowy ZUS ZFA stosuje się w odniesieniu do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi (do takich zalicza się np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą). Trzeba jednak pamiętać, że biznes to coś więcej niż „tylko” JDG; oprócz tego na rynku funkcjonują również osoby prawne, w tym np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjne. W takim przypadku stosuje się formularz ZUS ZPA, który stanowi odpowiednik ZUS ZFA.
Jak liczyć termin 7 dni na zgłoszenie pracownika do ZUS?
Zgłoszenie ZUS ZFA to jeszcze nie wszystko, o czym musi pamiętać przedsiębiorca jako płatnik składek. Wręcz przeciwnie, oprócz tego konieczne jest bowiem zgłaszanie do ubezpieczenia pracowników. Co więcej, pracodawca ma na to określony termin, tzn. 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy lub współpracy w ramach:
- nawiązania stosunku pracy
- umowy zlecenia,
- umowy agencyjnej
lub innej umowy o świadczenie usług.
Jeśli termin 7 dni przypada na dzień wolny od pracy, czyli niedzielę lub święto, ostatni dzień zgłoszenia przypada na pierwszy pracujący dzień po tym dniu wolnym.
Oczywiście, ważny jest nie tylko termin zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia, ale także poprawność procedur w tym zakresie. Generalnie, pracodawca może zastosować jeden z trzech wariantów w tym zakresie, to znaczy zgłoszenie za pomocą formularza:
- ZUS ZUA — jest to standardowe rozwiązanie np. w przypadku umowy o pracę. Zgłoszenie ZUS ZUA oznacza, że pracownik podlega wszystkim ubezpieczeniom (składki społeczne i zdrowotne).
- ZUS ZZA — w sytuacji, gdy pracownik, którego chcesz zgłosić do ZUS, zgodnie z przepisami podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (takie rozwiązanie stosuje się na przykład w przypadku zleceniobiorców, którzy w innym miejscu są już zatrudnieni np. na umowę o pracę i pobierają w związku z tym co najmniej wynagrodzenie minimalne).
- ZUS RCA — dotyczy to osób przebywających aktualnie na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński.
| Począwszy od 2019 roku, pracodawcy objęci ZUS mogą zgłaszać pracowników online za pośrednictwem CEIDG. Należy jednak zauważyć, że takie rozwiązanie nie jest dopuszczalne w przypadku podmiotów ubezpieczonych w KURS (są to zatem rolnicy). |
Co ważne, od 16 maja 2021 roku wysyłane przez pracodawców formularze ZUS ZUA oraz ZUS ZZA muszą zawierać informację o kodzie zawodu, który wykonuje dany pracownik. Jaki kod zastosować? Wyszukiwarka znajduje się na stronie Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) oraz na „Wortalu” Publicznych Służb Zatrudnienia.
Jakie są konsekwencje zgłoszenia pracownika do ZUS po terminie?
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia w terminie jest obowiązkiem pracodawcy. W przeciwnym wypadku należy liczyć się z karą grzywny, która może sięgać nawet pięciu tysięcy złotych.
| Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznychArt. 98. [Wykroczenia przeciwko przepisom ustawy]
1. Kto, jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika: […] 1a) nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie, 2) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, […] 6) nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie, 6a) (uchylony), […] podlega karze grzywny do 5000 złotych. |
