Formularz ZUS ZFA – jak zgłosić płatnika składek lub zmienić jego dane?

Przedsiębiorców, niezależnie od tego, jak duże firmy oni prowadzą oraz czym zajmują się w biznesie, łączy jedno – obowiązki sprawozdawcze. Do takich należy m.in. konieczność składania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych. Z punktu widzenia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest to m.in. zgłoszenie ZUS ZFA.

Co to jest ZUS ZFA?

Formularz ZUS ZFA to dokument, który służy do zgłaszania płatników składek będących osobami fizycznymi. Wypełnienie tego dokumentu jest konieczne w sytuacji, gdy przedsiębiorca rozpoczynający/prowadzący działalność gospodarczą:

  • dokonuje zgłoszenia jako płatnik składek;
  • zgłasza aktualizację danych płatnika składek;
  • koryguje dane.
ZUS ZFA to dokument, w którym aktualizuje się informacje na temat płatnika składek, za wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych. W takiej sytuacji wypełnia się bowiem formularz ZUS ZIPA.

 

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i chcesz zgłosić się jako płatnik składek, musisz złożyć stosowny wniosek o wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wykorzystuje się do tego formularz CEIDG-1).

Jak wysłać ZFA do ZUS?

Jak już wspomnieliśmy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zajmuje się rejestracją płatnika na podstawie CEIDG-1. Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że przedsiębiorca nie musi już nic nie robić w tym zakresie.

Takie zadanie możesz zrealizować osobiście w urzędzie gminy (druk papierowy). Oprócz tego masz prawo przesłać formularz listem poleconym lub wypełnić i wysłać wniosek drogą elektroniczną.

Na podstawie informacji zawartych w formularzu CEIDG-1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych przygotuje dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek.

Formularz CEIDG-1 to absolutna podstawa w tej kwestii. W zależności od informacji zawartych w tym wniosku ZUS przygotuje:

  • zgłoszenie płatnika składek na formularzu ZUS ZFA,
  • informację o numerach bankowych płatnika składek (do tego służy formularz ZUS ZBA),
  • informację dotyczącą adresów prowadzenia działalności gospodarczej (efektem prac jest wówczas formularz ZUS ZAA).

To właśnie dlatego musisz mieć na uwadze, aby nie składać tych dokumentów osobiście ani nie przesyłać ich pocztą.

Kiedy ZPA, a kiedy ZFA?

Jak już wspomnieliśmy, dokument zgłoszeniowy ZUS ZFA stosuje się w odniesieniu do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi (do takich zalicza się np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą). Trzeba jednak pamiętać, że biznes to coś więcej niż „tylko” JDG; oprócz tego na rynku funkcjonują również osoby prawne, w tym np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjne. W takim przypadku stosuje się formularz ZUS ZPA, który stanowi odpowiednik ZUS ZFA.

Jak liczyć termin 7 dni na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Zgłoszenie ZUS ZFA to jeszcze nie wszystko, o czym musi pamiętać przedsiębiorca jako płatnik składek. Wręcz przeciwnie, oprócz tego konieczne jest bowiem zgłaszanie do ubezpieczenia pracowników. Co więcej, pracodawca ma na to określony termin, tzn. 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy lub współpracy w ramach:

lub innej umowy o świadczenie usług.

Jeśli termin 7 dni przypada na dzień wolny od pracy, czyli niedzielę lub święto, ostatni dzień zgłoszenia przypada na pierwszy pracujący dzień po tym dniu wolnym.

Oczywiście, ważny jest nie tylko termin zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia, ale także poprawność procedur w tym zakresie. Generalnie, pracodawca może zastosować jeden z trzech wariantów w tym zakresie, to znaczy zgłoszenie za pomocą formularza:

  • ZUS ZUA — jest to standardowe rozwiązanie np. w przypadku umowy o pracę. Zgłoszenie ZUS ZUA oznacza, że pracownik podlega wszystkim ubezpieczeniom (składki społeczne i zdrowotne).
  • ZUS ZZA — w sytuacji, gdy pracownik, którego chcesz zgłosić do ZUS, zgodnie z przepisami podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (takie rozwiązanie stosuje się na przykład w przypadku zleceniobiorców, którzy w innym miejscu są już zatrudnieni np. na umowę o pracę i pobierają w związku z tym co najmniej wynagrodzenie minimalne).
  • ZUS RCA — dotyczy to osób przebywających aktualnie na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński.
Począwszy od 2019 roku, pracodawcy objęci ZUS mogą zgłaszać pracowników online za pośrednictwem CEIDG. Należy jednak zauważyć, że takie rozwiązanie nie jest dopuszczalne w przypadku podmiotów ubezpieczonych w KURS (są to zatem rolnicy).

 

Co ważne, od 16 maja 2021 roku wysyłane przez pracodawców formularze ZUS ZUA oraz ZUS ZZA muszą zawierać informację o kodzie zawodu, który wykonuje dany pracownik. Jaki kod zastosować? Wyszukiwarka znajduje się na stronie Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) oraz na „Wortalu” Publicznych Służb Zatrudnienia.

Jakie są konsekwencje zgłoszenia pracownika do ZUS po terminie?

Zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia w terminie jest obowiązkiem pracodawcy. W przeciwnym wypadku należy liczyć się z karą grzywny, która może sięgać nawet pięciu tysięcy złotych.

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

Art.  98.  [Wykroczenia przeciwko przepisom ustawy]

1.  Kto, jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika:

[…]

1a) nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie,

2) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,

[…]

6) nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie,

6a) (uchylony),

[…]

podlega karze grzywny do 5000 złotych.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Kolejny wzrost płacy minimalnej w 2023 roku. Ile wyniesie najniższa krajowa w lipcu?

Ile wynosi płaca minimalna w Polsce w 2023 roku? O ile jest wyższa w porównaniu z 2022 rokiem? Jaka będzie podwyżka najniższej krajowej w...

Jak wygląda przejście w etatu na B2B? O czym trzeba pamiętać, szykując się na taką zmianę?

Przejście z etatu na B2B wybierają zwykle osoby bardzo dobrze zarabiające. To przede wszystkim chęć optymalizacji podatkowej i większej swobody w pracy. Wysokiej klasy specjaliści,...
Mała Księgowość

Najnowsze

Kiedy należy złożyć PCC-3A?

Formularz PCC-3A stosowany jest w niektórych przypadkach podczas zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Sprawdź, kiedy używa się go zamiast druku PCC-3. Jak go złożyć?...

Czym są niskocenne środki trwałe? Definicja, ewidencja i amortyzacja niskocennych składników majątku

W naszym artykule szczegółowo opiszemy, czym są tzw. niskocenne środki trwałe. Dowiesz się, jakie kryteria muszą spełnić, abyśmy mogli zaklasyfikować je do tej kategorii....

Jak rozliczyć darowiznę z budżetu firmy? Odliczenie darowizny od podatku

Darowiznę może przekazać nie tylko osoba fizyczna, takie prawo mają również przedsiębiorstwa. Sprawdzamy, o czym trzeba pamiętać, robiąc lub przyjmując darowiznę od firmy. Kto...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!