W styczniu 2024 roku dowiedzieliśmy się o ponownym przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF pojawi się najwcześniej w 2025 roku, ze względu na wykryte błędy. (Również nieaktualne. KSeF wejdzie w życie w 2026 roku). Jaki będzie termin wdrożenia obowiązkowego KSeF?

System KSef umożliwia wystawianie, przechowywanie, przesyłanie, a także odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Urzędnicy dostaną więc wgląd do wszystkich faktur wystawianych w naszym kraju. Kiedy wdrożenie KSeF będzie obowiązkowe?

Nowe terminy obowiązkowego KSeF

Termin wejścia w życie KSeF-u został po raz kolejny przesunięty podczas konferencji Ministerstwa Finansów 19 stycznia 2024 roku. Proponowane terminy wprowadzenia go w życie to 1 stycznia 2025 roku oraz 1 lipca 2025 roku. Jak jednak zauważa doradca podatkowy Iwona Biernat-Baran dla Rzeczpospolitej, te terminy nakładałyby się z zamknięciem roku lub sezonem urlopowym.

Szczegółowy projekt zmian w Krajowym Systemie e-Faktur resort finansów ma przedstawić w drugiej połowie marca. Wiemy, że planowane jest, by proces legislacyjny zamknął się do końca czerwca. 

Status na styczeń 2025: Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF dla czynnych płatników VAT i innych podmiotów to 1 lutego 2026 roku.

Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur – przesunięcia terminów

Krajowy System e-Faktur działał w trybie pilotażowym przez ostatnie trzy miesiące 2021 roku. Następnie od 1 stycznia 2022 r. program wprowadzono do powszechnego użytku, chociaż jako rozwiązanie dobrowolne. Planowano, by terminem obowiązkowego wprowadzenia KSeF był 2023 rok, jednak ten plan nie powiódł się. Datę tę przesunięto na 1 stycznia a później 1 lipca 2024 roku. 

Również ten termin został zmieniony, ze względu na znalezione w systemie błędy. Obecnie skończyły się konsultacje i oczekujemy na datę wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

Anonimowy dostęp do KSeF

Twórcy KSeF dają też możliwość anonimowego dostępu do systemu. W tym wariancie nie skorzystamy jednak z całości systemu faktur ustrukturyzowanych. Anonimowy dostęp pozwala na przejrzenie pojedynczej faktury. Żeby jednak się do niej dostać, trzeba będzie znać szczegółowe cechy tego dokumentu. Chociażby numer faktury, który został wygenerowany przez system.

Jak skorzystać z faktury w systemie KSeF w 2025 roku?

Żeby skorzystać z systemu KSeF, najpierw trzeba uwierzytelnić się w systemie. Można to zrobić choćby za pomocą podpisu kwalifikowanego. Kolejnym krokiem jest przesłanie faktury do walidacji. W sytuacji, jeśli faktura jest zgodna z wymogami KSeF, system wygeneruje unikatowy numer KSeF. Można też wygenerować fakturę bezpośrednio w KSeF.

CZYTAJ TAKŻE:

1.  E-faktura KSeF – jak ją wystawić?
2.  Metody uwierzytelniania w KSeF
3.  KSeF – struktura faktur ustrukturyzowanych. Nowa od września 2023. Czego się spodziewać?
4.  Jak wygląda nadawanie uprawnień w KSeF?
5. Jakie są zastosowania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?

Faktura zostanie dostarczona odbiorcy. Data wystawienia dokumentu będzie jednakowoż datą nadania. W sytuacji, gdy format nie będzie poprawny, system jej nie przyjmie.

Co istotne, będzie można wygenerować dokument w formie pdf. Dzięki temu będzie można zapoznać się z treścią faktury w bardziej przystępny sposób. Należy jednak pamiętać, że faktura w formie elektronicznej to nie to samo co e-faktura.

W ramach KSeF będziemy mieli do czynienia z fakturą ustrukturyzowaną. Zgodnie z ustawą o VAT, to e-faktura „wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Ma ona postać pliku w formacie XML, zgodnego z określonym w przepisach wzorem.

Fakturę taką można wystawić wyłącznie przez oprogramowanie, które współpracuje z systemem. Fakturę może wystawić przedsiębiorca, właściciel lub inna osoba, która otrzymała uprawnienia do tego.

Jak uzyskać dostęp do KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej?

Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz na pieczeckwalifikowana.pl.

Pieczęć kwalifikowana jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF. Za jej pomocą nadasz uprawnienia swoim pracownikom i pozwolisz im na weryfikację w systemie. Bez niej konieczne byłoby wykorzystanie czasochłonnego procesu weryfikacji za pomocą tokenów.

KSeF obowiązkowy będzie najszybciej od 2025 roku. Będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców, również jednoosobowych działalności gospodarczych. Dowiedz się więcej.

Krajowy System e-Faktur to ogromna baza danych wszystkich faktur wystawianych i odbieranych przez przedsiębiorców. Aktualnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak prawdopodobniej od 2025 roku system będzie obowiązkowy. Do tego czasu będzie to rozwiązanie dla chętnych, po to by można je było przetestować, sprawdzić i przygotować się do korzystania z niego. Już teraz dostawcy oprogramowania księgowego przekonują, że ich systemy będą działać z urzędowym KSeF.

KSeF obowiązkowy dla JDG

Na rynku już teraz dostępnych jest wiele aplikacji, które pozwalają korzystać z KSeF, jednak większość z nich jest płatna. Najmniejsi przedsiębiorcy, którzy na co dzień korzystają z darmowych programów do księgowości i faktur też będą zobowiązani do używania KSeF. Jeśli nie chcą użytkować komercyjnych rozwiązań, to specjalnie dla nich przygotowana jest urzędowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF. Jest dostępna całkowicie za darmo.

KSeF stanie się obowiązkowy dla każdej firmy, dla każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od wielkości firmy i obrotów, a także formy prawnej. Zarówno duże spółki, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze będzie trzeba „wtłoczyć” do systemu KSeF.

Na razie operatorów działających na rynku cieszy fakt odsunięcia obowiązku korzystania z KSeF. Wszystko dlatego, że będą mieli więcej czasu na wdrożenie wszystkich funkcjonalności i przetestowanie systemu, a także sprawdzenie możliwie jak największej liczby sytuacji kryzysowych. Cieszą się z tego również księgowi, którzy po zamieszaniu z tzw. Polskim Ładem nie są zbyt chętni uczyć się znów czegoś nowego.

Warto jednak wiedzieć, że z systemu można korzystać już teraz. To dobry moment, żeby zapoznać się z Krajowym System e-Faktur.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Jak działa KSeF? Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Krajowy System e-Faktur to centralna baza faktur prowadzona przez Krajową Administrację Skarbową. Funkcjonuje od początku bieżącego roku, chociaż nie jest jeszcze powszechnie wykorzystywana. Znajdują się w niej tzw. faktury ustrukturyzowane – to trzeci rodzaj faktur, obok papierowych i znanych już elektronicznych, dopuszczony do obrotu gospodarczego w Polsce.

Faktura ustrukturyzowana, zgodnie z ustawą o VAT, to e-faktura „wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Ma ona postać pliku w formacie XML, zgodnego z określonym w przepisach wzorem.

Fakturę taką można wystawić wyłącznie przez oprogramowanie, które współpracuje z systemem. Fakturę może wystawić przedsiębiorca, właściciel lub inna osoba, która otrzymała uprawnienia do tego.

System KSeF wprowadza jednolity standard fakturowania. Księgowanie faktur będzie szybsze i praktycznie bezbłędne. Czy za KSeF trzeba będzie płacić? Na jakiej zasadzie działa Krajowy System e-Faktur?

System KSeF to spora nowość w zakresie wystawiania faktur. Faktury będą trafiały od razu do centralnej bazy faktur. Zniknie kłopot związany z koniecznością wystawiania duplikatów. Faktury nie będą już ginęły. KSef to również określony standard e-faktury ustrukturyzowanej. Dzięki temu będzie możliwe właśnie przygotowanie centralnej bazy faktur. Na razie trwa okres przejściowy. Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? To zależy od decyzji rządzących.

Dla kogo system KSeF?

Z systemu KSeF będą korzystać przede wszystkim czynni podatnicy VAT, podatnicy zwolnieni z VAT, a także ci, którzy kwalifikują się jako rozliczający się według szczególnej procedury unijnej OSS.

Jak działa KSeF?

KSeF to centralna baza faktur. Dostęp do systemu KSeF pozwoli na wystawianie, udostępnianie i przesyłanie faktur między kontrahentami. Każda faktura będzie musiała mieć określoną strukturę. Jeśli będzie zgodna z wymogami, trafi do bazy KSeF, gdzie będzie przechowywana przez 10 lat. Faktura będzie po prostu plikiem xml z określonymi danymi. Będą tu np. adresy e-mail, numery telefonów sprzedawcy i nabywcy i bardzo dużo danych identyfikujących strony.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Ile kosztuje system KSeF?

Przedsiębiorcy nie będą płacić za sam dostęp do KSeF. Będzie to po prostu specjalny dodatek do programów do faktur, który pozwoli zakwalifikować fakturę do KSeF. Jeśli przedsiębiorca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur systemem KSeF, to nie będzie mu trzeba wysyłać tych dokumentów w formie e-faktury lub faktury papierowej.

Program do faktur

Programy do faktur mają możliwość wysłania programu do centralnego rejestru faktur. Po jej zatwierdzeniu faktura uzyska indywidualny numer. Centralny Rejestr Faktur pozwoli administracji skarbowej na pełny wgląd do faktur wystawianych przez każdą firmę. Wszystko po to, by uszczelnić system podatkowy i przyspieszyć wykrywanie nadużyć.

Co to jest KSeF? Poznaj nowo wprowadzoną bazę faktur, która już niedługo stanie się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców. Jakie daje możliwości? Sprawdź, czym jest Krajowy System e-Faktur.

Informacja o tym, co to jest KSeF, jest kluczowa dla wszystkich przedsiębiorców. Sprawdź, jakie działania będzie usprawniać. Poznaj pojęcia takie jak faktura ustrukturyzowana. Zobacz, gdzie będzie można skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur.

Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

Zastanawiasz się, co to jest KSeF? To Krajowy System e-Faktur. Najprościej mówiąc, jest to centralna baza faktur, nad którą pieczę sprawuje Krajowa Administracja Skarbowa. KSeF służy do obsługi e-faktur strukturyzowanych.

Co to jest KSeF – od kiedy działa?

System KSeF działa od 1 stycznia 2022 roku. Na razie nie jest obowiązkowy, ale najprawdopodobniej od 2025 roku każda firma będzie musiała korzystać z tego systemu. Baza faktur KSeF dotyczy faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to nie to samo, co faktura elektroniczna.

Co to jest faktura elektroniczna?

Definicję faktury elektronicznej znajdziemy w ustawie o VAT. Faktura elektroniczna to faktura, która jest wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznych. Co istotne, przepisy nie wskazują, w jakim formacie musi być przygotowana faktura elektroniczna.

Żeby można było przekazywać kontrahentowi faktury elektroniczne, trzeba uzyskać na to jego zgodę. To pojęcie odnosi się również do dokumentów papierowych, które zeskanowaliśmy i wysłaliśmy drogą elektroniczną.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana, o której mowa w systemie KSeF nie jest ani typową fakturą elektroniczną, ani papierową, która jest dostarczana drogą elektroniczną. To zupełnie nowy typ faktury. Jest to dokument, który wystawiamy przez Krajowy System e-Faktur. Wystawiana jest dzięki specjalnemu oprogramowaniu, które współpracuje z KSeF. Oprogramowanie to udostępnia Ministerstwo Finansów. Można też skorzystać z oprogramowania komercyjnego. Ustrukturyzowana faktura jest wystawiana w formacie XML.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Co to jest KSeF – jak działa?

Każda faktura ustrukturyzowana jest automatycznie zapisywana w systemie KSeF. W momencie jej wystawienia automatycznie jest ona uważana za otrzymaną. System nadaje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny. Żeby można było udostępniać faktury ustrukturyzowane, trzeba uzyskać zgodę odbiorcy. Gdy się na to nie zgodzi, to wystawca będzie korzystał z KSeF, ale dostawca musi otrzymać ją tradycyjnie: papierowo lub elektronicznie. Zgoda na wysyłanie faktur elektronicznych nie jest tym samym, co zgoda na fakturę ustrukturyzowaną.

Co to jest KSeF – do czego służy?

Kiedy wiesz już, czym jest KSeF, warto zastanowić się, do czego służy. KSeF ma powodować, że obrót między przedsiębiorcami będzie znacznie łatwiejszy. Nie będzie już problemów z zagubieniem faktury, czy zniszczeniem. Korzystanie z systemu powoduje też, że przedsiębiorca może liczyć na zwrot VAT w ciągu 40, a nie 60 dni.

E-faktura KSeF może być wystawiona w centralnej bazie faktur. To zupełnie nowy system e-faktur strukturyzowanych. Zmienia sposób, w jaki będą wystawiane faktury. Jak wygląda wystawianie e-faktur w KSeF? Od kiedy działa KSeF?

System, w którym może być wystawiona e-faktura KSeF działa od 1 stycznia 2022 roku. Ta baza faktur dotyczy faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to nie to samo, co faktura elektroniczna.

E-faktura KSeF – faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to główny element KSeF. Nie jest to ani faktura elektroniczna, ani papierowa. To całkiem nowy rodzaj e-faktury, który można wystawić tylko w systemie KSeF. Oprogramowanie do wystawiania e-faktur KSeF udostępniają zarówno Ministerstwo Finansów, jak i dostawcy komercyjni. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w formacie XML.

E-faktura KSeF – jak działa?

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest równoznaczne z zapisaniem jej w bazie. Jednocześnie jest też od razu dostarczona do odbiorcy. Każdy dokument będzie miał swój unikalny numer identyfikacyjny. Odbiorca musi też wyrazić zgodę na to, żeby otrzymywać faktury ustrukturyzowane.

E-faktura KSeF – jak ją wystawić?

Mamy dwie możliwości wystawiania faktur. Najmniejsze firmy, które nie wystawiają zbyt wielu dokumentów, mogą skorzystać z darmowego oprogramowania, które udostępnia Ministerstwo Finansów. Dla firm, które wystawiają zdecydowanie więcej dokumentów, najlepszym rozwiązaniem będą systemy fakturowe, które dostarczają komercyjni operatorzy ERP. Systemy te będą powiązane z systemem księgowym i zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur niejako z automatu.

Dzięki oprogramowaniu wystawimy fakturę, a system wygeneruje plik, który automatycznie zostanie przekazany do KSeF. System KSeF nada dokumentowi specjalny unikalny numer identyfikacyjny. Od tej chwili faktura będzie pełnowartościowym dokumentem księgowym. Dokument będzie uwierzytelniony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo specjalnym tokenem.

Przedsiębiorca będzie mógł też upoważnić do dostępu do KSeF inne osoby, np. wyznaczonych pracowników albo biuro rachunkowe.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

E-faktura KSeF – co daje?

Wystawienie faktury poprzez KSeF spowoduje, że wszystkie dokumenty będą jednolite. To pozwoli łatwiej księgować dokumenty. Dodatkowo dokumenty te będzie archiwizować administracja państwowa. Faktury nie ulegną zniszczeniu ani zagubieniu. Nie będzie trzeba wystawiać duplikatów. Dokumenty będą dostępne przez 10 lat w zbiorze Ministerstwa Finansów.

E-faktury KSeF wpłyną na to, że obrót dokumentami będzie szybszy. Gdy faktura będzie nadana w KSeF, to zostanie nadany specjalny numer. Po wystawieniu automatycznie będzie dostarczany do odbiorcy. To pozwoli też szybciej rozliczyć podatek.