Zalety podpisu elektronicznego skłoniły już tysiące firm i osób do skorzystania z niego. Nie tylko przyspiesza pracę i usprawnia obieg dokumentów, ale i zwiększa bezpieczeństwo danych. W dodatku, taki podpis można złożyć o każdej porze i w każdym miejscu. 

Dlaczego warto wykupić kwalifikowany podpis elektroniczny? Jakie są zalety podpisu elektronicznego? Do czego można go używać? W jaki sposób się to robi? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedzi na te pytania.

Czym jest podpis elektroniczny kwalifikowany?

Podpis elektroniczny jest coraz powszechniejszy. Stosuje się go zarówno w firmach, jak i urzędach. Mogą z niego korzystać również osoby prywatne.

Aby użyć bezpiecznego podpisu elektronicznego, nie wystarczy podpisać się pod dokumentem elektronicznym imieniem i nazwiskiem. Taki dokument musi być opatrzony danymi, wygenerowanymi przez system komputerowy. Potwierdzają one integralność dokumentu, a także wskazują kto i kiedy go podpisał.

Używanie podpisu elektronicznego

Używanie podpisu elektronicznego znacząco przyspiesza obieg dokumentów. Jak to działa w praktyce? Możesz nawet nie mieć świadomości, ile czasu tracisz przy papierowych dokumentach. Drukowanie, podpisywanie, skanowanie, pakowanie, wycieczki na pocztę lub zamawianie kuriera – to pochłania czas. 

CZYTAJ TAKŻE: Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak go zdobyć?

Wady dokumentacji papierowej uwidaczniają zalety podpisu elektronicznego. W przypadku dokumentów podpisywanych elektronicznie czas, jaki musimy im poświęcić, drastycznie się skraca. Otwórz dokument, kliknij „podpisz”, wyślij – i gotowe! Po kilku sekundach plik znajduje się już u drugiej osoby. 

Jeśli taki dokument ma zostać podpisany przez kilka osób, z których każda mieszka w innej lokalizacji, proces jego podpisywania skraca się z nawet kilku tygodni, do zaledwie kilku minut.

Rodzaje podpisów elektroniczny

Trzy podstawowe rodzaje podpisu elektronicznego to zwykły, zaawansowany i kwalifikowany podpis elektroniczny.

Zwykły podpis elektroniczny, jak sugeruje nazwa, jest najprostszym rodzajem podpisu elektronicznego. Aby go zastosować, wystarczy imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby, która ma złożyć podpis. Zwykły podpis elektroniczny jest oparty na zasadzie zaufania, gdzie strony zaangażowane w proces akceptują taką formę zgodnie z rozporządzeniem eIDAS (rozporządzenie (UE) nr 910/2014).

Podpisy elektroniczne, w tym również zwykłe podpisy elektroniczne, są uznawane za ważne prawnie i mogą stanowić dowody w postępowaniu sądowym, pod warunkiem że spełniają odpowiednie warunki określone w przepisach prawa.

Zaawansowany podpis elektroniczny ma na celu wzmocnienie pewności co do tożsamości podpisującego. W przypadku zaawansowanego podpisu elektronicznego stosuje się dodatkowe techniki uwierzytelniania, jak kod SMS lub hasło, które należy podać, składając podpis. 

Podpis kwalifikowany, zgodnie z unijnymi przepisami jest podpisem, który składa się za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego i jest równoważny z odręcznym podpisem. 

CZYTAJ TAKŻE: Jaka jest ważność podpisu elektronicznego?

Certyfikat ten potwierdza, że tożsamość osoby podpisującej dokument została zweryfikowana na podstawie dokumentu tożsamości przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. Jeden certyfikat przypisany jest do jednego, konkretnego urządzenia i generowany jednokrotnie. 

Poza wysokim bezpieczeństwem, do zalet podpisu elektronicznego należy również to, że ma on taką samą wagę co podpis własnoręczny. Oznacza to, że dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym jest traktowany tak samo, jak dokument wydrukowany i podpisany na papierze. Dzięki temu możemy za jego pomocą załatwiać wszystkie formalności.

Pamiętaj! Jest jedna sytuacja, która zawsze wymaga podpisu własnoręcznego. Jest to podpisanie aktu notarialnego. Nie podpiszesz go za pomocą podpisu elektronicznego, nawet kwalifikowanego.

Do czego można używać podpisu kwalifikowanego?

Podpisem kwalifikowanym można podpisywać dokumenty wykorzystywane w obiegu firmowym i urzędowym. Mogą z niego korzystać również osoby prywatne, do zawierania np. umów najmu i o pracę.

Niektóre zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego to:

• podpisywanie przetargów,
• podpisywanie umów,
• składanie wniosków do ZUS-u i urzędów, wszelkie kontakty z administracją publiczną,
• składanie deklaracji,
• podpisywanie sprawozdań finansowych,
• podpisywanie e-faktur i korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. 

Tak szerokie zastosowanie podpis kwalifikowany zawdzięcza temu, że potwierdzany jest zewnętrznym certyfikatem. Daje on pewność, że podpisem posługuje się osoba, która ma do tego prawo. To umożliwia korzystanie z niego w tak wielu sytuacjach.

CZYTAJ TAKŻE: Jak dokonać weryfikacji podpisu elektronicznego?

Jakie są zalety podpisu kwalifikowanego?

Zalety podpisu elektronicznego to przede wszystkim oszczędność czasu. Można nim potwierdzić tożsamość w dowolnym miejscu i dowolnym czasie. Jako że podpis kwalifikowany traktowany jest na równi z własnoręcznym, można za jego pomocą załatwić właściwie wszystkie formalności.

Co więcej, podpis kwalifikowany uznawany jest, na mocy europejskiego rozporządzenia eIDAS, na terenie całej wspólnoty. Oznacza to, że zagraniczny kontrahent czy urząd musi uznać twój dokument podpisany w ten sposób.

Czy podpis kwalifikowany to to samo co certyfikat kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany nie jest tym samym co certyfikat kwalifikowany. Certyfikat kwalifikowany jest w pewnym sensie częścią podpisu elektronicznego. 

W skład zestawu składającego się na podpis kwalifikowany wchodzą najczęściej: karta kryptograficzna, na której jest zapisany certyfikat kwalifikowany, czytnik kart, który podłącza się do komputera i oprogramowanie, które obsługuje cały system.