Podpis elektroniczny – rodzaje i zastosowania

Podpis elektronicznych to jedna z usług zaufania. Narzędzie to jest szczególnie przydatne przy załatwianiu spraw kadrowych, urzędowych, prawnych i finansowych w systemie zdalnym. Czym dokładnie jest podpis elektroniczny? Jakie są jego rodzaje i kiedy warto go posiadać?

Podpis elektroniczny to narzędzie dedykowane dla osób fizycznych. Występują trzy rodzaje podpisu elektronicznego, ale jedynie jeden z nich, podpis kwalifikowany, posiada moc prawną podpisu odręcznego. Jest to narzędzie płatne, ale zdecydowanie warte uwagi, chociażby ze względu na swoją wartość dowodową, bezpieczeństwo i szerokość zastosowania. Przepisy dotyczące podpisów elektronicznych kwalifikowanych zostały uregulowane na poziomie unijnym, co oznacza, że podpisy mogą być stosowane w całej wspólnocie. Jeśli jednak odpłatność za posiadanie podpisu to dla Ciebie zbyt duży problem, możesz wybrać podpis zaawansowany lub zwykły podpis elektroniczny, które również posiadają szerokie zastosowanie i wiele zalet.

Podpis elektroniczny a ustawodawstwo

Aktem prawnym uznawanym za pierwszorzędny we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej jest rozporządzenie eIDAS. Mianem tym określa się rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.

Rozporządzenie eIDAS podlegało procesowi implementacji do ustawodawstw wewnętrznych wszystkich poszczególnych krajów członkowskich UE. Efektem takiego działania w Polsce było unieważnienie funkcjonującej od 2001 roku ustawy o podpisie elektronicznym i zastąpienie jej ustawą z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797). Zagadnień nieuregulowanych niniejszą ustawą należy szukać w innych aktach wykonawczych o randze unijnej i krajowej.

Co to jest podpis elektroniczny i jak go uzyskać?

Rozporządzenie eIDAS definiuje podpis elektroniczny jako zestaw danych zapisanych w postaci elektronicznej, które zostały dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi, które również przyjmują postać elektroniczną. Jednoczesne wykorzystanie tych danych przez osobę podpisującą dokument daje możliwość złożenia na nim podpisu elektronicznego.

Zastosowanie podpisu elektronicznego daje obiektywną możliwość trafnego ustalenia tożsamości osoby, która złożyła podpis. Umożliwiają to zastosowane do składania podpisu rozwiązania technologiczne i informatyczne.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Ustawodawca wyróżnia trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

1. zwykły podpis elektroniczny;
2. podpis elektroniczny kwalifikowany;
3. podpis elektroniczny zaawansowany.

Najpowszechniejszą, a zarazem najmniej skomplikowaną technologicznie formą podpisu elektronicznego jest zwykły podpis elektroniczny. Pojęcie podpisu zwykłego jest bardzo szerokie i odnosi się do wszelkiego rodzaju danych zapisanych w postaci elektronicznej, które powiązane w logiczny sposób z innymi danymi elektronicznymi, umożliwiają zidentyfikowanie osoby wykorzystującej te dane w charakterze swojego podpisu.

Podpis elektroniczny zaawansowany cechuje się unikalnym przyporządkowaniem wykorzystywanych danych do osoby wykorzystującej te dane w charakterze własnego podpisu. Warunki dodatkowe, które musi spełniać podpis zaawansowany to:

• podpis musi umożliwiać dokonanie bezbłędnej identyfikacji osoby podpisującej;
• składany na dokumencie podpis musi zostać powiązany z podpisywanymi danymi w taki sposób, aby można było z łatwością rozpoznać każdą zmianę, jaka została dokonana na dokumencie;
• podpis zaawansowany musi być składany przy wykorzystaniu danych, których osoba podpisująca może z dużą pewnością użyć pod swoją wyłączną kontrolą.

Podpis zaawansowany charakteryzuje się wyższym poziomem bezpieczeństwa niż podpis zwykły. Najwyższe bezpieczeństwo gwarantuje jednak podpis kwalifikowany.

Podpis kwalifikowany to najbardziej zaawansowana forma podpisu elektronicznego. Z uwagi na wysoki poziom bezpieczeństwa oraz zastosowane rozwiązania technologiczne, ustawodawca postanowił nadać mu taką samą moc prawną, jaką posiada podpis odręczny. 

Wśród podstawowych cech podpisu elektronicznego kwalifikowanego wymienia się: integralność (taka sama moc prawna jak w przypadku podpisu odręcznego), dostępnością, poufnością, autentycznością, rozliczalnością, niezaprzeczalnością i niezawodnością.

Co jest potrzebne do złożenia podpisu elektronicznego?

Elektroniczny podpis kwalifikowany składa się przy wykorzystaniu urządzenia kwalifikowanego działającego w oparciu o certyfikat kwalifikowany. Urządzenie kwalifikowane to specjalistyczny sprzęt lub oprogramowanie stworzone z myślą o zagwarantowaniu poufności danych oraz ich ochronie przed próbą wykorzystania w sposób nieautoryzowany. 

Certyfikatem kwalifikowanym nazywa się elektroniczne poświadczenie dające możliwość uwierzytelnienia podpisu. Usługi kwalifikowane mogą być dostarczane wyłącznie przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

Jak zrobić swój podpis elektroniczny kwalifikowany? Jaka jest ważność podpisu elektronicznego?

Aby mieć możliwość składania podpisów elektronicznych kwalifikowanych, należy skontaktować się z wybranym dostawcą kwalifikowanych usług zaufania i wykupić u niego zestaw do składania podpisów kwalifikowanych. W skład takiego zestawu wchodzi certyfikat kwalifikowany, który należy cyklicznie odnawiać. Zazwyczaj jest on ważny przez rok lub dwa lata.

Czy warto posiadać podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny można wykorzystać przy podpisywaniu większości umów i dokumentów zarówno tych biznesowych, jak i również prawnych i administracyjnych. Dzięki temu załatwienie spraw urzędowych, bankowych czy kadrowych staje się zdecydowanie szybsze i prostsze.

Podpis elektroniczny składa się na dokumentach w formie elektronicznej, dzięki czemu możliwe jest zupełne zrezygnowanie z dokumentacji papierowej. Obniża to koszty druku i utrzymania skanerów i drukarek, ale również koszty archiwizacji i katalogowania. Dokumenty elektroniczne są opcją zdecydowanie bardziej ekologiczną niż dokumenty papierowe. 

Ile kosztuje podpis elektroniczny?

Roczny koszt posiadania możliwości składania podpisu elektronicznego kwalifikowanego nie jest wysoki. Certyfikat kwalifikowany wraz ze wszystkimi niezbędnymi narzędziami, a więc kartą kryptograficzną, czytnikiem kart oraz odpowiednim oprogramowaniem kosztuje rocznie około 300 złotych. Jeśli wybierze się dłuższy abonament, to koszt będzie niższy.

Podpis elektroniczny dla obcokrajowca. Jak go uzyskać?

Obcokrajowcy przebywający w Polsce mogą wyrobić swój kwalifikowany podpis elektroniczny u wybranego dostawcy kwalifikowanych usług zaufania, bez względu na to, z jakiego kraju pochodzą.

Podpis zaufany – jak to działa?

Podpis zaufany to szczególny rodzaj podpisu elektronicznego. Jego autentyczność i integralność są zapewnione przez pieczęć elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji. Podpis zaufany składa się z:

• danych identyfikujących osobę: imiona, nazwisko, numer PESEL;
• identyfikatora środka identyfikacji elektronicznej, przy pomocy którego podpis został złożony;
• czasu złożenia podpisu.

Podpis zaufany wykorzystywany jest najczęściej przy załatwianiu spraw administracyjnych, ale został skonstruowany w taki sposób, aby móc być składanym również na innych dokumentach handlowych i biznesowych w formacie PDF, WORD lub w wiadomości e-mail.

Aby mieć możliwość podpisania dokumentu podpisem zaufanym, należy posiadać Profil Zaufany. Ten można założyć online, w wielu urzędach i bankach.

Podsumowując, podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej oraz wykorzystywane w celu złożenia podpisu. Wyróżnia się trzy rodzaje podpisów elektronicznych: zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany. Różnią się one między sobą poziomem bezpieczeństwa oraz stopniem zaawansowania technologicznego. Jedynie podpis kwalifikowany jest traktowany przez ustawodawcę na równi z podpisem odręcznym.