Inwentaryzacja kasy – jak przeprowadzić inwentaryzację gotówki w kasie? Poznaj protokół spisu z natury

Inwentaryzacja pieniędzy i innych środków pieniężnych znajdujących się w kasie, to obowiązek przedsiębiorcy. Zasady inwentaryzacji są ściśle określone. Sprawdzamy najważniejsze zasady przeprowadzania spisu z natury, których trzeba przestrzegać.

Na czym polega inwentaryzacja kasy?

Inwentaryzacja kasy (spis z natury) na koniec roku polega na spisaniu, wycenieniu i porównaniu stanu środków pieniężnych znajdujących się w kasie z danymi ksiąg rachunkowych. To obowiązkowy element prowadzenia rachunkowości przez przedsiębiorców, który potwierdza sprawozdania finansowe i zapewnia ich rzetelność.

Jak przeprowadzić inwentaryzację środków pieniężnych?

Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy obecny przy ręcznym liczeniu gotówki i sporządzaniu protokołu. Policzy wszystkie banknoty i monety oraz inne środki pieniężne. Sporządza protokół inwentaryzacji kasy z informacjami o rzeczywistym i księgowym stanie kasy. Zespół musi również wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice inwentaryzacyjne. Spójrzmy na szczegóły. 

Inwentaryzacja kasy na koniec roku polega na przeliczeniu środków pieniężnych w kasie, w walucie polskiej i obcej oraz innych wartości pieniężnych (np. weksli lub czeków, ich stan, ważność czy terminy płatności). Członkowie zespołu spisowego sprawdzają też wyrywkowo bilon i banknoty w opakowaniach. Należy również porównać stan rzeczywisty z ostatnim raportem kasowym, aby ustalić ewentualne różnice inwentaryzacyjne. 

Inwentaryzacja to również sprawdzenie zasad obrotu gotówkowego w jednostce, m.in. prawidłowego zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywanej gotówki (w tym np. stanu działania instalacji alarmowej czy sejfu), przestrzegania pogotowia kasowego, prawidłowości zabezpieczeń środków pieniężnych w drodze z banku do kasy i odwrotnie, poprawności dokumentowania i raportowania wpłat i wypłat czy też potwierdzenia na piśmie odpowiedzialności materialnej kasjera za mienie, które mu powierzono.

Ewidencja księgowa spisu z natury z kasy

Nieodłącznym elementem jest sporządzenie protokołu z inwentaryzacji kasy, zawierającego informacje o stanie gotówki, saldzie kasowym, niedoborach lub nadwyżkach, a także uwagi dotyczące zabezpieczenia kasy i pomieszczenia kasowego. 

Trzeba pamiętać, że niedobór w kasie należy zapisać w ewidencji księgowej, w zależności od tego czy był: 

  • niezawiniony –  taki niedobór księgowany jest jako koszt operacyjny lub strata nadzwyczajna, który wynika np. z błędu w ewidencji czy kradzieży; zapisy księgowe: Wn „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma „Rozliczenie niedoborów”;
  • zawiniony – pracownik odpowiedzialny będzie musiał spłacić zobowiązanie; zapisy księgowe będą wyglądały tak: Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, Ma „Rozliczenie niedoborów”. 

Ewentualne różnice rozlicza się w księgach rachunkowych tego roku, na który przypada termin inwentaryzacji.

Jak często przeprowadzać inwentaryzację kasy?

Inwentaryzację kasy należy przeprowadzać przynajmniej raz w roku (w ostatni dzień każdego roku obrotowego).  

Trzeba pamiętać, że inwentaryzacja kasy jest konieczna również w każdym przypadku zmiany kasjera. Możliwy jest również kontrolny spis z natury przeprowadzany w terminach wyznaczonych przez kierownika jednostki/firmy.

Inwentaryzacja kasy na koniec roku

Inwentaryzację kasy – aktywów pieniężnych z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych –  należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego, czyli w przypadku roku kalendarzowego na dzień 31 grudnia (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Można to zrobić na koniec ostatniego dnia pracy w starym roku lub na początek pierwszego dnia pracy w nowym roku, pod warunkiem że stan kasy jest dokładnie taki, jak w dniu bilansowym.

Protokół inwentaryzacji kasy

Protokół inwentaryzacji kasy to dokument, który potwierdza, że przeliczono środki pieniężne w kasie i porównano je z zapisami księgowymi. Zawiera informacje o stanie gotówki, saldo kasowym, ewentualnych niedoborach lub nadwyżkach, a także o zabezpieczeniu kasy i pomieszczenia kasowego. 

W protokole powinny znaleźć się następujące dane: 

  • nazwa jednostki,
  • oznaczenie kasy,
  • data inwentaryzacji,
  • dane przewodniczącego i członków zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej,
  • informacja o stanie gotówki (z podziałem na nominały, ilość i kwotę w zł),
  • wartość salda kasowego,
  • nadwyżka/niedobór wraz z wyjaśnieniem przyczyn powstania,
  • ostatni numer raportu kasowego (ostatni numer dowodu KP/KW),
  • ewentualne uwagi,
  • podpisy członków zespołu spisowego oraz osoby odpowiedzialnej materialnie.  

Protokół należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Należy go przechowywać wraz z inną dokumentacją księgową przez 5 lat od dnia jego sporządzenia.

Przeczytaj więcej w kategorii Prawo gospodarcze.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...

Jak użyć certyfikatu kwalifikowanego? Instrukcja krok po kroku składania podpisu lub pieczęci elektronicznej w aplikacji SecureDoc

Używanie certyfikatu kwalifikowanego podpisu lub pieczęci za pierwszym razem jest dość skomplikowanym procesem. W poniższym artykule przedstawiamy szczegółową instrukcję używania certyfikatu kwalifikowanego, która znacznie...

Najniższa krajowa 2025 – ile wyniesie płaca minimalna brutto i netto w przyszłym roku?

Ile pracodawcy będą musieli zapłacić w 2025 r. osobom zatrudnionym na umowę o pracę? Czy najniższa krajowa nadal będzie podwyższana dwa razy w ciągu...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!