Inwentaryzacja kasy – jak przeprowadzić inwentaryzację gotówki w kasie? Poznaj protokół spisu z natury

Inwentaryzacja pieniędzy i innych środków pieniężnych znajdujących się w kasie, to obowiązek przedsiębiorcy. Zasady inwentaryzacji są ściśle określone. Sprawdzamy najważniejsze zasady przeprowadzania spisu z natury, których trzeba przestrzegać.

Na czym polega inwentaryzacja kasy?

Inwentaryzacja kasy (spis z natury) na koniec roku polega na spisaniu, wycenieniu i porównaniu stanu środków pieniężnych znajdujących się w kasie z danymi ksiąg rachunkowych. To obowiązkowy element prowadzenia rachunkowości przez przedsiębiorców, który potwierdza sprawozdania finansowe i zapewnia ich rzetelność.

Jak przeprowadzić inwentaryzację środków pieniężnych?

Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy obecny przy ręcznym liczeniu gotówki i sporządzaniu protokołu. Policzy wszystkie banknoty i monety oraz inne środki pieniężne. Sporządza protokół inwentaryzacji kasy z informacjami o rzeczywistym i księgowym stanie kasy. Zespół musi również wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice inwentaryzacyjne. Spójrzmy na szczegóły. 

Inwentaryzacja kasy na koniec roku polega na przeliczeniu środków pieniężnych w kasie, w walucie polskiej i obcej oraz innych wartości pieniężnych (np. weksli lub czeków, ich stan, ważność czy terminy płatności). Członkowie zespołu spisowego sprawdzają też wyrywkowo bilon i banknoty w opakowaniach. Należy również porównać stan rzeczywisty z ostatnim raportem kasowym, aby ustalić ewentualne różnice inwentaryzacyjne. 

Inwentaryzacja to również sprawdzenie zasad obrotu gotówkowego w jednostce, m.in. prawidłowego zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywanej gotówki (w tym np. stanu działania instalacji alarmowej czy sejfu), przestrzegania pogotowia kasowego, prawidłowości zabezpieczeń środków pieniężnych w drodze z banku do kasy i odwrotnie, poprawności dokumentowania i raportowania wpłat i wypłat czy też potwierdzenia na piśmie odpowiedzialności materialnej kasjera za mienie, które mu powierzono.

Ewidencja księgowa spisu z natury z kasy

Nieodłącznym elementem jest sporządzenie protokołu z inwentaryzacji kasy, zawierającego informacje o stanie gotówki, saldzie kasowym, niedoborach lub nadwyżkach, a także uwagi dotyczące zabezpieczenia kasy i pomieszczenia kasowego. 

Trzeba pamiętać, że niedobór w kasie należy zapisać w ewidencji księgowej, w zależności od tego czy był: 

• niezawiniony –  taki niedobór księgowany jest jako koszt operacyjny lub strata nadzwyczajna, który wynika np. z błędu w ewidencji czy kradzieży; zapisy księgowe: Wn „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma „Rozliczenie niedoborów”;
• zawiniony – pracownik odpowiedzialny będzie musiał spłacić zobowiązanie; zapisy księgowe będą wyglądały tak: Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, Ma „Rozliczenie niedoborów”. 

Ewentualne różnice rozlicza się w księgach rachunkowych tego roku, na który przypada termin inwentaryzacji.

ZOBACZ TAKŻE:

1. Kasa fiskalna – dla kogo?
2. Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna
3. Terminal płatniczy – cena. Jak zdobyć terminal za darmo? Jak wybrać odpowiedni terminal?
4. Jaka jest kara za brak remanentu? Na czym polega remanent i kto musi go przeprowadzić?
5. Remanent a składka zdrowotna przedsiębiorcy za 2023 rok – uwzględnij różnice remanentowe podczas ustalania podstawy składki

Jak często przeprowadzać inwentaryzację kasy?

Inwentaryzację kasy należy przeprowadzać przynajmniej raz w roku (w ostatni dzień każdego roku obrotowego).  

Trzeba pamiętać, że inwentaryzacja kasy jest konieczna również w każdym przypadku zmiany kasjera. Możliwy jest również kontrolny spis z natury przeprowadzany w terminach wyznaczonych przez kierownika jednostki/firmy.

Inwentaryzacja kasy na koniec roku

Inwentaryzację kasy – aktywów pieniężnych z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych –  należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego, czyli w przypadku roku kalendarzowego na dzień 31 grudnia (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Można to zrobić na koniec ostatniego dnia pracy w starym roku lub na początek pierwszego dnia pracy w nowym roku, pod warunkiem że stan kasy jest dokładnie taki, jak w dniu bilansowym.

Protokół inwentaryzacji kasy

Protokół inwentaryzacji kasy to dokument, który potwierdza, że przeliczono środki pieniężne w kasie i porównano je z zapisami księgowymi. Zawiera informacje o stanie gotówki, saldo kasowym, ewentualnych niedoborach lub nadwyżkach, a także o zabezpieczeniu kasy i pomieszczenia kasowego. 

W protokole powinny znaleźć się następujące dane: 

• nazwa jednostki,
• oznaczenie kasy,
• data inwentaryzacji,
• dane przewodniczącego i członków zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej,
• informacja o stanie gotówki (z podziałem na nominały, ilość i kwotę w zł),
• wartość salda kasowego,
• nadwyżka/niedobór wraz z wyjaśnieniem przyczyn powstania,
• ostatni numer raportu kasowego (ostatni numer dowodu KP/KW),
• ewentualne uwagi,
• podpisy członków zespołu spisowego oraz osoby odpowiedzialnej materialnie.  

Protokół należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Należy go przechowywać wraz z inną dokumentacją księgową przez 5 lat od dnia jego sporządzenia.

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.

Przeczytaj więcej w kategorii Prawo gospodarcze.