Faktura dokumentująca transakcję może zginąć lub ulec zniszczeniu. Sposobem na zachowanie porządku w księgach rachunkowych jest wystawienie dokumentu, jakim jest duplikat faktury. Przy jego sporządzaniu należy przestrzegać ścisłych zasad, które zebraliśmy w tym artykule.
Spis treści
Czym jest duplikat faktury?
Duplikat faktury to kopia pierwotnej faktury VAT, która odtwarza informacje na temat zawartej transakcji handlowej. Dane umieszczone w duplikacie muszą być zgodne z tymi na oryginalnej fakturze.
Kiedy wystawiany jest duplikat faktury? Taki dokument księgowy sporządzany jest przez wystawcę po zaginięciu lub zniszczeniu oryginalnej faktury. Utworzenie kopii jest ważne, bo faktury dokumentują sprzedaż towarów i wykonanie usług, są podstawą do odliczenia podatku VAT, a ich okazanie wymagane jest podczas kontroli skarbowej.
Warto wiedzieć, że wkrótce wystawianie i rozliczanie duplikatów faktury nie będzie już potrzebne. Powodem jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur, czyli faktur ustrukturyzowanych. Teraz – od stycznia 2022 roku – są one dobrowolne, natomiast najprawdopodobniej od połowy 2025 roku staną się obowiązkowe. Każda e-faktura będzie przechowywana w KSeF przez 10 lat bez konieczności wystawiania duplikatów.
Jak wystawić duplikat faktury?
Wystawianie duplikatów faktur reguluje art. 106l ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535).
Trzeba pamiętać, że do wystawienia duplikatu potrzebny jest oryginał dokumentu księgowego, który ma jedna ze stron transakcji. Na duplikacie faktury powinna znaleźć się data jej wystawienia (to odróżnia ją od oryginału), można też dodać wyraz „duplikat”.
Większość firm korzysta z programów księgowych do wystawiania faktur, które umożliwiają szybkie generowanie duplikatów. Możliwe jest też ręczne sporządzenie duplikatu.
Kto może wystawić duplikat?
Duplikat faktury wystawia nabywca lub podatnik (ew. upoważniona przez niego osoba). Robi to na wniosek nabywcy/podatnika i uwzględnia dane zawarte w fakturze, którą posiada lub zgodnie z danymi zawartymi w fakturze posiadanej przez drugą stronę.
Dokument ten mogą również wystawić administracyjne organy egzekucyjne i komornicy sądowi.
O wystawienie duplikatu faktury można się zwrócić w formie pisemnej lub ustnej.
Jak zaksięgować duplikat faktury?
Duplikat faktury trzeba wpisać do ksiąg rachunkowych. W przypadku księgowania kluczowy jest stan faktyczny – czy faktura dotarła do nabywcy i kto ją utracił:
- to nabywca zgubił fakturę – brak konsekwencji księgowych, bo faktura została już wcześniej zaksięgowana, nabywca powinien umieścić duplikat w swoich księgach rachunkowych;
- to sprzedawca (wystawca) utracił fakturę – należy sporządzić notę wyjaśniającą, nie ma potrzeby wystawienia duplikatu dokumentu;
- faktura nie dotarła do nabywcy – zaksięgowanie duplikatu faktury jest obowiązkiem nabywcy, postępuje on jak w przypadku otrzymania oryginalnego dokumentu.
Jak odliczyć VAT od duplikatu?
Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze oryginalnej i dokumentuje w ten sam sposób tę samą transakcję. Z tego względu stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego.
Jeżeli podatnik chce odliczyć podatek z duplikatu faktury, to należy sprawdzić, czy zniszczona/zagubiona faktura dotarła do nabywcy:
- oryginalna faktura dotarła do podatnika, VAT został od niej odliczony – duplikat faktury potwierdza nabycie towaru lub usługi w ewidencji zakupu VAT (należy go przechowywać przez przynajmniej 5 lat);
- pierwotna faktura dotarła do nabywcy, ale nie została zaksięgowana, a VAT nie został odliczony przed jej zaginięciem lub zniszczeniem – duplikat faktury księgowany jest w miesiącu wpływu oryginalnej faktury lub w trzech/dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (w zależności czy nabywca rozlicza się w okresach miesięcznych, czy kwartalnych), jeżeli kopia faktury dotrze po tych okresach rozliczeniowych, to nabywca musi skorygować deklarację VAT za miesiąc wystawienia pierwotnego dokumentu;
- pierwotna faktura nie dotarła do nabywcy – odliczenie VAT będzie możliwe dopiero po otrzymaniu duplikatu faktury (w miesiącu jej otrzymania, w trzech kolejnych następnych miesiącach lub dwóch kolejnych kwartałach).
