Jak wystawić i rozliczyć duplikat faktury?

Faktura dokumentująca transakcję może zginąć lub ulec zniszczeniu. Sposobem na zachowanie porządku w księgach rachunkowych jest wystawienie dokumentu, jakim jest duplikat faktury. Przy  jego sporządzaniu należy przestrzegać ścisłych zasad, które zebraliśmy w tym artykule.

Czym jest duplikat faktury?


Duplikat faktury to kopia pierwotnej faktury VAT, która odtwarza informacje na temat zawartej transakcji handlowej. Dane umieszczone w duplikacie muszą być zgodne z tymi na oryginalnej fakturze.

Kiedy wystawiany jest duplikat faktury? Taki dokument księgowy sporządzany jest przez wystawcę po zaginięciu lub zniszczeniu oryginalnej faktury. Utworzenie kopii jest ważne, bo faktury dokumentują sprzedaż towarów i wykonanie usług, są podstawą do odliczenia podatku VAT, a ich okazanie wymagane jest podczas kontroli skarbowej.

Warto wiedzieć, że wkrótce wystawianie i rozliczanie duplikatów faktury nie będzie już potrzebne. Powodem jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur, czyli faktur ustrukturyzowanych. Teraz – od stycznia 2022 roku – są one dobrowolne, natomiast od 1 lipca 2024 roku staną się obowiązkowe. Każda e-faktura będzie przechowywana w KSeF przez 10 lat bez konieczności wystawiania duplikatów.

Jak wystawić duplikat faktury?

Wystawianie duplikatów faktur reguluje art. 106l ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535).

Trzeba pamiętać, że do wystawienia duplikatu potrzebny jest oryginał dokumentu księgowego, który ma jedna ze stron transakcji. Na duplikacie faktury powinna znaleźć się data jej wystawienia (to odróżnia ją od oryginału), można też dodać wyraz „duplikat”.

Większość firm korzysta z programów księgowych do wystawiania faktur, które umożliwiają szybkie generowanie duplikatów. Możliwe jest też ręczne sporządzenie duplikatu.

Kto może wystawić duplikat?

Duplikat faktury wystawia nabywca lub podatnik (ew. upoważniona przez niego osoba). Robi to na wniosek nabywcy/podatnika i uwzględnia dane zawarte w fakturze, którą posiada lub zgodnie z danymi zawartymi w fakturze posiadanej przez drugą stronę.

Dokument ten mogą również wystawić administracyjne organy egzekucyjne i komornicy sądowi.

O wystawienie duplikatu faktury można się zwrócić w formie pisemnej lub ustnej. 

Jak zaksięgować duplikat faktury?

Duplikat faktury trzeba wpisać do ksiąg rachunkowych. W przypadku księgowania kluczowy jest stan faktyczny – czy faktura dotarła do nabywcy i kto ją utracił:

  • to nabywca zgubił fakturę – brak konsekwencji księgowych, bo faktura została już wcześniej zaksięgowana, nabywca powinien umieścić duplikat w swoich księgach rachunkowych;
  • to sprzedawca (wystawca) utracił fakturę – należy sporządzić notę wyjaśniającą, nie ma potrzeby wystawienia duplikatu dokumentu;
  • faktura nie dotarła do nabywcy – zaksięgowanie duplikatu faktury jest obowiązkiem nabywcy, postępuje on jak w przypadku otrzymania oryginalnego dokumentu.

Jak odliczyć VAT od duplikatu?

Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze oryginalnej i dokumentuje w ten sam sposób tę samą transakcję. Z tego względu stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego. 

Jeżeli podatnik chce odliczyć podatek z duplikatu faktury, to należy sprawdzić, czy zniszczona/zagubiona faktura dotarła do nabywcy:

  • oryginalna faktura dotarła do podatnika, VAT został od niej odliczony – duplikat faktury potwierdza nabycie towaru lub usługi w ewidencji zakupu VAT (należy go przechowywać przez przynajmniej 5 lat);
  • pierwotna faktura dotarła do nabywcy, ale nie została zaksięgowana, a VAT nie został odliczony przed jej zaginięciem lub zniszczeniem –  duplikat faktury księgowany jest w miesiącu wpływu oryginalnej faktury lub w trzech/dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (w zależności czy nabywca rozlicza się w okresach miesięcznych, czy kwartalnych), jeżeli kopia faktury dotrze po tych okresach rozliczeniowych, to nabywca musi skorygować deklarację VAT za miesiąc wystawienia pierwotnego dokumentu;
  • pierwotna faktura nie dotarła do nabywcy – odliczenie VAT będzie możliwe dopiero po otrzymaniu duplikatu faktury (w miesiącu jej otrzymania, w trzech kolejnych następnych miesiącach lub dwóch kolejnych kwartałach).
Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Ulga na złe długi – warunki skorzystania z ulgi na podatek od niezapłaconych faktur dla PIT, CIT i VAT

Ulga na złe długi to sposób na odzyskanie podatku od niezapłaconych faktur przychodowych. Jest instrumentem, który ma chronić wierzycieli. Spójrzmy, na czym polega i...

Koncesja na alkohol – ile kosztuje, kto ją wydaje? Jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych??

Koncesja na alkohol to potoczna nazwa zezwolenia  na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych. Kwestie dotyczące sprzedaży napojów alkoholowych reguluje ustawa z 26 października 1982 r....

Czy spółka komandytowo-akcyjna się opłaca?

Spółka komandytowo-akcyjna to spółka osobowa, która łączy w sobie cechy spółki komandytowej i spółki akcyjnej. Nie ma osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną i...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!