Przedsiębiorca może zatrudnić wybraną osobę na umowę zlecenie. Musi jednak przestrzegać reguł ujętych w Kodeksie cywilnym. Poznaj kwestię: jednoosobowa działalność gospodarcza a zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie? Sprawdzamy, o czym należy pamiętać, aby zawrzeć umowę zlecenie zgodnie z przepisami prawa.
Spis treści
Czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, można zatrudniać pracowników?
Przedsiębiorca prowadzący JDG może potrzebować wsparcia innej osoby. Prawo daje mu do wyboru różnego rodzaju formy współpracy. Wśród nich jest umowa o pracę, zlecenie lub umowa o dzieło.
Nie ma żadnych przeszkód, żeby jednoosobowa działalność gospodarcza była zleceniodawcą. Jednak trzeba pamiętać, że zawarcie umowy zlecenia oznacza, że przedsiębiorca będzie miał nowe obowiązki, m.in. związane z odprowadzeniem składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy.
Zleceniodawcą może być też prowadzący JDG, który jednocześnie sam jest zatrudniony na umowę o pracę.
Warto pamiętać, że w przypadku JDG nie mamy do czynienia z zatrudnieniem prywatnym – osoba fizyczna zatrudnia inną osobę – jeżeli współpraca ma związek z prowadzoną działalnością.
Koszty zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w jednoosobowej działalności gospodarczej
Przedsiębiorca prowadzący JDG i będący zleceniodawcą, musi pamiętać o kosztach i formalnościach związanych z wynagrodzeniem zleceniobiorcy, obowiązkowymi składkami i podatkami:
- wynagrodzenie – minimalna stawka godzinowa w drugim półroczu 2023 roku wynosi 23,50 zł;
- składki na ZUS – przedsiębiorca ma obowiązek naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Jeśli zleceniobiorca nie posiada innych tytułów do ubezpieczenia, składki są naliczane na podstawie minimalnej stawki godzinowej, składek nie trzeba odprowadzać za zleceniobiorcę, który posiada inne tytuły do ubezpieczenia lub studenta (poniżej 26 roku życia);
- zaliczka na podatek dochodowy – od 2022 roku zleceniobiorcy mogą złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek na PIT, jeśli ich roczny dochód nie przekroczy 30 000 zł;
- informacja PIT-11 – płatnik (przedsiębiorca) ma obowiązek wystawić informację PIT-11 dla zleceniobiorcy, która będzie podstawą rozliczenia rocznego podatku dochodowego. Jeśli umowa zlecenie jest ryczałtowa (do 200 zł brutto), to takie przychody nie są uwzględniane w PIT-11;
- składka zdrowotna – jeżeli zleceniobiorca nie ma innych tytułów do ubezpieczenia społecznego, ale ma inne tytuły do ubezpieczenia zdrowotnego o wartości równej lub wyższej niż minimalna krajowa, płatnik musi odprowadzać tylko składkę zdrowotną.
Zleceniodawca ma 7 dni od momentu rozpoczęcia umowy na zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS.
Są jednak okoliczności, w których wykonywane zlecenie będzie spełniało przesłanki zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W takiej sytuacji należy zawrzeć umowę o pracę (to m.in. wykonywanie czynności pod nadzorem i kierownictwem pracodawcy, określony czas pracy i miejsce wykonywania pracy lub zleconych czynności).
Jak wygląda zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie w działalności jednoosobowej?
Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną uregulowaną w Kodeksie cywilnym (art. 734–751). Określa warunki i zasady współpracy między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Osoba wykonująca zlecenie nie podlega stosunkowi pracy. Jest samodzielnym podmiotem, który świadczy usługi na rzecz zleceniodawcy.
Zadania zleceniobiorcy polegają na wykonywaniu powtarzalnych czynności lub czynności, które są wykonywane w sposób ciągły lub zespołowy, często według określonego z góry sposobu.
Trzeba pamiętać, że umowa zlecenie – w przeciwieństwie do umowy o pracę – nie podlega przepisom Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że zleceniobiorca nie ma takich samych praw jak pracownik (osoba na etacie). Prawa i obowiązki wynikające z umowy zlecenia są określone w samym dokumencie umowy.
Zleceniodawca i zleceniobiorca ustalają między sobą zakres prac, wynagrodzenie, termin wykonania zlecenia oraz inne istotne warunki. Umowę należy zawrzeć na piśmie. Powinny podpisać je obie strony. Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne warunki pracy dla zleceniobiorcy.
Kiedy przedsiębiorca nie może zatrudnić pracownika na umowę zlecenie?
Występuje jeden przypadek, w którym nie można podpisać umowy zlecenie z pracownikiem w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Wyjątek ten dotyczy przedsiębiorców rozliczających się na podstawie karty podatkowej. One mogą zatrudnić maksymalnie 5 osób i to jedynie na umowę o pracę.
Elementy umowy zlecenie
Zatrudniając pracownika na umowę zlecenie, należy przygotować umowę. Sporządzona na piśmie powinna starannie opisać wszystkie kluczowe elementy oraz warunki współpracy.
Przepisy nie wymieniają wszystkich elementów, które powinna zawierać umowa, jednak musi się w niej znaleźć:
- data zawarcia i okres trwania, tj. data rozpoczęcia i zakończenia wykonywania zlecenia;
- dane stron – zleceniobiorcy (osoby wykonującej zlecenie) i zleceniodawcy (osoby zamawiającej zlecenie);
- opis zadań, czyli precyzyjne opisanie zadania, które zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać; dokładny opis zadań pomoże uniknąć ewentualnych sporów;
- wysokość wynagrodzenia;
- dane firmowe jeżeli strony prowadzą działalność gospodarczą (nazwa działalności, NIP, REGON i adres siedziby).
Uwaga! Umowa nie powinna zawierać elementów charakterystycznych dla tradycyjnego stosunku pracy. Są to wyznaczone godziny pracy, konkretne miejsce pracy oraz szczegółowe wskazówki lub bieżące polecenia.
Cechą charakterystyczną umowy zlecenia jest brak nadzoru właściwy umowie o pracę. Zleceniobiorca nie podlega kontroli przedsiębiorcy w takim samym stopniu, jak pracownik. Elastyczność i swoboda w ustalaniu miejsca, czasu i sposobu wykonywania zlecenia jest jedną z zalet umowy zlecenia.
Zgłoszenie pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie do ZUS
Jednym z obowiązków przedsiębiorcy będzie zgłoszenie pracownika do ZUS. Dotyczy to również zleceniodawców. Jeśli zatrudniasz pracownika na umowę zlecenie, będziesz musiał odprowadzać za niego składki ZUS, chyba że jest on objęty ubezpieczeniem z innego tytułu (np. jest gdzie indziej zatrudniony na podstawie umowy o pracę).
Zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom:
- emerytalnemu,
- rentowemu,
- wypadkowemu,
- zdrowotnemu.
W przypadku osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenie ubezpieczenie chorobowe jest nieobowiązkowe. To, czy będziemy je opłacać, zależy od tego, czy taką chęć zadeklaruje zleceniobiorca.
Każdą umowę zlecenie należy zgłosić do ZUS. Jeśli pracownik nie ma innych tytułów do ubezpieczeń, użyj do tego formularza ZUS ZUA, zgłaszając pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Jeśli ma, czyli następuje zbieg tytułów do ubezpieczeń, użyj ZUS ZZA i zgłoś zleceniodawcę jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego.
Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania umowy.
Składki za zleceniobiorcę przedsiębiorca co miesiąc będzie rozliczał w imiennym raporcie ZUS RCA, załączanym do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie a obowiązki podatkowe
Zatrudniając pracownika do jednoosobowej firmy, należy pamiętać również o tym, że naszym obowiązkiem będzie rozliczanie zaliczki na podatek dochodowy zleceniobiorcy. Obliczając ten podatek, uwzględniamy stawkę 12% PIT, chyba że zleceniobiorca złoży wniosek o uwzględnienie stawki 32%.
